【必見】データベースとExcelの違いとは？それぞれの特徴やおすすめのシステムを紹介

「データベースとExcelの違いを知りたい」

「データベースソフトを導入したいけど、よく分からない」

「脱Excelを考えている」

このような気持ちを抱いていませんか。

データベースとExcelはよく似ているソフトです。

しかし、それぞれどんなケースに適しているかご存じでしょうか。

似ているソフトではあるけれど、その用途には明確に違いがあるのです。

この記事ではデータベースとExcelの違いや、それぞれの特徴を解説していきます。

データベースやExcelに関心のある方はぜひご一読ください！

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データベースとは

データベースという言葉、実はITの専門用語の一つです。エンジニアの方がよく使っている言葉ですね。

そんなデータベースの意味とは、散り散りになっているデータを1か所に集め管理していくことを表します。

たとえば私たちの身近なデータベースと言えば、スマホの電話帳です。

電話帳のなかには一人ひとりのページがあります。

そのなかには電話番号を始め、住所やメールアドレス、誕生日なんかも登録することができます。その人の情報がまとめて管理されているのです。

このように様々なデータが1か所に集まっていること、それを管理する仕組みをデータベースと呼ぶのです。

そしてデータベースとして管理していくソフトのことを、データベースソフトと呼びます。

このデータベースソフトのメリットは、大量のデータを保存できることや、検索・集計・分析などの作業がカンタンにできること、複数人での利用に適していることなどが挙げられます。

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Excelとは

Excelとは、Microsoft社が提供するOfficeソフトのひとつです。

日本人には馴染み深いソフトであり、企業や組織では既に導入しているケースが多いのではないでしょうか。

そのためExcelを操作していて分からないことがあっても、職場内で誰かに聞けば解決できることが多いでしょう。また操作もとりわけ簡単なので、すんなりと覚えていくことができます。

しかし、手軽で便利なExcelにもデメリットはあります。

たとえばデータ量が多くなってくると、ファイルが重くなりフリーズしたり落ちてしまうこと。

そして複数人で作業しなければならないときは、同時作業や同時編集が出来ず、効率が悪いところもあります。

バックアップも自分で取る必要があり、うっかりデータを消去してしまうと、復元できない場合もあります。

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データベースとExcelの違い

ではデータベースソフトとExcelの違いはどんなところにあるのでしょうか。

ここでは両者の違いについて表にまとめてみました。

まず保存可能なデータ量は、当然データベースソフトの方が多くなってきます。

Excelはデータ量が増えると動きが遅くなりやすいのですが、データベースソフトは元々大量のデータを管理するためにつくられたものです。そのため動きが遅くなるといった心配はいりません。

また複数人での利用についても違いが出るポイントです。

Excelは個人利用が望ましいのですが、データベースソフトは複数人での利用に長けています。

Excelだと同時作業・同時編集ができず、チーム作業の際は効率が悪くなってしまうことがありますが、データベースソフトの場合は問題なく利用していくことができます。

またExcelは新しいファイルを手軽に作れるところは良い反面、どのファイルが最新バージョンなのか分からなくなるといった問題も。

さらにExcelはデータを一元化することが難しいといったデメリットもあります。

Excelを主に利用している会社だと、担当者ごとにファイルを保管するケースが多いのではないでしょうか。すると管理職の方などがすぐに情報を知りたい場合、どのファイルか分からず探すのに手間がかかるといった問題もあります。

その点、データベースソフトはファイルをたくさん作る必要はなく、データが一元化されているので、検索・集計・分析作業が行いやすく、総じてデータ管理がしやすいといったメリットがあります。

しかし、データベースソフトは基本的にプログラミングスキルが必要です。データベースソフトの代表格であるMicrosoft Accessでさえ、設計するのに専門知識を要します。

（ただしデータベースソフトのなかには“ノンプログラミング”や“ノーコード”と言って、専門知識が無くても利用できるような製品も出てきています。）

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データベースソフトとWebデータベースソフト

データベースソフトの代表格である、Accessが初めて発売されたのが1992年のことでした。

その頃からIT文化が発展してきて、90年代後半には一般家庭、各企業にもパソコンが普及するようになります。するとAccessやExcelと言ったOfficeソフトの利用が急激に増えていきました。

しかし2000年代に突入すると、“クラウド化”という概念が広まっていきます。

クラウド化とはインターネット上でデータ管理する仕組みです。

インターネット上でデータ管理すると何が良いのかと言いますと、ひとつのデバイスだけでなく、あらゆる端末から利用できるという点が大きいでしょう。

会社のパソコンだけでなく、自宅のパソコンからでも・タブレット端末やスマホからでも利用が可能です。

またネット上にデータがあるので、データの紛失リスクが減ったり、データの共有がしやすくなるといったメリットもあります。

現に、今私たちの身近なSNSやチャットツール（LINE・ChatWork・Slack等）やオンライン会議システム（Zoom等）はクラウドサービスなのです。

クラウドは現代のビジネスと相性が良く、Officeソフトをメインで使っていた企業も次第にクラウド管理ができるソフトに移行するようになりました。

もちろん、AccessやExcel管理に適したビジネスもありますが、大規模なデータを管理したり大人数で利用するケースについてはクラウド型のデータベースソフト、いわゆるWebデータベースソフトで管理していくことがおすすめです。

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Webデータベースソフトのおすすめのシステムを紹介

最後に、Webデータベースソフトでおすすめのシステムを紹介していきます。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のWebデータベースソフトです。

Webデータベースソフトなので顧客管理、営業支援、日報管理、勤怠管理、在庫管理、スケジュール管理など、汎用的に利用することが可能。

ノーコード製品なので、専門知識が無くても使っていくことが出来ます。

さらにデータ容量は100GBあるので、大量のデータを保存することができます。

そんなPigeonCloudの魅力は、「低価格」と「標準機能の充実度」、「サポート力」です。

標準機能については、他社ではオプションで付いているような「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」や「フォーム機能」、「自動採番」などが標準装備しています。

PigeonCloudはまだまだ知名度は低いですが、コスパが高く機能も充実しているため、「予算はなるべく抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいシステムとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

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おわりに

この記事ではデータベースとExcelの違い、Webデータベースソフトについて解説してきました。

先述しましたが、データベースソフトが適しているケース、Excelが適しているケースそれぞれがあります。

それはデータ量の多さや利用人数といった軸で判断します。

それぞれのメリット・デメリットを考慮して、どちらが適しているのか検討してみてください。

また近年はクラウド型のデータベースソフト、いわゆるWebデータベースソフトが主流となっています。

クラウド上で多くのデータを管理したい場合、スマホやタブレット端末、在宅からでも利用したいといったケースは、Webデータベースソフトが適していると思われます。

この記事ではおすすめのWebデータベースソフトをひとつ紹介しました。

興味を持っていただけましたら、公式サイトから資料ダウンロードや無料トライアルを申し込んでみてはいかがでしょうか。

シンプル操作で誰でも使える！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」

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