【具体例あり】データベース化とは？メリット・必要性・やり方を丁寧に解説【初心者向け】

そもそもデータベース化の意味って？

データベースというのは、簡単に言うと「集めたデータを、使いやすいように整理した状態」のことを言います。

噛み砕いて説明すると、

「データ」＝「数字や情報」

「ベース」＝「基盤、土台」

データベースとは、大量のデータ（数字）をベース（基盤）に入れ込むことで、整理されて使いやすくなることを言います。

一般的にベースとは、「Excel」やデータベース専用ツールの「Webデータベースサービス」を使用した、フォーマットのことを表します。

ですのでデータべース化とは、大量のデータが整理されることで扱いやすくなることを指します。
どのように便利になるかについては、後述していきますね。

データベース化ってどんな例があるの？

実は、私たちのすぐ近くにもデータベース化しているものって結構あるのです。

身近な例でいうと「スマホの電話帳」が挙げられます。

電話帳には、家族や友人など多くの人の情報が登録されていますよね。
そして、一人ひとりのページに、それぞれの電話番号やメールアドレス、会社名や誕生日などを登録することができます。

一人の引き出しの中に様々な情報が入っているイメージです。このように、情報管理することをデータベース化と言います。

そして、電話番号の入力画面には、数字しか入力できないようになっています。「ゼロキュウゼロ」と言葉で打つことはできませんよね。誕生日も日付しか入力できないよう規制してあります。

また、電話帳から人を探すとしたら、皆さんならどうやって探しますか？

おそらく「あ行」から順に探していく人はあまりいないと思います。検索機能を使えば、あっという間に探すことができますよね。

このように、データベース化すると、「入力規制」があったり、「検索や更新などの作業が簡単に行える」という特徴があります。

他にも、データベース化の例には、住所録、病院の電子カルテ、企業で扱う顧客一覧表などがあります。

データベース化のやり方

では、簡易的なデータベース化のやり方を紹介していきます。

例えば、次のようにExcelで商品データを管理していたとします。

【NG例】

一見問題なさそうですが、このデータはきちんと整理がされていません。

何がいけないのか分かりますか？

実は、「データの形式」が定まっていないのです。

NGポイント

• 値段の項目に文字が入力されている
• 値段や日付の表記が統一されていない
• 次回入荷日に日付以外のデータが入っている
• 商品名にナンバリングがされていない
  
  

先ほどの表を「データベース化」してみます。

【OK例】

データの形式を整え、データベース化することができました。

修正ポイント

• バラバラだった値段や日付の表記を統一
• 商品ごとにナンバリング
• 使い捨ての剣をカテゴライズし備考欄を設置

データベース化をする5つのメリット

データベース化するには、「Excel」や専用ツールである「Webデータベースサービス」を使用します。
これらを使用してデータベース化するメリットを5つ紹介します。

1. データの管理が簡単
2. 入力ミスが減る
3. データを分析して活用できる
4. すばやいデータ検索
5. データ同士の紐づけが可能
   
   

順番に紹介していきます。

1．データの管理が簡単

データベース化していないと、データがバラバラに保存されているため管理が難しく、作業効率がとても悪くなります。

データベース化していれば、情報が一元化されているので、必要な情報をすぐに見つけることができ、簡単に管理をすることができます。

またデータのバックアップやセキュリティ対策も、ファイルが一元化されているので簡単に行うことができます。

2．入力ミスが減る

データベース化していないと入力規制がされていないので、誰でも自由な書き方で入力ができてしまいます。
形式が統一されていないと、ミスが増え上手くデータが反映されず、後々大変なことになってしまいかねません。

データベース化すると、データの入力規制で書き方が統一されます。
誰が作業しても同じ形式で入力することができ、ミスを減らすことができます。

3．データを分析して活用できる

データベース化することによって、簡単にデータを分析することができます。

Excelで管理するのであれば、スライサー機能などを使ってデータを絞り込むことができます。
たとえば全ての顧客の中から、30代でA商品を購入した人の割合をすぐに調べることができるのです。

また、Webデータベースサービスを使えば、集計作業やグラフ化はあっという間にできます。
Excelよりも簡単にデータを分析、活用していくことができます。

4．すばやいデータ検索

データベース化していないと、データの形式が整っていないので検索機能を使うことができません。
欲しいデータがあっても、どこにあるのか探さなければならず手間がかかります。

データ量が少なければいいのですが、大量のデータの中から必要な情報を探し出すことは、骨が折れる作業でしょう。

データベース化していれば、検索機能で必要な情報をすぐに探し出すことができます。

5．データ同士の紐づけが可能

データベース化していないと、関連情報の紐づけができません。

たとえば、「顧客管理」と「営業管理」2つのデータを管理していたとします。データベース化していないと、取引先情報が変更になった場合「顧客管理」「営業管理」ともに変更をしなければなりません。

データベース化していると、データ同士を紐づけることができるので、どちらかの情報を変更するだけで他のデータにも自動的に反映されます。

データベース化の必要性

データベース化はどのような場面で必要となるのでしょうか。データベース化すべきケースを３つ紹介していきます。

1. データを分析したい場合
2. 大量のデータを扱う場合
3. 大人数でデータを扱う場合

順番に紹介していきます。

1．データ分析をしたい場合

データベース化していないと、情報をただ保存しているだけなので、データを分析して活用することはできません。

データベース化することで、データの形式が整い、簡単に集計作業ができるようになります。その結果、データ分析をすることができようになるのです。

2．大量のデータを扱う場合

データベースは、多くのデータを保存することを目的に作られています。

今はデータ量が少なかったとしても、将来的に増えていくのであれば、データベース化をしておきましょう。ある程度までならExcelで管理が可能です。しかし、データ量が増えすぎるとフリーズやデータ破損の原因になってしまいます。

「データが重くて速度が落ちてきた」と思ったらWebデータベースサービスの利用をオススメします。

3．大人数でデータを扱う場合

データベース化していないと、大人数での作業は大変です。
個人個人でデータを管理している場合、その都度共有しなければなりません。

また、同時作業を行う際には、共有設定をファイルごとにしなければならず、時間がかかってしまいます。
データベース化していると、データが一元化されているのでファイルごとに共有設定する必要はありません。

また、Webデータベースサービスの場合は複数人での利用を前提として作られているので、同時作業が容易にできます。
誰がいつ更新したのかといったこともすぐに分かります。

こちらの記事では、「Webデータベース」について詳しくまとめています。ぜひご一読ください。

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データベース化を手軽に利用できるサービス

Excelでもデータベース化することはできますが、フォーマットの作成や関連情報との紐づけは、かなり根気のいる作業となります。

• データ分析を頻繁に行う
• 大量のデータを扱う
• 複数人でデータを管理する

特に、このような場合はデータベースに特化した「Webデータベースサービス」を使うことをおすすめします。

オススメのWebデータベースサービスってあるの？

Webデータベースサービスのオススメは、PigeonCloud（ピジョンクラウド）です。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のWebデータベースサービスです。

直感的な操作性で誰でも簡単に利用していくことができる製品です。

顧客管理やタスク管理、勤怠管理や在庫管理など、幅広い用途に利用することができます。

そんなPigeonCloudの魅力は、「低価格」、「標準機能の充実度」、「サポート力」にあります。

特に標準機能については、他社ではオプションとなっているような「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」や「フォーム機能」、「自動採番」などが標準装備しています。

PigeonCloudはまだまだ知名度の低い製品ですが、コスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

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