【保存版】Webデータベースについて徹底解説！4つのメリットや選び方、おすすめ製品などを紹介

「Webデータベースってどういう意味だろう」

「Webデータベースのメリットや選び方を知りたい」

「効率的に仕事ができるシステムを見つけたい」

このような気持ちを抱えていませんか。

この記事では、Webデータベースの意味から、メリット、選び方やおすすめの製品について、初心者の方でも分かりやすく解説していきます。

この記事を読めばWebデータベースについて、確実に理解が深まります！Webデータベースについて関心のある方は、ぜひご一読ください！

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Webデータベースとは？

Webデータベースとは、インターネット上でデータ管理ができるシステムです。

紙やExcelを使ってデータ管理をしている企業は多いと思います。
Webデータベースは、紙やExcelとは違い、インターネット上に一つの場を設けて（ドメイン）、企業のデータを管理する仕組みを表します。

Webデータベースでは、さまざまなデータを管理することが出来ます。

たとえば、顧客管理やプロジェクト管理、在庫管理や、日報管理、勤怠管理などなど。業種や部署を問わず、利用ができる万能なサービスなのです。

「データベース」については、こちらの記事で詳しく解説しています。そもそものデータベースの意味や必要性などについて知りたい方は、こちらをご一読ください！

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Webデータベースの4つのメリット

Excelなどは「個人のPC」でデータを管理します。それに対してWebデータベースは、「インターネット上でデータを管理する」ということが分かりました。

「インターネット上で管理するメリット」とはどのようなものがあるのでしょうか。

1. 同時作業・同時編集ができる
2. データの共有がスムーズ
3. スマホ利用ができる
4. 導入コストを抑えられる
   
   

順番に解説していきます！

１.同時作業・同時編集ができる

Webデータベースを使うと、複数人で同時に作業や編集をすることができます。

Webデータベースはインターネット上にあるため、一つのページに複数人が同時接続したり、同時作業を行ってもスムーズに動くことができるのです。

これは普段、わたしたちが見ているインターネットのページと同じですね。Google検索などで見つけたページは、複数人で同時にアクセスしたとしても、問題なく閲覧することができます。

具体的に考えると、たとえば支店ごとに同時に在庫数を確認しなければならないときや、それぞれの営業担当が同時に顧客情報を入力する際に、とても役に立ちます。

一方、ExcelやAccessは個人のPCに入っているソフトのため、同時作業をするのに向いていません。これらは元々、複数人ではなく個人での利用に適したツールなのです。

2.データの共有がスムーズ

Webデータベースは、データの共有もスムーズに行えます。

Excelなどを使っているとデータを共有するだけでも、多くの手間と時間がかかってしまいます。

具体的に比較していきましょう。たとえば・・

これでは工程が4つもあるため、データを共有するのに時間がかかってしまいます。

続いて、Webデータベースで共有する場合を見ていきましょう。

Excelの場合と比べると、作業工程が減っていることが分かりますね。

Webデータベースは、スピーディーにデータを共有することができ、効率的に業務を進めることができるのです。

また入力したデータは即時反映されるので、常にリアルタイムな情報を確認することができます。
適宜、部下の進捗状況を確認したい方や、現場で接客をしている方にはぴったりなツールです。

3.スマホ利用ができる

Webデータベースの多くは、スマホやタブレットで作業ができるという特長があります。

Excelなどと違い、インターネット接続ができるので、「いつでも」「どこでも」手持ちのマルチデバイスからアクセスすることが可能。

現場担当者が外出先からデータを入力したり、移動中や自宅からでもスマホで作業をすることができます。在宅勤務など、多様な働き方を進めるにはぴったりなツールではないでしょうか。

4.導入コストを抑えられる

Webデータベースは、導入コストを抑えられるという特長があります。

Webデータベースが普及する以前は、自社で独自のシステムを開発する形が主流でした。
ですが、独自開発は導入コストが高額です。相場は、数百万円～といったところ。

いきなりそんな高額なシステムを導入するのは大変・・という声も多く、現在はクラウド型であるWebデータベースが普及するようになりました。

Webデータベースの導入コストは、一人あたり月額1,000～1,500円前後が相場。数百万円する独自開発と比べると、導入の敷居が低いと思いませんか。

安価なので、気軽に導入へ踏み切れるところもWebデータベースの魅力なのです。

Webデータベースの注意点

Webデータベースの導入には、気を付けてほしいことが1つだけあります。

それは費用がかかる製品が多い、ということです。
多くの有料製品の場合、利用者数一人あたりにつき、利用料が発生します。

そして費用がかかるのは、利用料だけではありません。

たとえば、使いたい機能が標準機能にない場合、機能を追加しなければいけません。すると追加でオプション料金が発生します。他にも、データの移行作業を代行業者へ依頼すると移行料がかかってきます。

そこで、「いやいや、無料のサービスがあるんじゃないの？」と思われた方もいるかもしれません。

なかには、利用料が無料のサービスもあります。
しかし、技術力の高いエンジニアがいなければ扱えないことが多いのです。

たとえばサポートに期待ができなかったり、オープンソースのためコードに問題があった場合、責任の所在がむずかしいなどといった問題があります。

Webデータベースの4つの選び方

たくさんあるWebデータベースのなかから、自社にぴったり合うサービスを選びたいですよね。そんな方のために、ここからはWebデータベースの選び方を4つ紹介していきます。

1. ノーコードorローコード
2. 価格
3. 機能性
4. サポート体制

順番に解説していきます。

1.ノーコードorローコード

Webデータベースには主に【ノーコード型】と【ローコード型】に分かれています。

選ぶ際にはどちらか自社に合う方を選択して、そのなかから製品を検討していくと良いと思います。

では、ノーコードとローコードについて詳しく説明していきます。

ノーコード型なのか、ローコード型なのかといったことは、基本的に多くの製品ＨＰに記載しています。

プログラミング知識の有無または、自力でコードを書いて開発をしていきたいかどうかという視点で、ノーコード型かローコード型かを選んでみてください。

2.価格

Webデータベースにはさまざまな製品があり、価格にも差があります。

ひとえに「安価な製品は、機能やサポートも金額相応」というわけではありません。実は、利用料が安価で、充実した機能性の製品もあるので、後ほどオススメとしてご紹介します。

ですが、やはり大手企業向けに特化した製品は高額だったり、利用料は無料だけどサポートは対応しておらず、使いにくい製品もあります。

なかには価格について公式ＨＰには記載しておらず、問い合わせをしなければ分からない製品も・・・。

なお、安価であることは大切ですが、一概に価格だけでは決めずに機能性やサポート体制なども考慮し、総合的に選んでいきましょう。

3.機能性

機能性は、製品によって大きく変わってきます。ですがWebデータベースを初めて探す人にとっては、どこを見たらいいのかよく分かりませんよね。

そこで導入後に、後悔しないために覚えておいてほしいことが、たった1つだけあります。

それは「標準機能で何ができるかを確認すること」です。

様々な製品があるのですが、なかには「オプションだけど、こんなことが出来ますよ」と謳っている製品があります。
ですが「オプションだけど」というところに、あまり目がいかないものなのです。

使い出してから標準機能では使えないことに気づいてしまったのなら、もう取り返しがつきません。（基本料＋オプション料金）を払い続けなければならないのです。

ですので、製品選びでは「標準機能でできることは何か」という視点を持って、検討していただくと良いと思います。

加えて、「自社では最低でもどんな機能を使いたいのか」というところも改めて考えておいてください。自社でよく使う機能が標準機能に入っていると、支出が抑えられて良いと思います。

4.サポート体制

自社に、ITに精通した人がいないのなら、サポート体制に重きを置いて検討しましょう。

製品を導入して、「使い方が分からなくなった」「社内へ浸透させるにはどうしたらいいのか」など、導入後、ご担当の皆さんは悩むことがあると思います。そんなときに頼りになるサポートがあれば、きっと皆さんの支えになってくれるでしょう。

各製品によって、サポート内容は変わってきます。
一般的には、電話やメール、マニュアルなどが準備されており、困ったときには質問ができる体制をとっていることが多いです。

ですが、さらに手厚いサポートがあれば、ご担当の皆様も安心ですよね。

そんな方に紹介したいのが、「PigeonCloud（ピジョンクラウド）」です。

PigeonCloudでは、上記のサポートに加え、データの移行支援や、自社に合ったテンプレートを作成してくれます。ですので、スムーズな導入を実現することができるのです。

また製品導入後も、専任の担当者と相談しながらサービスの浸透を進めていくことができます。

サポート面は、製品選びの際に見落としがちです。後々困らないように、事前に確認しておくことをおすすめします。

【厳選】Webデータベースのオススメ2製品をご紹介

Webデータベースは数多くの種類があります。そのなかでも、オススメの製品を2つ紹介していきます。

1. PigeonCloud（ピジョンクラウド）
2. kintone（キントーン）

順番に解説していきます。

Webデータベースのおすすめ製品1.【PigeonCloud（ピジョンクラウド）】

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のWebデータベースサービスです。ノーコード型なので、専門知識がなくてもOK。誰でも使いやすいシステムになります。

月額利用料は、500～1,000円ととてもリーズナブル。

サポートについては先ほども触れましたが、通常の電話、メール、マニュアルに加え、データの移行支援や、オンライン相談なども行っています。

機能面では、帳票出力機能やルックアップ自動取得、自動バックアップ機能など、高度な機能が標準装備。

低価格と安心できるサポート体制に加えて、機能性も充実したサービスであるため、どんな企業にもオススメできる製品です。

ですが、コミュニケーション機能を重視する方は、次に紹介するkintoneの方が適しています。

なお、利用者数別の価格表や標準機能については公式サイトに記載してありますので、気になった方はぜひチェックしてみてください。

公式サイト：PigeonCloud

Webデータベースのおすすめ製品2.【kintone（キントーン）】

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のWebデータベースサービスです。こちらもノーコード型なので、専門知識がなくても誰でも使いやすいところがポイント。

また直感的に操作ができるので、普段ITに慣れていない方でも使っていくことができます。

コミュニケーション機能が充実しており、チャット形式で簡単な議論を行うことができたり、同僚の投稿に「いいね！」ができる機能など、データベースの枠にとらわれないサービスとなっています。

公式サイトには、職種別・部署別に使い方が記載しており、分かりやすく情報収集することができます。

プランは、「ライトプラン」と「スタンダードプラン」の2種類があります。
これらのプランの違いは、「機能を拡張できるかどうか」という点です。基本的には、機能の幅が広がる「スタンダードプラン」を使っていくことをオススメします。

ですが、ここで気を付けていただきたいのが、「拡張機能は有料のものが多い」ということです。

先ほども触れましたが、「標準機能で何が出来るのか。導入後は機能を拡張する必要があるのか。」という点を考えるようにしてください。

たとえばkintoneは、「ルックアップ自動取得」や「帳票出力」機能は標準装備していないため、使いたい場合は別途拡張する必要があります。

詳しくは、こちらの記事をご覧ください。

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公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。2製品の違いについて詳しく知りたいという方は、こちらの記事をご一読ください。

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まとめ

この記事では、Webデータベースのメリットや選び方、おすすめ製品について解説してきました。

Webデータベースを使うと、さまざまなデータを効率よく管理・活用していくことができます。紙やExcelでの管理が大変だと感じている方にとっては、とても魅力的な製品ではないでしょうか。

でも実際のところ、使ってみないと分かりませんよね。

今回おすすめしたPigeonCloudもkintoneも、無料トライアルを実施しています。まずは気になった製品を試して、提供会社からいろいろと話を聞いてみてください。

公式サイトを見ていても、分からないことが出てくると思います。そんなときは、お問い合わせフォームやオンライン相談から、お気軽に提供会社へ相談してみてくださいね。

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