【保存版】Webデータベースについて徹底解説！データベースソフトとの違いや、8つのメリット・デメリットについて解説

「Webデータベースってどういう意味？」

「Webデータベースのメリットや選び方を知りたい」

「効率的にデータ管理ができるシステムを見つけたい」

このような気持ちを抱えていませんか。

Webデータベース・・聞きなれない言葉だと思いますが、いったいどのような意味なのでしょうか。

この記事では初心者の方にも読んでいただけるように、Webデータベースの意味やデータベースソフトとの違い、選び方やメリット・デメリットまで、わかりやすく解説していきます。

記事の後半では、おすすめのWebデータベースソフトについても紹介しています。

Webデータベースについて確実に理解が深まると思いますので、ぜひご一読ください！

Webデータベースとは

Webデータベースとは、インターネット上でデータを管理するシステムのことを言います。

インターネット上で管理すると何が良いのかと言いますと、データの紛失リスクが減ることや、スマホやタブレット端末といった、あらゆるデバイスからアクセスが可能であることが挙げられます。

また、Webデータベースは「データベース」になりますので、データの形式を整えて管理していきます。そのためデータの登録、検索、集計などの作業が効率化します。

その他にも変更履歴を自動記録したり、リマインダー機能が付いていたりするなど、製品ごとにはなりますが便利機能も付いています。

また大人数での利用も可能なので、社内に導入するケースも多く見られます。

Webデータベースの使い道としては、企業によりけりなところもありますが、顧客管理や案件管理、日報管理や問合せ管理、ワークフローや議事録管理、勤怠管理などなど、幅広い業務で利用されています。

データベースソフトとの違い

「Webデータベース」と「データベースソフト」名前が似ていますが、どのような違いがあるのでしょうか。

まず大きな違いが、専門知識の有無です。

データベースソフトはエンジニアが利用するような製品で、プログラミング知識が必要になってきます。そのため知識がないと扱うのが難しいところが難点。

一方、Webデータベースの場合は専門知識がなくても利用できます。

「ノーコード」、「ノンプログラミング」と言った文言で謳っている製品が多く、これは「専門知識がいりませんよ」「誰でもかんたんに使えますよ」と言った意味になりますので、覚えておきましょう。

まとめると、データベースソフトはエンジニア向けの製品で、知識があればいろいろと拡張することができ使い勝手は良いのですが、一般の人には扱うことが難しいという特徴があります。

一方Webデータベースは、データベースソフトに比べて拡張性は少ないけれど、専門知識がいらないため誰でも使うことが出来るという点が大きな特長と言えます。

Webデータベース導入の6つのメリット

そんなWebデータベースソフトのメリットとはどんなことがあるのでしょうか。

1. 専門知識がなくても操作が出来る
2. 低コスト
3. 乗り換えがしやすい
4. リアルタイムで情報を共有できる
5. いつでも・どこからでもアクセスできる
6. 大量のデータを保存できる

順番に解説していきます。

1．専門知識がなくても操作が出来る

先述しましたが、Webデータベースソフトは専門知識がなくてもOKです。

そのため非エンジニアの方でも、難なく操作することができます。

従来のソフトの場合、社内のIT部門などが率先して使用・検討することが多かったと思いますが、Webデータベースなら営業部門や一般事務職の方でも使えるため、導入のハードルが下がります。

2．低コスト

Webデータベースソフトは、導入にかかる費用が安価です。

Webデータベースが普及する以前は、独自開発型が多かったのですが、これだと導入にかかる初期費用が数百万円することもありました。

Webデータベースソフトの場合は、基本的には初期費用は発生しません。代わりに利用料が発生する製品が多いのですが、それでも従来の独自開発型に比べたら安価に使っていくことができるでしょう。

3．乗り換えがしやすい

Webデータベースソフトは、利用中に「使いにくいな」と思えばすぐに乗り換えることができます。

先述した独自開発型の場合、高額な初期費用を払っているので乗り換えしたいと思ってもなんとなく後ろめたさがありますが、Webデータベースソフトの場合は、初期費用も発生しませんので乗り換えのハードルが下がります。

このようにカジュアルに使っていけるという点も魅力のひとつです。

4．リアルタイムで情報を共有できる

Webデータベースソフトは、その名のとおり「Web上で」データを管理しています。

つまりシステムに入力された内容については、インターネットを通じ、即時反映・共有されます。タイムラグは発生せず、その都度リアルタイムの情報を確認することができます。

たとえば在庫管理など変動のあるデータや、支店の売上を適宜確認したいといった場合は、Webデータベースソフトが適しているでしょう。

5．いつでも・どこからでもアクセスできる

Webデータベースソフトはインターネットを通してデータを管理しているので、ネット環境があるところなら、いつでも・どこからでも利用することができます。

営業先や出張先から、自宅のパソコンから、帰り道にスマホからなど多様な場面で利用することができます。

6．大量のデータを保存できる

Webデータベースは、ExcelやGoogleスプレッドシートといった表計算ソフトと比べると、大量のデータを保存できるという特長があります。

Excelなどで管理していると、データが増えてくると動きが遅くなったり、フリーズしてしまうこともありますが、Webデータベースの場合はそのような心配はいりません。

保存できるデータ量は製品によってさまざまですが、どの製品もビジネスに使えるように設計されているため、多くのデータを保存できます。

Webデータベース導入の注意点

ではWebデータベースソフトにはどんなデメリット・注意点があるのでしょうか。

1. 費用がかかる
2. インターネット環境が必須

順番に解説していきます。

1．費用がかかる

Webデータベースソフトは無料で使える製品もありますが、その数は少なく、機能性やセキュリティ面にも不安が残ります。

そのため、本格的に使用していきたいのなら有償サービスを選択するべきです。

有償サービスの場合、利用料は1ユーザーあたり月額1,500円前後かかってきます。そのくらいの費用は発生すると思っておきましょう。

2．インターネット環境が必須

Webデータベースソフトは、インターネット環境がなければ利用できません。

WordやExcelのようにオフラインで利用できる製品ではないのです。そのため、利用時には通信環境を整えておきましょう。

Webデータベースの機能

Webデータベースの基本的な目的は、多くのデータを効率的に管理していくことにあります。

その機能については製品によって異なりますが、データを管理するシステムですのでそれ相応の機能が装備されています。

他にも製品ごとにはなりますが、さまざまな便利機能が付いています。

機能は製品によって違いますので、公式ホームページ等で情報収集されるのが良いと思います。

なお、この記事ではおすすめ製品を後述しています。その際、機能についても触れていきますので最後までご一読ください。

Webデータベースを選ぶポイント

ではWebデータベースを選ぶにはどんなところを注目したら良いのでしょうか。

1. ノーコードorローコード
2. 価格
3. 機能性
4. サポート体制

順番に解説していきます。

1．ノーコードorローコード

Webデータベースには、ノーコード製品とローコード製品があります。それぞれどのような違いがあるのでしょうか。

ノーコードの特徴は、専門知識が一切不要で誰でもかんたんに操作できるところでしょう。しかし、自分でコードを書いたりすることができないため、拡張性は低くなってしまいます。

一方、ローコードの場合、多少の専門知識が必要にはなりますが、その分自分で色々と調整できるので拡張性は高くなります。

自分でコードを書いたりする手間や時間が必要になってくるので、ノーコードに比べると面倒な点は否めませんが、プログラミングスキルのある方はローコードを選択しても良いかもしれません。

ただ、1．専門知識がない場合や、2．基本的なことが出来ればOK、わざわざ拡張しなくても良いという場合、3．すぐに使っていきたいという場合はノーコード一択となります。

2．価格

製品によってかかる費用もまちまちですが、利用料は大体1,500円前後の製品が多いです。

ただ注目していただきたいのは利用料だけではありません。別途サポート費が発生する製品や、別途オプション料金が発生する製品もあります。

たとえば後述するkintone（キントーン）では、さまざまな機能を拡張することができます。

これは標準機能では使えないので、機能を拡張して使うということを表します。

「拡張すれば色々な機能が使える」、これはkintoneの強みのひとつなのですが、その際別途費用が発生する場合があるので注意が必要です。

3．機能性

機能性も製品によりけりです。自社ではどんな機能があると嬉しいですか？自社に必要な機能を有している製品を選ぶようにしましょう。

また、機能を考えるときに気を付けたいポイントは、「標準装備で何ができるか」という視点です。

価格のところでも述べましたが、オプションになっている機能を使いたいという場合は、別途費用が発生することもあります。

ですので、標準機能でどこまでのことが出来るのかといった視点で検討してみることをオススメします。

4．サポート体制

製品によってサポート体制も変わってきます。自社に合わないサポートだと、何かあったときに大変ですので、事前にチェックするようにしましょう。

たとえば、導入後のサポートはどんな方法があるのか確認しておきます。

メールだけなのか、電話やチャットやオンラインミーティングが可能なのか、専任の担当者が付くのか、付かないのか、などなど。

サポートを確認しておくことは意外と忘れがちですので、チェックするようにしておくと良いです。

おすすめのWebデータベースを2つ紹介

では最後におすすめのWebデータベースを2つ紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するWebデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のWebデータベースソフトです。

こちらも社内のさまざまなデータを一元管理することができます。

kintoneの魅力を一言で表すとすれば、「直感的な操作性」と「コミュニケーション機能の充実」です。

そして、kintoneは「拡張機能」が充実しているという特長もあります。

kintoneの標準機能ではできないことが、機能を拡張することで出来るようになるのです。

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudともう一つ別の製品を紹介しています。3製品の比較をしているため参考になると思います。ぜひご一読ください！

【徹底比較】kintoneと類似製品の違いを価格など4つの項目から比較！それぞれの特徴や選び方を解説

「kintoneに似ている製品って何があるだろう」「kintoneと同じくらいのクオリティで、もっと安価なサービスってないかな？」「自社に合ったWebデー...

まとめ

この記事ではWebデータベースについて解説してきました。

Webデータベースはインターネット上でデータを管理するシステムです。大量のデータを保存できたり、リアルタイムに共有できるなどのメリットがあります。

この記事では1．費用がかかる点と2．通信環境を整えなくてはいけない点をWebデータベースのデメリットとして挙げましたが、とりわけ大きなマイナスポイントではないでしょう。

それ以上に利用価値が高く、業務の効率化に貢献する製品だと思います。

まだ紙やExcel、スプレッドシートで管理している方、Accessなどのオフラインソフトで管理している方、複雑化している既存システムで管理している方は、一度Webデータベースを試してみることをおすすめします。

この記事で紹介した2製品は、いずれも無料トライアルを行っています。

気になる製品がありましたら、公式サイトにて無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

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