【Excelはもう限界！？】Excelが適しているケース、脱Excelが適しているケースまとめ

「Excel管理はもう限界」

「Excelと同じ用途のサービスを探している」

「脱Excelした方がいいのか分からない」

このような気持ちを抱えていませんか。

業務にExcelを利用している方は多いと思います。

Excelは馴染みがあって使い勝手の良いツールですが、すべての業務にExcelが適しているわけではありません。

実は、Excel管理が適していないケースもあるのです。

そこでこの記事では、脱Excelをすべきケースや、すべきでないケースについて深掘りしていきます。ぜひご一読ください！

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脱Excelとは

最近は、「脱Excel」という言葉も耳にする機会が増えてきました。

脱Excelとは、言葉どおり「Excel」をやめて、別の管理サービスに移行することを表します。

脱Excelが普及した経緯

脱Excelが主流となってきた理由の一つに、クラウドサービスの普及があります。

クラウドサービスのなかには、Excelのような感覚で操作ができるものを始め、スマホなどマルチデバイスからアクセスができるもの、特定の業務に特化したサービスなど、今の時代にマッチした製品が増えています。

そのためExcelからクラウドサービスへ移行をし、「脱Excel」にチャレンジする方が多くなってきたのです。

Excelの3つのメリット

脱Excelをする前に、あらためてExcelのメリット・デメリットを確認していきましょう。

まずはメリットについて解説していきます。

1. 費用がかからない/安い
2. 最も普及しているツールである
3. 個人で利用するときに適したツールである

順番に解説していきます。

1．費用がかからない/安い

費用的に見ると、Excelはかなりコストパフォーマンスの高い製品です。

費用はパッケージ版であれば、初期ライセンス代しかかかりません。

ですので、既にExcelをインストールしている状態ならば、追加費用をかけずに利用していくことができます。

2．最も普及しているツールである

Excelは、ほとんどの人が触ったことのあるツールだと思います。

会社のPCには既にExcelがインストールされていることが多いですし、何かデータ管理をしたいと思ったときには、まずはExcelで試してみるように思います。

このように普及が進んでいるため、改めて操作方法やマニュアルを確認する必要がありません。

もし使い方が分からないときは、ネットで検索すればすぐに答えを導き出すことができる点もメリットと言えるでしょう。

3．個人で利用するときに適したツールである

Excelは、元々個人で利用するために作られたソフトです。

個人で簡易的な表やグラフ、少量のデータを管理するには最適なツールです。

Excelの4つのデメリット

一方、Excelのデメリットはどんなことがあるのでしょうか。

1. チーム作業がスムーズにいかない
2. 画像やPDFファイルの保存ができない
3. 属人化しやすい
4. 大量のデータを保存できない

まとめていきます。

1．チーム作業がスムーズにいかない

先述しましたが、Excelは元々、個人利用のために作られたツールです。

そのため、個人での利用はスムーズにいきますが、複数人での作業に適しているとは言えません。

たとえばデータの共有や同時作業や同時編集といった、複数人で作業するときに役立つ機能がいまひとつという側面があります。

2．画像やPDFファイルの保存ができない

Excelは、画像ファイルやPDFファイルを紐づけることができません。

様々な種類のデータを保存したいのなら、別ツールに移行しましょう。

3．属人化しやすい

Excelは個人で管理することが多いため、情報が属人化しやすいという特徴があります。

そのため担当者が不在になると、必要なファイルが分からなくなってしまうことも。

また属人化が及ぼす影響としては、引継ぎ作業に時間がかかったり、個人のノウハウがチームに共有されにくいといったことがあります。

4．大量のデータを保存できない

Excelは大量のデータを保存できません。

皆さんも一度は経験があるかもしれませんが、データ量が増えてしまうとPC画面がフリーズしたり、データ破損につながる恐れがあるのです。

取り扱うデータ量が多い場合は、脱Excelをした方が良いでしょう。

Excelが適しているケース、脱Excelした方が良いケース

これまでExcelのメリット・デメリットについて解説してきました。

では、どのようなケースにExcelが適しているのか、適していないのか解説していきます。

Excelが適しているケース

Excelが適しているケースは、個人または少人数で少量のデータを扱うケースです。

また、なるべくコストをかけたくないという場合や、マクロの組み立てに慣れているという場合もExcelが適しています。

脱Excelした方が良いケース

一方、脱Excelした方が良いケースは、複数人以上でデータを管理する場合や、データ量が多いケース、画像やPDFファイルを紐づけて管理したいケースなどが挙げられます。

脱Excel後の管理方法

ここまで見てきて、「脱Excelをしてみたい」と思った方もいらっしゃると思います。

では脱Excelをした場合、どんなシステムにデータを移せばいいのか解説していきます。

1. Googleスプレッドシート
2. Webデータベースソフト
3. 専用ツール

順番に解説していきます。

1．Googleスプレッドシート

Googleスプレッドシートは、Excelに近い感覚で利用できるクラウドサービスです。

無料で利用できる点が魅力的ですね。

GoogleスプレッドシートはExcelと同じ「表計算ソフト」なので、簡易的な表の作成など、一時的なデータの保存に適しています。

しかし、検索や集計業務、複雑な処理には向いておらず、データ量が増えてくると動作が遅くなるなどといったデメリットもあります。

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2．Webデータベースソフト

Webデータベースソフトは、クラウド上でデータの管理・保存ができるサービスです。

有名な製品は、サイボウズ株式会社が提供するkintone（キントーン）があります。

Excelは個人から少人数での利用が望ましいのですが、Webデータベースソフトは、複数人以上での利用を前提としたサービスです。

複雑な計算・集計や、部署間でのデータの連携、スマホやタブレットからのアクセスも可能な製品が多く、Excelで行っていたほとんどの業務を代用することができます。

脱Excel後、効率的に業務を行っていきたい場合は、最適の製品です。

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3．専用ツール

もし社内で専門的に管理したいデータが決まっているのなら、専用ツールを選択してみる方法もあります。

たとえば会計専用のツールや、在庫管理専用のツール、顧客管理（CRM）ツールなどがあります。

先述したWebデータベースソフトは広範囲の業務をカバーできる管理方法ですが、より専門的なことをしたいのであれば、専用ツールが適しています。

脱Excelにオススメの2つのシステムを紹介

脱Excel後、より効率的にデータ管理を行いたい場合は、「Webデータベースソフト」がオススメ。

そのなかでも、特にオススメの製品を2つ紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のWebデータベースソフトです。

Webデータベースソフトなので顧客管理、営業支援、日報管理、勤怠管理、在庫管理、スケジュール管理など、汎用的に利用することが可能。

さらにデータ容量は100GBあるので、大量のデータを保存することができます。

そんなPigeonCloudの魅力は、「標準機能の充実度」と「サポート力」です。

標準機能については、他社ではオプションで付いているような「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」や「フォーム機能」、「自動採番」などが標準装備しています。

PigeonCloudは、名前を聞いたことがないという方も多いと思います。

まだまだ知名度は低いですが、コスパが高く機能も充実しているため、「予算はなるべく抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいシステムとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のWebデータベースソフトです。

こちらもWebデータベースソフトですので、顧客管理や在庫管理、日報管理、勤怠管理など幅広く利用することができます。

kintoneの魅力は、「コミュニケーション機能」と「豊富な外部連携サービス」です。

まず「コミュニケーション機能」についてですが、kintoneにはチームでのやり取りが活性化するような仕組みが散りばめられています。

SNSのような機能やコメント機能などがあるため、在宅勤務や外出先でもメンバー間のコミュニケーションが円滑になります。

「豊富な外部連携サービス」については、kintoneの標準機能でできないことであっても、外部サービスを契約したらできるようになるというものです。

たとえば、名刺管理で有名な「Sansan」と外部連携すると、kintoneのデータをSansanでも利用することができます。

kintone単体では名刺管理を行うことはできませんが、外部連携によってできるようになるということです。

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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まとめ

この記事では脱Excelについて解説してきました。

Excelを使い続けるべきなのか、脱Excelをすべきなのかと悩んでいる方は意外と多いのかもしれません。

Excelは手軽にデータをまとめられる良いツールです。

しかし、大量のデータ保存や複数人での利用には向いていないというデメリットもあります。

これを機に、業務によりフィットしたサービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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