【必見】脱Excelって必要？脱Excelで得られる5つのメリットや、脱Excelを進める5つのステップを解説

「Excelから別ツールに移行したい」

「業務の効率化を実現したい」

このような気持ちを抱えていませんか。

業務にExcelを利用している方は多いと思います。

しかし、最近「脱Excel」という言葉を聞く機会が増えています。Excelは便利なツールであるのに、なぜ「脱」しなければならないのでしょうか。

この記事では脱Excelが進められている理由や、脱Excelのメリット、脱Excelの進め方などについて解説します。

脱Excelに関心のある方は、ぜひご一読ください！

なぜ脱Excelが注目されているのか

Excelはマイクロソフト社が90年代に発売した製品で、今なお多くの人々が使っている表計算ツールです。

Excelは便利で万能なツールですが、働き方が多様化してきた今、Excelの「自由さ」をかえって負担に感じている人が多いのです。

昨今はリモートワークやクラウド化が進み、データを共有したり複数人で作業する場面が増えました。

しかしExcelは複数人での同時編集が苦手です。チーム作業の際には使い勝手が悪いのです。

「Aさんが更新したデータが反映されていない」「どのファイルが最新版か分からない」

社内でこのような混乱が起きてはいませんか。

また、ファイルが個人のパソコンに保存されるため、職員の退職や異動時の引継ぎも大変です。Excelの情報は属人化しやすく、個人個人で管理方法が異なるため、共有が難しいのです。

こうした背景から、「チームで使えるクラウド型のツール」に切り替える企業が増え、脱Excelが注目されるようになりました。

Excel業務でできる5つのこと

Excelを使うとどんなことができて、どんなことができないのでしょうか。

ここからはExcel業務でできることをまとめていきます。

1. データの整理・一覧化
2. 集計・計算
3. グラフ作成
4. マクロ・VBA
5. 簡易的な入力フォームやチェックリストの作成

順番に解説していきます。

1．データの整理・一覧化

Excelはデータを整理して、一覧化するのに優れたツールです。

また並べ替えやフィルター機能を使えば、条件に合うデータだけを簡単に抽出することも可能です。

カテゴリごとに分類したり、色分けして視覚的に整理することも得意。

Excelは少量から中規模のデータであれば、誰でも直感的に操作できるという魅力があります。

2．集計・計算

Excelは数値計算に非常に強く、売上・経費・在庫など、様々なデータの集計が簡単に行えます。

関数を使えば、合計・平均・割合などを自動で処理することができます。

また、ピボットテーブルを使えば、膨大なデータを瞬時に分析し、グラフ化することも可能です。

3．グラフ作成

Excelは、グラフの種類も豊富に取り揃えられています。

たとえば棒グラフや円グラフ、折れ線グラフ、散布図など幅広い選択肢があります。グラフのデザインも自由にカスタマイズできるので、オリジナリティを出すこともできます。

また作成したグラフは、プレゼン資料としても活用できる点も魅力です。

4．マクロ・VBA

ExcelはマクロやVBAを使って、定型業務を自動処理することが可能です。

データ集計やグラフ作成、データ分析やデータの転記、自動印刷や他のOfficeソフトとの連携も可能。

ただ、VBAスキルのある担当者に依存する形になってしまう点は注意です。

5．簡易的な入力フォームやチェックリストの作成

Excelで簡易的な入力フォームや、チェックリストを作成することもできます。

業務チェックリストや日報のテンプレートなど、内製ツールの作成に最適です。小規模のチームであれば、運用しやすく費用もかかりません。

Excel業務でできない5つのこと

一方でExcelでできないことは、どんなことがあるでしょうか。

1. 複数人でのリアルタイム編集
2. 複数部署間での連携・一元管理
3. セキュリティ面が弱い
4. データベース的な運用
5. 属人的にならない仕組み

順番に解説していきます。

1．複数人でのリアルタイム編集

Excelを複数人で使う場合、「1人が編集、他の人は閲覧」という使い方が前提です。

複数人が同時にファイルを開くと、データが上手く反映されないなどのトラブルが発生することがあります。

結果として、「誰の編集が正しいのか分からない」「最新版が見つからない」といった混乱が生じてしまいます。

Excelを使ってチームで同時作業するには限界があり、リアルタイム性を求める業務には不向きです。

2．複数部署間での連携・一元管理

複数部署で同じデータを使う場合、Excelではデータが分散してしまいます。

「営業」「経理」「人事」など別の部署で管理すると、重複管理が出たり、更新がされていないといった事態になりかねません。

社内の情報を集約して管理したい場合、Excelだと心もとないです。

3．セキュリティ面が弱い

Excelファイルは簡単にコピー・転送できるため、情報漏洩のリスクが高いです。

社外共有や個人のパソコンにデータ保存することも容易であるため、リスクを完全に防ぐのは難しいでしょう。

クラウド型の業務システムと比べて、セキュリティ管理の難易度が高い点は課題です。

4．データベース的な運用

Excelは表計算ソフトですので、データベースとして運用するには限界があります。

行数やファイル容量に限界があり、大量データの処理にも向いていません。検索や抽出も限定的で、データ量が増えるほど扱いにくくなります。

Excelは、企業全体の基幹データを管理するには力不足です。

5．属人的にならない仕組み

Excelは「作った人にしか分からない」状態になりがちです。複雑な関数やマクロを使うほど、引継ぎが難しくなります。

担当者が異動・退職した途端に、誰もファイルを触れなくなるケースも少なくありません。

脱Excelで得られる5つのメリット

ではExcelから別ツールに切り替えるメリットは、どんなことがあるでしょうか。

1. チーム作業が効率化する
2. ミスを減らせる
3. 業務の属人化を防げる
4. 業務の効率化と自動化が進む
5. データ分析やグラフ作成が容易

順番に解説していきます。

１．チーム作業が効率化する

脱Excelすると、チームでの作業効率が大幅に上昇します。

クラウド製品の場合、クラウド上でデータを共有できるため、複数人が同時に作業しても問題ありません。

誰がどの情報をいつ更新したかといった履歴も確認できますし、進捗をリアルタイムで把握することもできます。情報共有もスムーズで、チーム作業が効率化します。

2．ミスを減らせる

脱Excelをすることで、ヒューマンエラーを大幅に減らすことができます。

Excelでは手入力や数式ミス、コピー漏れなどの人為的なミスが起こりやすいのです。

システムを導入することで、入力フォームや自動計算により誤入力を防ぐことができます。

また変更履歴が残るため、ミスが起きてもすぐに原因を特定、対処することができます。 

3．業務の属人化を防げる

Excelは数式やファイル、管理方法が人によって異なるため、属人化しやすいツールと言えるでしょう。

脱Excelでシステム化すれば、誰が見ても同じ形式で業務を進められます。操作方法や更新ルールが統一されるので、個人に依存しない仕組みができるのです。

4．業務の効率化と自動化が進む

Excelは、データ入力や集計を手作業で行うケースが多々あります。

脱Excelをしてシステム化した場合、フォーム入力や自動集計・計算などが可能になります。定型業務が自動化されると、作業時間を大幅に削減することが可能です。

5．データ分析やグラフ作成が容易

Excelでも分析作業を行うことはできますが、複雑な関数が必要だったり、ピボット操作が必要で属人的になりやすいです。

脱Excelをして、別ツールに移行した場合、自動でグラフや集計レポートを作ることも可能。ワンクリックで可視化できるため、分析のスピードが格段に上がります。

また数値の推移や進捗状況を、常にチームに共有できるというメリットもあります。

脱Excelを進める5ステップ

では脱Excelを進めるためには、どのようなことをどのような順序で行ったら良いのでしょうか。

1. 現状把握
2. 課題の特定・優先順位をつける
3. 代替ツールの選定と検証
4. 小規模導入と運用ルールの整備
5. 社内展開と定着化

順番に解説していきます。

1．現状把握

まず最初に、自社でどのような業務にExcelが使われているかを洗い出します。日報、顧客管理、売上集計、勤怠など、ファイルの種類や目的を整理しましょう。

同じ内容を複数のファイルで管理していたり、使われていないシートがある場合も多いので確認していきます。

誰が・どんな目的で・どのくらいの頻度で使用しているのかも明確にしましょう。

現状を正しく把握することで、改善すべきことが見えてきます。

2．課題の特定・優先順位をつける

現状を把握したら、次に「どこに問題があるのか」「改善すべき点は何か」といったことを明確にします。

たとえば「共有に時間がかかる」「計算ミスが多い」「最新データが分からない」などといったことです。

このような課題を業務ごとに整理し、改善効果の高いものから検討していきましょう。

3．代替ツールの選定と検証

課題を明確にしたら、それを解決できるツールを検討します。

例えば、クラウド型の表計算ツールである「Googleスプレッドシート」や、クラウド型のWebデータベースソフトである「PigeonCloud（ピジョンクラウド）」、クラウド型のグループウェアである「kintone（キントーン）」などがあります。

自社の業務内容や規模に合わせて、使いやすさやコスト、拡張性、機能性などを比較検討してみましょう。

また、「現場が使いこなせるか」「入力や共有が簡単か」といったポイントも重要な判断基準となります。

製品のなかには、無料トライアルが可能なものもありますので、導入前に実際の操作感を確認するようにしてください。

4．小規模導入と運用ルールの整備

どのツールを導入するか決めたら、次は導入規模を検討します。

基本的にはいきなり全社展開するのではなく、1つの部署や業務で試験導入することがオススメ。

実際に使ってみることで、現場が感じる使い勝手や課題が浮き彫りになります。

また導入初期は、社内にサポート担当を設けたり、マニュアルやルールを簡単にまとめておくと良いです。

そしてユーザーの意見を定期的にヒアリングし、ルールを見直し改善を続けていくと良いでしょう。

5．社内展開と定着化

試験導入での課題や成果を整理したら、次は社内に広く展開していくことを検討しましょう。全ての社員が同じツールを使うことで、情報共有のスピードが向上し、部署間でのやりとりがスムーズになります。

また新しいツールを社内に根付かせる工夫も必要です。たとえば社内で研修や勉強会を開いたり、社内用に動画でチュートリアルを作成することも有効です。

また、「困ったら誰に聞くか」ということを明確にしておくと、社員たちが問題解決しやすくなります。

継続的に改善をしながら、脱Excelで業務効率化に繋げていきましょう。

脱Excelにおすすめのツールを紹介

ここからは脱Excelにおすすめのツールを２つ紹介していきます。

どちらもクラウド型で業務効率化に役立つシステムとなっています。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のWebデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。

こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のグループウェアです。

プログラミングの知識が無くても、ドラッグアンドドロップで簡単に操作することができます。

kintoneの用途は幅広く、顧客管理や在庫管理、日報管理、勤怠管理、採用管理、ワークフローなどがあります。

またkintoneはチームワークを活性化させることも得意で、コメント機能や掲示板などチームでコミュニケーションをとれる機能が取り揃えられています。

また他のシステムとの連携も容易で、kintoneを使いながら別ツールとも連携し業務全体の効率を高めることが出来ます。

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「kintoneってどういうツールなんだろう」「kintoneについてわかりやすく教えて欲しい」このような気持ちを抱えていませんか。kintoneはサイボウズ...

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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まとめ

この記事では脱Excelについてまとめてきました。

Excelは便利なツールです。使ったことがある人が多く、誰でも気軽に利用することができます。

しかしExcelは個人で手軽にデータをまとめたり、一覧化することは得意ですが、チーム利用やリアルタイム表示をすることは不得意です。

Excelの苦手としている部分については、クラウドツールに移行するのがおすすめ。

この記事では脱Excelにおすすめのツールとして、2つのクラウドツールを紹介しました。どちらも便利な製品ですので、あわせて比較検討してみてはいかがでしょうか。

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