【必見】脱Excelが進んでいるのはなぜ？脱Excelが必要な2つの理由やおすすめツールを紹介

「脱Excelって何？」

「Excel管理はもう限界」

「Excelと同じ用途のサービスを探している」

このような気持ちを抱えていませんか。

業務にExcelを利用している方は多いと思います。

しかし、最近「脱Excel」という言葉を聞く機会が増えてきました。Excelは便利なツールであるのに、なぜ「脱」しなければならないのでしょうか。

この記事では、脱Excelが叫ばれている理由やその背景、脱Excel後はどうすべきなのかといったことについて解説していきます。

脱Excelに関心のある方は、ぜひご一読ください！

脱Excelとは

脱Excelとは、Excelから脱すること、つまりExcel利用をやめることを言います。

Excelは便利な反面、業務で利用すると使い勝手が悪いところもあります。

従来のExcel利用をやめて、より業務に適したツールに切り替えること、それが脱Excelです。

脱Excelが進んでいる背景とは

では、脱Excelが推進されているのはどうしてでしょうか。

それはデジタル化が加速してきた時代背景が影響しています。

90年代にパソコンが普及し始めました。パソコンの普及と同時にマイクロソフトのOfficeソフトも普及するようになりました。

なかでもWordやExcelは使いやすく、日本文化に浸透していき、多くの企業や個人が使うようになりました。

しかし2000年代に入ると、「クラウド」という概念が広まっていきます。クラウドサービスは、インターネット上でデータ管理する形態を表します。

場所を問わず利用できるところや大人数でもデータ共有ができるところ、運用コストが削減できる点など、クラウドサービスには多くのメリットがあります。

そのため2000年代以降、クラウド型のさまざまなサービスが出現するようになりました。

パソコンが普及し始めた頃はツールの数もあまりなかったため、Officeソフトが絶対的な存在だったように思います。

しかし、現在はさまざまなツールのなかから、自社に合うものを選ぶことが出来ます。

このようにクラウドサービスの登場から、他のツールが普及し、選択肢が広がってきたことが脱Excelに繋がっていると考えられます。

近年、脱Excelが必要となりつつある2つの理由

脱Excelが進んできた背景には、デジタル革命による時代背景が影響しているということが分かりました。

近年になって、脱Excelはより一層広がりを見せています。なぜ広まりつつあるのでしょうか。

1. DXの推進
2. Excelが合わなくなってきたから

順番に解説していきます。

1．DXの推進

DXという言葉を聞いたことがあるという方は多いと思います。

DXとはデジタル・トランスフォーメーションと言って、直訳すると「デジタル変革」となります。

デジタル技術を使ってビジネスを変革させていく、それがDXです。

2018年に経済産業省から発出されたDXレポートが契機となって、DXという言葉が広まりました。

このレポートでは、このままDXが進んでいかなければ、国内において巨額の経済損失が発生するといった内容がまとめられています。そのため、多くの企業がDXに舵を切りつつあるのが現状です。

DXは既存のビジネススタイルを変革させることを目指しています。

その一つの手段としてデジタルツールの導入に取り組む企業も多いです。脱Excelをして、別ツールへ移行することが業務効率化に繋がります。

参考資料＊「DXレポート ～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～」

2．Excelが合わなくなってきたから

近年はリモートワークを行う人が増えてきました。

しかしExcelのインストール型を利用している場合は、基本的に社内のパソコンからしかアクセスすることができません。

スマホやタブレット端末からのアクセスは難しいため、柔軟性に欠ける一面があります。

リモートワークを行いたい場合は、Excelではなくクラウド型のツールが適しています。

Excel利用の3つのメリット

では、Excel利用のメリットとはどんなことがあるのでしょうか。

1. 費用がかからない/安い
2. 最も普及しているツールである
3. 個人で利用するときに適したツールである

順番に解説していきます。

1．費用がかからない/安い

費用的に見ると、Excelはかなりコストパフォーマンスの高い製品です。

費用はパッケージ版であれば、初期ライセンス代しかかかりません。

ですので、既にExcelをインストールしている状態ならば、追加費用をかけずに利用していくことができます。

2．最も普及しているツールである

Excelは、ほとんどの人が触ったことのあるツールだと思います。

会社のPCには既にExcelがインストールされていることが多いですし、何かデータ管理をしたいと思ったときには、まずはExcelで試してみるという方が多いのではないでしょうか。

このように普及が進んでいるため、改めて操作方法やマニュアルを確認する必要がありません。

もし使い方が分からないときは、ネットで検索すればすぐに答えを導き出すことができる点もメリットと言えるでしょう。

3．個人利用に適したツールである

Excelは、元々個人で利用するために作られたソフトです。

個人で簡易的な表やグラフ、少量のデータを管理するには最適なツールです。

企業や組織でメインツールとして活用するのはクラウドサービス、個々でデータ管理するのはExcelといったように、それぞれの用途に合わせて活用するのが望ましいです。

Excel利用の4つのデメリット

では、Excelのデメリットはどんなことがあるでしょうか。

1. リアルタイムでデータ共有できない
2. 属人化しやすくなる
3. 細かい権限設定ができない
4. 容量オーバーになりやすい

順番に解説していきます。

1．リアルタイムでデータ共有できない

Excelはデータ共有を苦手としており、リアルタイムで情報共有ができません。

共有したい場合は、クラウド型のツールを利用するのが得策です。

2．属人化しやすくなる

Excelは属人化しやすいツールです。属人化とは、特定の業務に関する手順や状況などの情報が作業担当者しか把握できておらず、周囲に共有されていない状態を言います。

属人化するとデータの共有ができないため作業が遅れたり、ミスが発生するなど、業務を非効率にさせる要因となります。

3．細かい権限設定ができない

Excelはアクセス権限の設定が可能です。しかし、詳細な権限設定はできません。

利用者が多くて細かい権限設定を行いたい場合は、気を付ける必要があります。

4．容量オーバーになりやすい

Excelはデータ量が増えてくると、動きが遅くなったりフリーズしたりします。

そのため大量のデータ管理に適しているとは言えません。

脱Excelにおすすめのツール2選

Excelは便利な反面、いろいろとデメリットがあることが分かりました。

Excelはチームで利用する際や、多くのデータを扱いたい場合など、使い勝手が悪いシチュエーションがあります。

そのため脱Excelをして、別ツールにデータを移し替えるケースが多くあります。

ここからは脱Excel後におすすめのツールを２つ紹介していきます。

どちらもクラウド型のツールで、チーム利用が推奨されている製品なので、Excelのデメリットをカバーできるでしょう。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のWebデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。

こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のWebデータベースソフトです。

こちらもWebデータベースソフトですので、顧客管理や在庫管理、日報管理、勤怠管理など幅広く利用することができます。

kintoneの魅力は、「コミュニケーション機能」と「豊富な外部連携サービス」です。

まず「コミュニケーション機能」についてですが、kintoneにはチームでのやり取りが活性化するような仕組みが散りばめられています。

SNSのような機能やコメント機能などがあるため、在宅勤務や外出先でもメンバー間のコミュニケーションが円滑になります。

「豊富な外部連携サービス」については、kintoneの標準機能でできないことであっても、外部サービスを契約したらできるようになるというものです。

たとえば、名刺管理で有名な「Sansan」と外部連携すると、kintoneのデータをSansanでも利用することができます。

kintone単体では名刺管理を行うことはできませんが、外部連携によってできるようになるということです。

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公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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Excelが適しているケース、脱Excelした方が良いケース

ここまでExcelの移行先について解説してきました。しかし全ての業務を脱Excelすれば良いというわけでもありません。

ここからは、Excelが適しているケースと、適さないケースをまとめていきます。

Excelが適しているケース

Excelが適しているケースは、個人または少人数で少量のデータを扱うケースです。また、なるべくコストをかけたくない場合や、マクロの組み立てに慣れているという場合もExcelが適しています。

脱Excelした方が良いケース

一方、脱Excelした方が良いケースは、複数人以上でデータを管理する場合や、データ量が多いケース、画像やPDFファイルを紐づけて管理したいケースなどが挙げられます。

まとめ

この記事では脱Excelについて解説してきました。

Excelを使い続けるべきなのか、脱Excelをすべきなのかと悩んでいる方は意外と多いのかもしれません。

Excelは手軽にデータをまとめられる良いツールです。

しかし、大量のデータ保存や複数人での利用には向いていないというデメリットがあります。

これを機に、業務によりフィットしたサービスを検討してみてはいかがでしょうか。

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