「Googleスプレッドシートで顧客管理を始めようと思っている」「Excelでデータ管理をしていたが、上手くいかなかった」「自社がGoogleスプレッドシ...
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2023.09.08
データベース
【必見】脱Excelが増えている真相とは？脱Excelすべき3つの理由や、脱Excelすべきケースを解説
目次 ［非表示］
「Excel管理はもう限界」
「Excelと同じ用途のサービスを探している」
「脱Excelした方がいいのか分からない」
このような気持ちを抱えていませんか。
業務にExcelを利用している方は多いと思います。
Excelは馴染みがあって使い勝手の良いツールですが、すべての業務に適しているわけではありません。
実は、Excel管理が適していないケースもあるのです。
そこでこの記事では、脱Excelが増えている理由や、脱Excelをすべきケース・すべきでないケースについて深掘りしていきます。ぜひご一読ください！
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脱Excelとは
最近は、「脱Excel」という言葉を耳にする機会が増えてきました。
脱Excelとは言葉どおり「Excel」をやめて、別の管理サービスに移行することを表します。
では何故これほどまでに「脱Excel」という言葉が広まったのでしょうか。
ここからは脱Excelが普及した理由についてまとめていきます。
脱Excelが増えている理由
脱Excelが普及した理由を一言で説明すると、「よりマッチした別製品が出てきたから」です。
Excelが発売されたのは1985年。
1990年代以降からは一般家庭にもパソコンが普及していき、それに合わせてExcelの利用も増えていきました。
しかし2000年代からはクラウド製品が広まっていきます。
Excelの対となるクラウドは、場所を問わず利用できたり、業務の一元化ができたりするなどのメリットがあるため、現代のビジネスシーンにぴたりとハマったのです。
そのため多くの企業・組織で利用されるようになりました。
クラウド製品が発展していくにつれ、Excelの普及が鈍化し、脱Excelの流れとなったのです。
脱Excelすべき3つの理由
ここまで、脱Excelに至るまでの流れについて説明しました。
では具体的に機能面について説明していきます。Excelのどんなところに不満を感じる人が増えてきたのでしょうか。
- チーム作業がスムーズにいかず、属人的なソフトだから
- 容量オーバーになることもあるから
- リアルタイム情報を反映できないから
順番に解説していきます。
1．チーム作業がスムーズにいかず、属人的なソフトだから
Excelは複数人での情報共有や、やりとりをすることには向いていません。
Excelは個人での活用に向いているため、属人的なソフトであると言えます。
データの共有や同時作業や同時編集といった、複数人で作業するときに使う機能については、クラウドサービスを活用すべきでしょう。
2．容量オーバーになることもあるから
Excelは大量のデータを保存できません。
皆さんも一度は経験があるかもしれませんが、データ量が増えてしまうとPC画面がフリーズしたり、データ破損につながる恐れがあるのです。
取り扱うデータ量が多い場合は、脱Excelをした方が良いでしょう。
3．リアルタイム情報を反映できないから
たとえば在庫状況や毎日の売上など、リアルタイムのデータを把握しなければならない業務がありますが、Excelではリアルタイムの情報を把握することができません。
リアルタイムの情報を把握するなら、ネットワークにつながっているクラウドサービスの方が適任でしょう。
Excelの3つのメリット
これまでExcelのマイナス面について解説してきましたが、では逆にExcelのメリットとはどんなことがあるのでしょうか。
- 費用がかからない/安い
- 最も普及しているツールである
- 個人で利用するときに適したツールである
順番に解説していきます。
1．費用がかからない/安い
費用的に見ると、Excelはかなりコストパフォーマンスの高い製品です。
費用はパッケージ版であれば、初期ライセンス代しかかかりません。
ですので、既にExcelをインストールしている状態ならば、追加費用をかけずに利用していくことができます。
2．最も普及しているツールである
Excelは、ほとんどの人が触ったことのあるツールだと思います。
会社のPCには既にExcelがインストールされていることが多いですし、何かデータ管理をしたいと思ったときには、まずはExcelで試してみるように思います。
このように普及が進んでいるため、改めて操作方法やマニュアルを確認する必要がありません。
もし使い方が分からないときは、ネットで検索すればすぐに答えを導き出すことができる点もメリットと言えるでしょう。
3．個人で利用するときに適したツールである
Excelは、元々個人で利用するために作られたソフトです。
個人で簡易的な表やグラフ、少量のデータを管理するには最適なツールです。
企業や組織でメインツールとして活用するのはクラウドサービス、個々でデータ管理するのはExcelといったように、それぞれの用途に合わせて活用するのが望ましいです。
Excelが適しているケース、脱Excelした方が良いケース
ここまでExcelの良い面と悪い面を解説してきましたが、ではどのようなケースにExcelが適しているのでしょうか。
まとめていきます。
Excelが適しているケース
Excelが適しているケースは、個人または少人数で少量のデータを扱うケースです。
また、なるべくコストをかけたくないという場合や、マクロの組み立てに慣れているという場合もExcelが適しています。
Excelに向いているケースまとめ
- 個人で少量のデータを管理したい場合
- コストを最小限に抑えたい場合
- マクロに慣れており、自分で組み立てられる場合
脱Excelした方が良いケース
一方、脱Excelした方が良いケースは、複数人以上でデータを管理する場合や、データ量が多いケース、画像やPDFファイルを紐づけて管理したいケースなどが挙げられます。
脱Excelした方が良いケースまとめ
- 複数人以上で管理する場合
- データ量が多い場合
- 画像やPDFファイルを紐づけて管理したい場合
- スマホやタブレットなどからアクセスしたい場合
脱Excel後の管理方法
ここまで見てきて、「脱Excelをしてみたい」と思った方もいらっしゃると思います。
では脱Excelをした場合、どんなシステムにデータを移せばいいのか解説していきます。
- Googleスプレッドシート
- Webデータベースソフト
- 専用ツール
順番に解説していきます。
1．Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Excelに近い感覚で利用できるクラウドサービスです。
無料で利用できる点が魅力的ですね。
GoogleスプレッドシートはExcelと同じ「表計算ソフト」なので、簡易的な表の作成など、一時的なデータの保存に適しています。
しかし、検索や集計業務、複雑な処理には向いておらず、データ量が増えてくると動作が遅くなるなどといったデメリットもあります。
2．Webデータベースソフト
Webデータベースソフトは、クラウド上でデータの管理・保存ができるサービスです。
有名な製品は、サイボウズ株式会社が提供するkintone（キントーン）があります。
Excelは個人から少人数での利用が望ましいのですが、Webデータベースソフトは、複数人以上での利用を前提としたサービスです。
複雑な計算・集計や、部署間でのデータの連携、スマホやタブレットからのアクセスも可能な製品が多く、Excelで行っていたほとんどの業務を代用することができます。
脱Excel後、効率的に業務を行っていきたい場合は、最適の製品です。
「Webデータベースってどういう意味だろう」「Webデータベースのメリットや選び方を知りたい」「効率的に仕事ができるシステムを見つけたい」この...
3．専用ツール
もし社内で専門的に管理したいデータが決まっているのなら、専用ツールを選択してみる方法もあります。
たとえば会計専用のツールや、在庫管理専用のツール、顧客管理（CRM）ツールなどがあります。
先述したWebデータベースソフトは広範囲の業務をカバーできる管理方法ですが、より専門的なことをしたいのであれば、専用ツールが適しています。
脱Excelにオススメの2つのシステムを紹介
脱Excel後、より効率的にデータ管理を行いたい場合は、「Webデータベースソフト」がオススメ。
そのなかでも、特にオススメの製品を2つ紹介していきます。
1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）
PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のWebデータベースソフトです。
Webデータベースソフトなので顧客管理、営業支援、日報管理、勤怠管理、在庫管理、スケジュール管理など、汎用的に利用することが可能。
さらにデータ容量は100GBあるので、大量のデータを保存することができます。
そんなPigeonCloudの魅力は、「標準機能の充実度」と「サポート力」です。
標準機能については、他社ではオプションで付いているような「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」や「フォーム機能」、「自動採番」などが標準装備しています。
PigeonCloudは、名前を聞いたことがないという方も多いと思います。
まだまだ知名度は低いですが、コスパが高く機能も充実しているため、「予算はなるべく抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいシステムとなっています。
価格（月額利用料）
- ユーザー数プラン 800円～1,000円/一人あたり
- 同時ログインプラン（利用者数は多いけれど同時に接続する人は少ない場合、お得に利用できる）
おすすめポイント
- 低価格
- サポートが手厚い
- データ容量100GB
- 標準機能が充実
- データ分析機能
- メルマガ機能などMA機能が装備
- スマホ、タブレットOK
- メッセージツールとの連携
- 直感的な操作性
- 社内のデータを一元管理
- ノーコード
公式サイト：PigeonCloud
2．kintone（キントーン）
kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のWebデータベースソフトです。
こちらもWebデータベースソフトですので、顧客管理や在庫管理、日報管理、勤怠管理など幅広く利用することができます。
kintoneの魅力は、「コミュニケーション機能」と「豊富な外部連携サービス」です。
まず「コミュニケーション機能」についてですが、kintoneにはチームでのやり取りが活性化するような仕組みが散りばめられています。
SNSのような機能やコメント機能などがあるため、在宅勤務や外出先でもメンバー間のコミュニケーションが円滑になります。
「豊富な外部連携サービス」については、kintoneの標準機能でできないことであっても、外部サービスを契約したらできるようになるというものです。
たとえば、名刺管理で有名な「Sansan」と外部連携すると、kintoneのデータをSansanでも利用することができます。
kintone単体では名刺管理を行うことはできませんが、外部連携によってできるようになるということです。
価格（月額利用料）
- ライトコース 780円/一人あたり（拡張機能なし）
- スタンダードコース 1,500円/一人あたり（拡張機能あり）
おすすめポイント
- 社内のデータを一元管理
- コミュニケーション機能が豊富
- 拡張機能、外部連携サービスが豊富
- スマホ、タブレットOK
- 直感的な操作性
- ノーコード
- 認知度の高い製品
公式サイト：kintone
こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！
「kintoneに似ている製品って何があるだろう」「kintoneと同じくらいのクオリティで、もっと安価なサービスってないかな？」「自社に合ったWebデー...
まとめ
この記事では脱Excelについて解説してきました。
Excelを使い続けるべきなのか、脱Excelをすべきなのかと悩んでいる方は意外と多いのかもしれません。
Excelは手軽にデータをまとめられる良いツールです。
しかし、大量のデータ保存や複数人での利用には向いていないというデメリットもあります。
これを機に、業務によりフィットしたサービスを検討してみてはいかがでしょうか。
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この記事を書いた人
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