【必見】kintoneで脱Excelする4つのメリットと2つの注意点とは？kintoneとExcelの違いや、類似製品を紹介

「Excelをkintoneに取り込みたい」

「Excelから脱したい」

「データをkintoneに統一したい」

このような気持ちを抱いていませんか。

kintoneはサイボウズ株式会社が提供しているクラウドサービスです。社内にあるさまざまなデータをまとめて管理できるプラットフォームで、脱Excelとしても活用することができます。

この記事ではkintoneとExcelの違いや、kintoneで脱Excelするメリットや注意点などを解説していきます。

kintoneや脱Excelに関心のある方は、ぜひご一読ください！

kintoneとは

社内のあらゆる業務をまとめて管理できるクラウドサービス、それがkintoneです。2011年に開始されたサービスで、既に3万社以上に導入されています。

kintoneは「ノーコード」といって、専門知識不要のツールですので、エンジニアやプログラマーといった専門職以外の人でも問題なく利用することが出来ます。

むしろそのような非IT部門での導入が多く、kintoneがDXへの足掛かりとなっているケースもたくさんあります。

具体的に管理できる項目としては、顧客管理やタスク管理、スケジュール管理やワークフロー、勤怠管理や在庫管理などなど。

本当に幅広い業務に活用することができるので、部署や部門を問わずに利用できるツールと言って良いでしょう。

kintoneとExcelの3つの違い

ではkintoneとExcelにはどんな違いがあるのでしょうか。

1. クラウドサービスかどうか
2. チーム向けのツールか個人向けのツールか
3. 費用面の違い

順番に解説していきます。

1．クラウドサービスかどうか

まず一つ目はクラウドサービスか否かです。kintoneはクラウドサービスですが、Excelは違います。

クラウドサービスとはインターネットを通してソフトウェア等を利用する形態を表します。

そのためネット環境があれば、どんなデバイスからでもアクセスすることができます。

クラウドサービスであるkintoneは社内のPCだけでなく、スマホやタブレット端末、自宅のPCからでも利用でき、テレワークにも活用することが出来ます。

一方、Excelの場合は社内のPCからでないとアクセスできません。もちろんテレワークにも不向きです。

2．チーム向けのツールか個人向けのツールか

kintoneはチーム向けのツールですが、Excelは個人や少数向けのツールです。

kintoneはデータの共有やリアルタイムの情報の確認も可能で、チーム内でチャットのように連絡を取り合ったりすることも可能です。大人数での利用も適しており、同時作業ができるので、業務の効率化につながります。

一方、Excelは同時作業や同時編集ができなかったり、コミュニケーション機能はありません。チームで利用するというより、個人で少数のデータを管理するのに適したツールです。

3．費用面の違い

かかる費用も異なります。

kintoneはライト・スタンダード・ワイドコースがあり、それぞれユーザー数ごとに月額利用料が発生します。またオプション等を追加すると、費用はさらに膨れ上がっていきます。

一方Excelの場合は、kintoneよりもリーズナブルに使えるでしょう。インストール型だとインストールする際にかかる費用だけなので、毎月支払いが発生するといったことはありません。

kintoneで脱Excelする4つのメリット

ではkintoneを使って脱Excelをするメリットとはどんなことがあるでしょうか。

1. チーム作業の効率化
2. コミュニケーションの活性化
3. 一元管理ができる
4. 機能が豊富で便利

順番に解説していきます。

1．チーム作業の効率化

kintoneはクラウドサービスです。ネットがつながる環境であれば、どこからでもアクセスすることができます。

リアルタイムに情報共有を行うことが出来るので、データの確認などもスピーディーに行うことが出来ます。

また、先述しましたが同時作業も可能なので、Excelよりも使い勝手が良いと感じる方も多いでしょう。

2．コミュニケーションの活性化

kintoneを提供するサイボウズ株式会社は、「チームワークあふれる社会を創る」という社訓を持っています。

そのためサイボウズ社の製品はいずれも、チームワークが良くなるような機能が盛り込まれています。

kintoneにおいても、データに対してコメントができたり、メンバー間でディスカッションができるような機能が搭載されています。

社内のコミュニケーション活性化につながるでしょう。

3．一元管理ができる

kintoneは様々なデータをまとめて管理するのに役立ちます。

Excelはファイル管理が大変です。いくつもファイルを作成してどれが最新版か分からなくなったり、社員ごとにExcelファイルを管理しているケースもあって、情報の一元化が難しいことが多いです。

一方kintoneは常に最新版のデータが表示されます。誰がどんな変更を加えたのかといった履歴も残るため作業もしやすくなります。

4．機能が豊富で便利

kintoneは便利な機能が豊富に搭載されています。

たとえばワークフローや通知機能、データの集計や分析機能などがあります。

また、kintoneの標準機能に装備されていない機能については、外部連携をすることで機能の拡張を行うことが出来ます。

kintoneで脱Excelする2つの注意点

ではkintoneを使う際の注意点はどんなことがあるでしょうか。

1. 継続的に費用がかかる
2. 9名以下で使いたい場合

まとめていきます。

1．継続的に費用がかかる

1番は費用面です。kintoneは継続的に利用料が発生します。

1番安価なライトコースでも、一人あたり1,000円（月額）が発生しますので、大人数で利用する際は注意が必要です。

またオプションを追加したり、有料の連携機能などを使う場合も、発生する費用に気を付けましょう。

2．9名以下で使いたい場合

kintoneの利用者数は10名以上なので（ワイドコースを除く）、9名以下で使いたい場合は注意が必要です。

万一9名以下で使うとなっても10名分の費用が発生しますので、場合によってはkintone以外のサービスも検討するようにしましょう。

kintone以外にもある！？脱Excelツールとは

kintoneでは費用が高くついてしまったり、9名以下で使いたい場合など、kintone以外のツールを検討したいといった方もいると思います。

そんな方のために、ここからはkintoneと似た製品を紹介します。

kintoneと類似した機能性を持ち、安価に使える製品です。また5名から利用可能な点もポイントです。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

PigeonCloudはkintoneと同様に専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

またkintoneでは別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

こちらの記事ではkintoneの類似製品としてPigeonCloudを解説、比較しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください。

【徹底比較】kintoneと類似製品の違いを価格など4つの項目から比較！それぞれの特徴や選び方を解説

「kintoneに似ている製品って何があるだろう」「kintoneと同じくらいのクオリティで、もっと安価なサービスってないかな？」「自社に合ったWebデー...

おわりに

この記事ではkintoneとExcelの違いや、kintoneで脱Excelするメリットや注意点などを解説してきました。

Excelは便利なツールです。90年代のインターネット普及当時に発売されたツールのひとつで、当時から多くの人に利用されてきました。

しかし2000年代以降クラウドという概念が生まれ、現在はさまざまなクラウドシステムが開発・普及されています。

Excelも便利ですが、チームや大人数でデータをまとめていくことに重きを置くのなら、クラウドシステムがおすすめです。

kintoneやPigeonCloudのようなクラウドシステムを活用して、社内の業務を効率化してみてはいかがでしょうか。

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