【必見】kintoneにできること・できないこととは？主な機能や8つのメリット・デメリット、類似製品を紹介

「kintoneって何ができるの？」

「kintoneのことを詳しく知りたい！」

このような気持ちを抱いていませんか？

kintoneは、データを一元管理するソフトとして人気を博しています。

さまざまな業種・業態の組織に利用されており、国内を代表するデータベースソフトと言えるでしょう。

「そんなkintoneを導入したい！」「だけど、kintoneって自社で使えるのかな？」「そもそもどんなことができるのだろう？」

こんな風に思っている方は多いと思います。

この記事ではkintoneの基本的なポイントを押さえ、kintoneのメリット・デメリットを紹介していきます。

初心者でも分かりやすいよう解説していきますので、kintoneに関心のある方はぜひご一読ください！

kintoneとは？ 

kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

kintoneはグループウェアに知見のあるサイボウズ社が2011年にリリースしたサービスで、これまでに導入した企業は延べ3万社以上。

社内のさまざまなデータを一元管理できるシステムで、脱Excelや脱スプレッドシートとして活用することができます。

従来のデータベースソフトというものは、専門知識を持つエンジニアがいなければ開発できないシステムでしたが、kintoneはノーコードツール（※）なので、専門知識のない、非ITの人であっても自由自在にシステムの開発・構築ができることが特徴。

またスマホやタブレット端末からの利用ができるので、出張先や在宅からでも活用できる点も魅力的です。

（※）ノーコードとは、プログラミングを一切行わずにサービスやソフトウェアを開発することを言います。ドラッグアンドドロップで操作可能なので、専門知識やスキルがなくても短期間でシステム構築を行うことが出来ます。

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kintoneで何ができる？主な機能を紹介

kintoneの機能をざっくり解説していきます。

• アプリ
• コミュニケーション機能
• 拡張機能

順番に解説していきます。

1．アプリ

kintoneはデータをアプリで管理していきます。

たとえば顧客管理の場合は顧客管理用のアプリを、日報の場合は日報管理用のアプリを、それぞれ作成していきます。

仕事の数だけ、管理したいデータの数だけ、アプリを追加していくことができます。

アプリは自分でイチから作成することもできますが、テンプレートを活用することもできるので不慣れな方でも安心です。

2．コミュニケーション機能

kintoneはチームのコミュニケーションを円滑にする機能が盛りだくさんです。

たとえば掲示板を作成したり、スレッドを通して議論したり、コメント機能やメンション機能なども付いています。

3．拡張機能

kintoneは標準的に装備されている基本機能だけでなく、様々な機能をプラスしていくことができます。

豊富なプラグインや外部連携サービスで、業務に合わせて欲しい機能を取り入れることができます。

kintoneでできることとは？5つのメリットを解説

ここからはkintoneのメリットを5つ紹介していきます。

• 業務効率が上がる
• コミュニケーション機能
• マルチデバイス対応
• 機能拡張でどんな業務にも対応
• 多言語対応

順番に解説していきます。

1．業務効率が上がる

kintoneはデータ管理を効率的に行うことが出来ます。

たとえばデータの入力や編集、絞り込み、全文検索やレポート機能など、kintoneにはデータ管理に必要となるさまざまな機能が付いています。

kintoneを活用すれば業務の効率がアップするでしょう。

2．チーム作業が円滑になる

kintoneを使えば、メンバー間での同時作業や同時編集が可能となり、リアルタイムの情報共有も可能になります。

ネット接続ができる環境であれば操作が可能なので、出張先や営業先からでもデータを確認することができ、チーム作業が円滑化します。

3．マルチデバイス対応

kintoneは、スマホやタブレット端末などマルチデバイスに対応しています。

会社のPCだけでなく、自宅のPCからでもアクセスすることが可能。

現代の働き方にマッチしたソフトと言えるでしょう。

4．機能拡張でどんな業務にも対応

kintoneはたとえ標準機能でできないことであっても、機能を拡張することができます。

プラグインや外部連携できるサービスが100種類以上あるのです。

探したり、購入する手間はかかってしまいますが、必要としているサービスがきっと見つかるでしょう。

5．多言語対応

kintoneは日本語以外の言語も対応しています。

英語・簡体字・繁体字・スペイン語に対応しているので、海外に拠点を置いている企業にとっては便利なシステムです。

kintoneでできないこととは？3つのデメリットを解説

たくさんのメリットがあるkintoneですが、一方で気を付けておきたいポイントもあります。

ここからは、kintoneのデメリットを3つ解説していきます。

• 一人あたり５GB
• 標準機能で出来ないことがある
• 高額になる場合も

順番に紹介していきます。

1．一人あたり５GB

kintoneのデータ容量は一人あたり5GBです。

容量を追加することもできますが、別途費用が生じます。

そのため多くのデータを管理したいと思っている場合は、kintoneでは物足りない可能性があります。

2．標準機能で出来ないことがある

kintoneはとても便利なシステムです。

しかし、いくらkintoneといえども標準機能で出来ないこともあります。

たとえば、次のような機能は標準装備していません。

帳票出力、ルックアップ自動取得、自動採番、フォーム機能、メルマガ配信・・・

使いたい機能が標準装備しているのかどうかということは、事前に確認しておくようにしましょう。

3．高額になる場合も

先述したとおり、kintoneはプラグインや外部サービスを連携して、機能を拡張することができます。

しかし機能を追加すると別途費用が発生し、気付いたら高額な出費になっていた、なんてこともあります。

連携サービスは無料のものもあるので一概には言えませんが、別途費用がかかる可能性があることは念頭に置いておきましょう。

kintoneで管理できることとは？具体例を紹介

ここまでkintoneのメリットやデメリットを見てきました。

では次に、kintoneで具体的にどんなことを管理していけるのか見ていきましょう。ここでは4つの例を紹介していきます。

• 顧客・案件管理
• 申請業務
• 日報管理
• 社内ポータル

順番に解説していきます。

1．顧客・案件管理

kintoneは顧客管理や案件管理を行うことができます。

kintoneは情報を一元化できるので、顧客や案件情報を集約することができ、それぞれの案件の進捗状況を見える化することができます。

過去の経緯や進捗が分かりやすくなるため、チーム内で情報共有が進みます。

2．申請業務

Excelやメールなどに散らばっていた申請を、kintone上で一括管理することができます。

通知機能があるため、申請があったらリアルタイムで確認することも。

またワンクリックで承認ができるため、業務の負担になりません。

3．日報管理

個人の色が出やすい日報ですが、kintone上で集約すると管理が楽になります。

外出先からスマホを使って報告することも可能。一つ一つの報告に対して、コメントを付けることもできるので、上司と部下でコミュニケーションをとることもできます。

4．社内ポータル

kintoneは社内ポータルとしても活用することが出来ます。

掲示板を作ったり、申請画面を作ったり、資料を蓄積したり・・都度、業務に必要なページを作成することができます。

kintoneの類似製品を紹介

ここまでkintoneのメリット・デメリットや具体例を紹介してきました。

kintoneは利便性が高い一方で、料金や容量などでデメリットとなることもあります。

そのため、導入前に他社製品と比較したいと思う方も多いのではないでしょうか。

ここからはkintoneの類似製品をひとつ紹介します。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

PigeonCloudは、kintoneと同様にさまざまなデータを一元管理できるソフトです。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また「標準機能の充実度」については、kintoneでは標準装備していなかった「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「フォーム機能」や「自動採番機能」などが標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

こちらの記事では、kintoneとPigeonCloudの違いについて詳しくまとめています。ぜひご一読ください。

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kintoneが向いているケース、向いていないケースについて

ではkintoneが向いているケースと、向いていないケースについてまとめていきます。

kintoneが向いているケース

kintoneはテレビCMでも目にする機会があり、認知度の高い製品です。

またkintoneの特長である、コミュニケーション機能を欲している場合や、使いたい機能が標準装備されている場合にオススメと言えるでしょう。

kintoneに向いていないケース

次にkintoneに向いていないケースを解説していきます。

まずkintoneは10名～利用ができるようになっていますので、9名以下で使いたいという場合は適していません。

また使いたい機能が標準装備されていない場合は、一度他社を検討してみるのがおすすめ。

そしてkintoneはデータ容量が一人あたり5GBなので、大量のデータを保存したい場合も適していません。

まとめ

この記事ではkintoneの基本を押さえ、メリットや注意点をお伝えしてきました。

kintoneには向き・不向きがあります。

もしkintoneに向いていなかった場合は、一度他社製品を検討してみてはいかがでしょうか。

こちらの記事ではkintoneの類似製品を比較しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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