【必見】kintoneにできること・できないこととは？7つのメリット・デメリットから徹底解説！

「kintoneってどんなソフトなの？」

「kintoneのことを詳しく知りたい！」

このような気持ちを抱いていませんか？

kintoneは、組織のあらゆるデータを管理するソフトとして人気を博しています。

さまざまな業種・業態の組織に利用されており、国内を代表するデータベースソフトと言えるでしょう。

「そんなkintoneを導入したい！」「だけど、kintoneって自社で使えるのかな？」「そもそもどんなことができるのだろう？」

こんな風に思っている方は多いと思います。

この記事ではkintoneの基本的なポイントを押さえ、kintoneのメリット・デメリットを紹介していきます。

初心者でも分かりやすいよう解説していきますので、kintoneに関心のある方はぜひご一読ください！

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kintoneとは？何ができるの？

kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

社内のさまざまなデータを管理するシステムで、脱Excelや脱スプレッドシートとして活用されている方も多いです。

kintoneを導入すると、社内にあるデータを一元化することができるので、データの管理が効率化します。

スマホやタブレット端末からも利用ができるので、出張先や在宅からでも活用できる点が魅力的です。

またコミュニケーション機能も充実しているので、チームでの連携をとりたい場合にもその効果を発揮することができます。

kintoneは多様な用途を想定してつくられています。

具体的には次のような業務管理を行うことが出来ます。

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kintoneでできることとは？4つのメリットを解説

さまざまな企業や組織が利用しているkintone。

そんなkintoneのメリットを4つ紹介していきます。

• さまざまなデータを一元管理
• コミュニケーション機能
• マルチデバイス対応
• 外部連携サービスで機能拡張

順番に解説していきます。

1．さまざまなデータを一元管理

既にお伝えしたように、kintoneは様々なデータを一元管理することができます。

そのため、データの検索・集計・編集作業を簡単に行うことができます。

たとえばExcelだと各個人でファイルを管理しているため、必要な情報を見つけるのに苦労することがあります。
kintoneなら、すべての情報がひとつのプラットフォームにまとまっているので、必要な情報をすぐに見つけることができるのです。

2．コミュニケーション機能

kintoneの特長の一つが「コミュニケーション機能が豊富」であるということです。

kintoneは、社内外の仲間と円滑にコミュニケーションをとることができます。

チャットやSNSのような機能があったり、データに対してコメントできる機能などがあります。

在宅勤務の普及によって、仲間とのコミュニケーションが不足することを危惧しているのなら最適なツールです。

3．マルチデバイス対応

kintoneは、スマホやタブレットなどマルチデバイスに対応しています。

会社のPCだけでなく、自宅のPCからでもアクセスすることが可能。

そのため、在宅勤務や外出先からでもアクセスしやすく、現代の働き方にマッチしたソフトと言えるでしょう。

4．外部連携サービスで機能拡張

kintoneは、たとえ標準機能でできないことであっても、機能を拡張することができます。

たとえば、kintoneにはメルマガ機能が標準装備していません。

しかし、外部ツールである「配配メール」と連携すれば、kintoneの情報を「配配メール」と紐づけて利用することができます。

kintoneには、たくさんの連携サービスがあるので、標準機能になかったとしてもピッタリと合う連携サービスが見つかることと思います。

kintoneでできないこととは？3つのデメリットを解説

たくさんのメリットがあるkintoneですが、一方で注意点もあるのです。

ここからは、kintoneのデメリットを3つ解説していきます。

• データ容量が一人あたり５GB
• 標準機能で出来ないことがある
• 外部連携サービスを使うと出費がかさむ

順番に紹介していきます。

1．データ容量が一人あたり５GB

kintoneのデータ容量は一人あたり5GBまでです。

容量を追加することもできますが、別途費用が生じます。

大量のデータを保存したいと思っている場合は、kintoneでは物足りない可能性があります。

2．標準機能で出来ないことがある

kintoneは、さまざまなデータを管理することができます。

しかし、いくらkintoneといえども標準機能で出来ないこともあります。

たとえば、次のような機能は標準装備していません。

帳票出力、ルックアップ自動取得、自動採番、フォーム機能、メルマガ配信・・・

「使いたい機能が標準装備しているのかどうか」ということは、事前に確認しておくようにしましょう。

3．外部連携サービスを使うと出費がかさむ

先述したとおり、kintoneは標準機能以上のことをしようと思った場合、「外部連携サービス」を利用するなどの方法で機能拡張することができます。

しかし機能を追加すると、出費がかさんでしまうことがあります。

先ほどの例をもう一度出すと、kintoneでメルマガ配信を行いたい場合、「配配メール」と連携することで配信が可能になります。

しかしこの場合、kintoneの利用料とは別で、「配配メール」の利用料も発生してしまいます。

連携サービスは無料のものもあるので一概には言えませんが、出費がかさむ可能性があることは念頭に置いておきましょう。

kintoneの類似製品を紹介

kintoneには、意外と注意すべき点があることが分かりましたね。

ではkintoneと同じようなことができ、kintoneのデメリットを感じないようなソフトがあったらどうでしょうか。

ここからは、そんなサービスを一つご紹介します。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

PigeonCloudは、kintoneと同様にさまざまなデータを一元管理できるソフトです。

そんなPigeonCloudの魅力は、「低価格」、「標準機能の充実度」、「サポート力」です。

とりわけ「標準機能の充実度」については、kintoneでは標準装備していなかった「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「フォーム機能」や「自動採番機能」などが標準装備しています。

基本料もkintoneよりお安いので、コストパフォーマンスが高い製品となっています。

サポート力も高いので、安心して活用することができます。

PigeonCloudはまだまだ知名度の低い製品ですが、コスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

こちらの記事では、kintoneとPigeonCloudの違いについて詳しくまとめています。ぜひご一読ください。

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kintoneが向いているケース、向いていないケースについて

これまでの解説を振り返って、kintoneに向いているケースと、向いていないケースについてまとめていきます。

kintoneが向いているケース

kintoneはテレビCMでも目にする機会があり、認知度の高い製品です。

さまざまなデータを管理できるため、業種・業態を問わず利用できる点も魅力的です。

またkintoneの特長である、コミュニケーション機能を欲している場合や、自社で使いたい機能がkintoneに標準装備されている場合にオススメと言えるでしょう。

kintoneに向いていないケース

次にkintoneに向いていないケースを解説していきます。

まずkintoneは5名～利用ができるようになっていますので、4名以下で使いたいという場合は適していません。

また使いたい機能が標準装備されていない場合も、あまりオススメできません。

予算に余裕がない限りやめておきましょう。

そしてkintoneはデータ容量が一人あたり5GBなので、大量のデータを保存したい場合も適していません。

kintoneにできること・できないこと：まとめ

kintoneは汎用的に使えて、知名度の高いデータベースソフトです。

この記事ではkintoneの基本を押さえ、メリットや注意点をお伝えしてきました。

解説してきましたように、kintoneには向き・不向きがあります。

もし、kintoneに向いていなかった場合は、記事のなかで紹介した類似製品を検討しても良いかもしれません。

kintoneに比べ、データ容量も多く、標準機能も充実しているからです。

もし、「いいかも」と思われた方は、公式サイトから「資料ダウンロード」や「無料トライアル」を申し込んでみてください。

また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。

そんなときは、お気軽に問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。

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