【必見】kintoneって何ができるの?kintoneにできること・できないことを、7つのメリット・デメリットから徹底解説!

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「kintoneってどんなソフトなの?」
「kintoneのことを詳しく知りたい!」
このような気持ちを抱いていませんか?
kintoneは、組織のあらゆるデータを管理するソフトとして人気を博しています。
さまざまな業種・業態の組織に利用されており、国内を代表するデータベースソフトと言えるでしょう。
「そんなkintoneを導入したい!」「だけど、kintoneって自社で使えるのかな?」「そもそもどんなことができるのだろう?」
こんな風に思っている方は多いと思います。
この記事ではkintoneの基本的なポイントを押さえ、kintoneのメリット・デメリットを紹介していきます。
初心者でも分かりやすいよう解説していきますので、kintoneに関心のある方はぜひご一読ください!
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kintoneとは
kintoneとは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。
kintoneはあらゆる組織の業務を効率化すべく、多彩な用途を想定してつくられています。
具体的に言うと・・
- 顧客管理
- タスク管理
- 営業支援
- 勤怠管理
- 採用管理
- 在庫管理
- 議事録管理
- 受発注管理
- 進捗管理
- 案件管理
- 請求書管理
- 問い合わせ管理
- ワークフロー
などなど。
さまざまな企業・組織で必要な機能・用途がひとつに詰まっている製品なのです。
kintoneでできることとは?4つのメリットを解説
さまざまな企業や組織が利用しているkintone。
そんなkintoneのメリットを4つ紹介していきます。
- さまざまなデータを一元管理
- コミュニケーション機能
- マルチデバイス対応
- 外部連携サービスで機能拡張
順番に解説していきます。
1.さまざまなデータを一元管理
既にお伝えしたように、kintoneは様々なデータを一元管理することができます。
そのため、データの検索・集計・編集作業を簡単に行うことができます。
たとえばExcelだと各個人でファイルを管理しているため、必要な情報を見つけるのに苦労することがあります。
kintoneなら、すべての情報がひとつのプラットフォームにまとまっているので、必要な情報をすぐに見つけることができるのです。
2.コミュニケーション機能
kintoneの特長の一つが「コミュニケーション機能が豊富」であるということです。
kintoneは、社内外の仲間と円滑にコミュニケーションをとることができます。
チャットやSNSのような機能があったり、データに対してコメントできる機能などがあります。
在宅勤務の普及によって、仲間とのコミュニケーションが不足することを危惧しているのなら最適なツールです。
3.マルチデバイス対応
kintoneは、スマホやタブレットなどマルチデバイスに対応しています。
会社のPCだけでなく、自宅のPCからでもアクセスすることが可能。
そのため、在宅勤務や外出先からでもアクセスしやすく、現代の働き方にマッチしたソフトと言えるでしょう。
4.外部連携サービスで機能拡張
kintoneは、たとえ標準機能でできないことであっても、機能を拡張することができます。
たとえば、kintoneにはメルマガ機能が標準装備していません。
しかし、外部ツールである「配配メール」と連携すれば、kintoneの情報を「配配メール」と紐づけて利用することができます。
kintoneには、たくさんの連携サービスがあるので、標準機能になかったとしてもピッタリと合う連携サービスが見つかることと思います。
kintoneでできないこととは?3つのデメリットを解説
たくさんのメリットがあるkintoneですが、一方で注意点もあるのです。
ここからは、kintoneのデメリットを3つ解説していきます。
- データ容量が一人あたり5GB
- 標準機能で出来ないことがある
- 外部連携サービスを使うと出費がかさむ
順番に紹介していきます。
1.データ容量が一人あたり5GB
kintoneのデータ容量は一人あたり5GBまでです。
容量を追加することもできますが、別途費用が生じます。
大量のデータを保存したいと思っている場合は、kintoneでは物足りない可能性があります。
2.標準機能で出来ないことがある
kintoneは、さまざまなデータを管理することができます。
しかし、いくらkintoneといえども標準機能で出来ないこともあります。
たとえば、次のような機能は標準装備していません。
帳票出力、ルックアップ自動取得、自動採番、フォーム機能、メルマガ配信・・・
「使いたい機能が標準装備しているのかどうか」ということは、事前に確認しておくようにしましょう。
3.外部連携サービスを使うと出費がかさむ
先述したとおり、kintoneは標準機能以上のことをしようと思った場合、「外部連携サービス」を利用するなどの方法で機能拡張することができます。
しかし機能を追加すると、出費がかさんでしまうことがあります。
先ほどの例をもう一度出すと、kintoneでメルマガ配信を行いたい場合、「配配メール」と連携することで配信が可能になります。
しかしこの場合、kintoneの利用料とは別で、「配配メール」の利用料も発生してしまいます。
連携サービスは無料のものもあるので一概には言えませんが、出費がかさむ可能性があることは念頭に置いておきましょう。
kintoneの類似製品を紹介
kintoneには、意外と注意すべき点があることが分かりましたね。
ではkintoneと同じようなことができ、kintoneのデメリットを感じないようなソフトがあったらどうでしょうか。
ここからは、そんなサービスを一つご紹介します。
PigeonCloud(ピジョンクラウド)
PigeonCloud(ピジョンクラウド)は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。
PigeonCloudは、kintoneと同様にさまざまなデータを一元管理できるソフトです。
そんなPigeonCloudの魅力は、「低価格」、「標準機能の充実度」、「サポート力」です。
とりわけ「標準機能の充実度」については、kintoneでは標準装備していなかった「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「フォーム機能」や「自動採番機能」などが標準装備しています。
基本料もkintoneよりお安いので、コストパフォーマンスが高い製品となっています。
サポート力も高いので、安心して活用することができます。
PigeonCloudはまだまだ知名度の低い製品ですが、コスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい!」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。
- ユーザー数プラン 800円~1,000円/一人あたり
- 同時ログインプラン(利用者数は多いけれど同時に接続する人は少ない場合、お得に利用できる)
- 低価格
- サポートが手厚い
- データ容量100GB
- 標準機能が充実
- データ分析機能
- メルマガ機能などMA機能が装備
- データベースソフト
- スマホ、タブレットOK
- メッセージツールとの連携
- 直感的な操作性
- 社内のデータを一元管理
- オンプレミス型にも対応可能
公式サイト:PigeonCloud
こちらの記事では、kintoneとPigeonCloudの違いについて詳しくまとめています。ぜひご一読ください。
kintoneが向いているケース、向いていないケースについて
これまでの解説を振り返って、kintoneに向いているケースと、向いていないケースについてまとめていきます。
kintoneが向いているケース
kintoneはテレビCMでも目にする機会があり、認知度の高い製品です。
さまざまなデータを管理できるため、業種・業態を問わず利用できる点も魅力的です。
またkintoneの特長である、コミュニケーション機能を欲している場合や、自社で使いたい機能がkintoneに標準装備されている場合にオススメと言えるでしょう。
- 認知度の高い製品を使いたい場合
- 予算に余裕のある場合
- 使いたい機能が標準装備されている場合
- コミュニケーションを活性化させたい場合
kintoneに向いていないケース
次にkintoneに向いていないケースを解説していきます。
まずkintoneは5名~利用ができるようになっていますので、4名以下で使いたいという場合は適していません。
また使いたい機能が標準装備されていない場合も、あまりオススメできません。
予算に余裕がない限りやめておきましょう。
そしてkintoneはデータ容量が一人あたり5GBなので、大量のデータを保存したい場合も適していません。
- 4名以下で利用したい場合
- 予算に余裕がない場合
- 使いたい機能が標準装備にない場合
- 大量のデータを保存したい場合
kintoneにできること・できないこと:まとめ
kintoneは汎用的に使えて、知名度の高いデータベースソフトです。
この記事ではkintoneの基本を押さえ、メリットや注意点をお伝えしてきました。
解説してきましたように、kintoneには向き・不向きがあります。
もし、kintoneに向いていなかった場合は、記事のなかで紹介した類似製品を検討しても良いかもしれません。
kintoneに比べ、データ容量も多く、標準機能も充実しているからです。
もし、「いいかも」と思われた方は、公式サイトから「資料ダウンロード」や「無料トライアル」を申し込んでみてください。
また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。
そんなときは、お気軽に問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。
シンプル操作で誰でも使える!コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」
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