【必見】kintoneは使えない？「使えない」と言われている2つの理由や、活用のコツを紹介！

「kintoneをうまく使うことができない」

「kintoneってどんなことに向いているのかよく分からない」

このような気持ちを抱えていませんか。

kintoneはサイボウズ株式会社が提供するツールで、国内を代表するデータ管理システムです。

導入数は3万にのぼり、スタートアップから大企業までさまざまな組織に利用されています。

そんな著名なkintoneですが、「使えない」と言われていることをご存じでしょうか。

この記事では、kintoneが使えないと言われる理由を解説していきます。

kintoneについて詳しく知りたいという方は、ぜひご一読ください！

kintoneが「使えない」と言われる2つの理由

kintoneが使えないと言われるのはなぜでしょうか。ここからはその理由について解説していきます。

• 社内の問題
• システム的な問題

順番に解説していきます。

社内の問題

kintoneが使えない理由は、社内に問題がある場合があります。

たとえばシステム設計はIT部門の人が行い、実際は現場の人が使っている、なんてことありませんか？

このような場合、現場の意見を上手く取り入れられていないため、導入が失敗に終わるケースがあるので注意。

また、kintoneはノーコードで専門知識が不要なシステムです。

ですが、だからと言って、一切知識が無くてもOKというわけではありません。

利用する人はある程度の知識が必要です。公式サイトからセミナーを申し込むなど、利用する社員の教育を怠らないようにしましょう。

システム的な問題

kintoneが使えない要因は、システム的な問題がある場合もあります。

たとえば機能面です。kintoneの標準機能で出来ることは限られています。

帳票出力やルックアップ自動取得などは便利で人気の機能ですが、kintoneは標準装備していません。

機能を拡張すれば使えるようになりますが、別途費用がかかることも。

また、kintoneは一人あたり５GBの容量制限があります。このため規模の大きなデータ管理には不向きでしょう。

またExcelからkintoneに乗り換える方は多いと思います。

しかし、kintoneもExcelのような感覚で操作できるだろうと思っていると、上手くいきません。

kintoneはアプリ形式なので根本的にExcelとは異なります。どんなシステムであれ、スムーズに使うためにはある程度の学習期間が必要です。

kintoneが得意な3つのこと

ここまでkintoneは使えないと思われる理由について解説してきましたが、一方でkintoneは得意なこともあります。

ここからはkintoneが得意なことについて解説していきます。

• 幅広い用途に利用できる
• チームワークの活性化
• 機能の拡張

順番に解説していきます。

1.幅広い用途に利用できる

kintoneは様々なデータに対応しています。

たとえば、顧客管理やタスク管理、在庫管理や勤怠登録、日報管理、採用管理、ワークフローなどなど。

このように一つの部署だけでなく、社内のあらゆる部署や業務でkintoneを利用することができます。

2.チームワークの活性化

kintoneは、チームのコミュニケーションを円滑にする機能が盛りだくさんです。

たとえば掲示板を作成したり、スレッドを通して議論したり、コメント機能やメンション機能なども付いています。

SNSのようにメッセージのやり取りを行ったり、「いいね！」を送り合うこともできます。

在宅勤務の普及で社員同士のコミュニケーションに不安がある場合には、ぜひ使いたい機能ですね。

3.機能の拡張

kintoneの特長の一つが機能を拡張できることです。

元々kintoneには無い機能でも、プラグインや外部連携サービスを使って拡張することができます。

これらのサービスは有料のものが多いのですが、なかには無料で使えるサービスもあります。

また機能拡張のために、「ローコード開発」を行いたいというケースもあるでしょう。

プログラミングの知識がある場合は、ローコード開発で自社の用途に合わせて拡張できるところもkintoneの魅力です。

kintoneを活用するためのコツ

先述したようにkintoneはさまざまなデータに対応でき、社内のコミュニケーションツールにもなるデータベースソフトです。

データベースソフトはとても便利なものなので、「使えない」と思ってしまうのはもったいないです。

ここからは、kintoneを上手く使えるようになるコツを紹介していきます。

• 推進リーダーを決める
• 実際に使う社員の意見を取り入れる
• コンサルに依頼する
• kintoneが自社に合っているか見直してみる

順番に解説していきます。

1.推進リーダーを決める

kintoneに限らず、システムを社内へ普及・浸透させるためには推進リーダーを決めるのが効果的です。

社内の課題について見直し、どのようなアプリをどのように構築するか、検討していきます。

また業務に、よりフィットさせたい場合はローコード開発するという手もあります。

ローコード開発の場合、プログラミング知識が必要になりますので、そのようなスキルのある方をリーダーとするとより良いでしょう。

2.実際に使う社員の意見を取り入れる

システム構築をしていく際は、実際に使う人ファーストで作りましょう。

管理職や上層部がシステムを構築してしまうと、実用的な機能を入れられない可能性があります。

トライアル期間には、実際に利用する社員に意見をもらうようにしてください。

3.コンサルに依頼する

予算がある場合に限りますが、コンサルにkintoneの構築、運用のサポートを支援してもらう方法があります。

特に使い始めは、どのように構築したら良いのか迷うことも多いと思います。

kintoneに慣れているコンサルなら、短時間で自社に合った形を見出してくれるでしょう。

4 .kintoneが自社に合っているか見直してみる

kintoneのマイナスポイントが気になるようなら、類似サービスを検討してみるのがオススメ。

kintoneと同様の機能を持ち、コストパフォーマンスや標準機能の充実などに優れた類似製品なら、問題を解決することができるかもしれません。

kintoneの類似製品を紹介

上述したように、kintoneの価格などがネックとなって他社を検討するという方は多いと思います。

そんな方に次の製品を紹介します。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するWebデータベースソフトです。

PigeonCloudはkintoneと同様に、専門知識が一切不要なノーコードツールで汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

またkintoneでは別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

こちらの記事では、kintoneとPigeonCloudの違いについて、詳しくまとめています。ぜひご一読ください。

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kintoneは使えない？まとめ

kintoneは、国内を代表するデータベースソフトです。

顧客管理やタスク管理、在庫管理や勤怠登録、予約管理などなど・・幅広い業務に活用することができます。

しかし標準機能の物足りなさや、利用者側の準備不足などによって、「使えない」と思ってしまうこともあります。

そんなときは、記事の中で紹介した「kintone活用のコツ」を実践してみてください。

また、kintoneの類似製品を試してみるのもオススメです。

もし今回紹介した類似製品に興味を持っていただきましたら、公式サイトから「資料請求」や「無料トライアル」を試してみてはいかがでしょうか。

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