【必見】kintoneは使えない？「使えない」と言われている2つの理由や、活用のコツを紹介！

「kintoneをうまく使うことができない！」

「kintoneってどんなことに向いているのかよく分からない」

このような気持ちを抱えていませんか。

kintoneはサイボウズ株式会社が提供するツールで、国内を代表するデータ管理システムです。

導入数は2万にのぼり、スタートアップから大企業までさまざまな組織に利用されています。

そんな著名なkintoneですが、名前だけが先行して実際にどんなことができるのか知らないという方も多いのではないでしょうか。

この記事では、kintoneがどんなことに使えるのか、使えないのか徹底解説していきます。

kintoneについて詳しく知りたいという方は、ぜひご一読ください！

シンプル操作で誰でも使える！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」

kintoneが「使えない」と言われる2つの理由

kintoneを使ってみたけど、上手く使えなかったというケースは、残念ながらよくあるようです。

ここからは、その理由について解説していきます。

1. 標準機能で出来ることが限られている
2. 準備不足

順番に解説していきます。

1.標準機能で出来ることが限られている

kintoneを使っていて、物足りなさを感じる方は意外と多いように思います。

その理由の一つは、標準機能で出来ることが限られているからです。

標準機能の不足を補うために、kintoneには豊富な拡張機能が備えられているのです。

たとえばkintoneは、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」などの機能は標準装備していません。

他の製品にはついていたりもするので、「使えない」と思われる一因になります。 

2.準備不足

社内でkintoneを使うときは、利用する社員全員にある程度の知識をつける必要があります。

事前に準備をしておかないと、初動でつまづいてしまうので注意。

まずは月並みになりますが、kintoneの基本的な使い方をマスターしていきましょう。

そのためには、サイボウズ公式セミナーへ参加してみるのがオススメ。

無料で参加することができますし、頻繁に行っているので一度チェックしてみてください。

kintoneが得意な3つのこと

では、kintoneはどんなことが得意で、どんなことが苦手なのかまとめていきます。

まずは、kintoneが得意なことについて紹介していきます。

1. 様々なデータに対応すること
2. チームワークの活性化
3. 機能の拡張

順番に解説していきます。

1.様々なデータに対応すること

kintoneは様々なデータに対応しているため、幅広い用途に利用することができます。

たとえば、顧客管理やタスク管理、在庫管理や勤怠登録、日報管理、採用管理、ワークフローなどなど。

このように一つの部署だけでなく、社内のあらゆる部署や業務でkintoneを活用することができます。

データ連携も得意なので、部署間のやりとりを円滑にすることもできます。

2.チームワークの活性化

kintoneは、チームのコミュニケーションを活性化する機能が豊富に取り揃えられています。

SNSのようにメッセージのやり取りを行ったり、「いいね！」を送り合うこともできます。

またスレッドを立ててデータを共有したり、ディスカッションを行ったりすることもできます。

在宅勤務の普及で、社員同士のコミュニケーションに不安がある場合にはもってこいの製品です。

3.機能の拡張

kintoneの特長の一つが、機能を拡張できることです。

元々kintoneには無い機能でも、拡張することで利用できるようになります。

kintoneと連携しているサービスはたくさんありますし、なかには無料で使えるサービスもあるので、簡単に機能を追加していくことができます。

また機能拡張のために、「ローコード開発」を行いたいというケースもあると思います。

プログラミングの知識があるという方は、ローコード開発で自社の用途に合わせたシステムを構築できるという点もkintoneの魅力です。

kintoneが苦手な3つのこと

次に、kintoneが苦手なことをまとめていきます。

1. 標準機能以上のこと
2. 大量のデータを保存すること
3. Excelのような感覚では使えない

順番に解説していきます。

1.標準機能以上のこと

kintoneはなんでもできるようなイメージがあるかもしれませんが、先述したとおり標準機能で出来ることは限られています。

標準以上の機能を求める場合は、外部連携サービスなどを導入する必要があります。

なかには、外部サービスの費用が高額なものもあるので、導入前に確認しておくようにしましょう。

具体的に、例を挙げて説明しますね。

たとえば、kintoneを使って「帳票出力」を行うと仮定します。

帳票出力とは、「自社で使っているフォーマット」でkintoneのデータを出力するということです。

kintone単体だとkintoneの様式でしか出力することができません。

そこで、外部連携サービスを利用します。

外部連携サービスを利用すると、kintoneのデータを自社のフォーマットで出力することができるのです。

いずれも、kintoneの基本料金にプラスで費用がかかってきます。

そのため、「基本機能のなかに、帳票出力が入っていたら良かったのに・・」

と嘆く方が出てきてしまうのです。

帳票出力については、詳しくはこちらの記事にまとめてあります。

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2.大量のデータを保存すること

kintoneのデータ量は、一人あたり５GBです。

容量を追加することもできますが、別途費用がかかります。

大量のデータを保存したいと思っているなら、kintoneではなく別のサービスを検討した方がいいでしょう。

3.Excelのような感覚では使えない

Excelからkintoneに乗り換える方は多いと思います。

しかし、kintoneもExcelのような感覚で操作できるだろうと思っていると、上手くいきません。

kintoneは、データをアプリで管理していきます。形式自体がExcelとは異なるので、戸惑う方も多いのではないでしょうか。

トライアルを行う際には、事前にExcelとの違いを確認しておき、どのように落とし込むか考えておきましょう。

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「使えない」から「使える！」へ。kintoneを活用するためのコツ

先述したようにkintoneはさまざまなデータに対応でき、社内のコミュニケーションツールにもなるデータベースソフトです。

Excelでは出来なかった「クラウド管理」に対応しているので、スマホやタブレットからアクセスできたり、通知機能やデータのリアルタイム性など、便利な機能が盛りだくさんです。

データベースソフトはとても便利なものなので、「使えない」と思ってしまうのはもったいないです。

ここからは、kintoneを上手く使えるようになるコツを紹介していきます。

1.kintoneに慣れる時間を確保する

kintoneに慣れる時間を確保することは大切です。

通常業務が忙しいと言っていては、なかなかkintone上達にはつながりません。

後回しにしてしまいがちですが、システムに慣れる時間を積極的にとっていくことが重要です。

2.コンサルに依頼する

予算がある場合に限りますが、コンサルに依頼してkintoneの構築、運用のサポートをしてもらう方法があります。

特に使い始めは、どのように構築したら良いのか迷うことも多いと思います。

kintoneに慣れているコンサルなら、短時間で自社に合った形を見出してくれるでしょう。

3.【最終手段】kintoneの類似製品を使う

「コンサルの費用を捻出することができない・・」

「kintoneの費用が高くて使うことができない・・」

「もっとサポートが手厚いサービスってないの？」

こんな風に思われる方もいると思います。

予算や時間の確保が難しい場合、kintoneよりも安くて、サポートが手厚い類似サービスを検討してみるのがオススメです。

kintoneと同様の機能を持ち、コストパフォーマンスとサポート力に優れた類似製品なら、上記のお悩みを解決することができます。

kintoneの類似製品を紹介

上述したように、kintoneの価格などがきっかけとなって他社を検討するという方は多いと思います。

そんな方に、kintoneと同様の機能を持ち、より安価で、サポート力も兼ね備えた製品を紹介します。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

kintoneとほとんど同じような機能を持っているため、顧客管理やタスク管理、勤怠管理や在庫管理など、kintoneと同様の用途に利用することができます。

PigeonCloudの魅力は、「低価格」と「標準機能の充実度」、「サポート力」にあります。

特に「標準機能の充実度」については、kintoneでは標準装備していない、帳票出力やルックアップ自動取得、自動採番機能などが標準装備しています。

また「サポート」についても、専任の担当者が支援を行いますので、悩みを相談しやすく、効率的にデータベースの構築・運用を行っていくことができます。

PigeonCloudはまだまだ知名度の低い製品ですが、コスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

こちらの記事では、kintoneとPigeonCloudの違いについて、詳しくまとめています。ぜひご一読ください。

【徹底比較】kintoneと類似製品の違いを価格など4つの項目から比較！それぞれの特徴や選び方を解説

「kintoneに似ている製品って何があるだろう」「kintoneと同じくらいのクオリティで、もっと安価なサービスってないかな？」「自社に合ったWebデー...

kintoneは使えない？まとめ

kintoneは、国内を代表するデータベースソフトです。

顧客管理やタスク管理、在庫管理や勤怠登録、予約管理などなど・・幅広い業務に活用することができます。

しかし標準機能の物足りなさや、利用者側の準備不足などによって、「使えない」と思ってしまうこともあります。

そんなときは、記事の中で紹介した「kintone活用のコツ」を実践してみてください。

また、kintoneの類似製品を試してみるのもオススメです。

紹介したPigeonCloudは、kintoneのような知名度はありませんが、標準機能が充実しており、コストパフォーマンスに長けています。

もし興味を持っていただきましたら、公式サイトから「資料ダウンロード」や「無料トライアル」を試してみましょう。

また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。

そんなときは、お気軽に問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。

シンプル操作で誰でも使える！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」
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