DXで業務効率化を行うポイントとは？おすすめツールやDXが業務に欠かせない理由を解説

「社内の業務を改善したい」

「DXで業務効率化ができるの？」

「DXってよく分からない」

このような気持ちを抱いていませんか。

DXは、デジタル・トランスフォーメーションの略語です。

2018年に経産省から発出された「DXレポート」を皮切りに、急速にその考えが広がりました。

この記事ではDXの業務効率化について深掘りしていきます。DXについて関心のある方はぜひご一読ください！

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DXとは？

先述しましたがDXとはデジタル・トランスフォーメーションの略語です。

直訳すると「デジタル」＝「IT技術」、「トランスフォーメーション」＝「変革」となります。

DXとはデジタル技術を駆使して、社内業務を効率化すること。

そして、ビジネスに変革を起こすことを意味します。

変革というのは、既存の業務・業態だけではなく、新たな付加価値を見出すことを表します。

DXの現状

わが国において、DXはどのくらい進んでいるのでしょうか。

それについて調べたデータを見てみましょう。

資料引用：独立行政法人 情報処理推進機構「DX白書2023」

こちらは独立行政法人 情報処理推進機構が発表した「DX白書2023」の調査結果です。

上のグラフでは、DXの取組状況を従業員別で表しています。

注目していただきたいのが、日本の100人以下のデータです。

なんと「DXに取り組んでいない」と回答した企業が57.7％と、半数以上という結果でした。

日本の大企業ではDXが進んでいるのに対し、中小企業ではあまり進んでいないことが明らかとなりました。

ちなみにアメリカと比べても、わが国のDXは遅れをとっていることが分かります。

諸外国との比較、中小企業でDXが進まない要因については、こちらの記事でくわしく述べています。

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業務にDXが欠かせない理由

ここまで日本でのDXの普及率について見てきました。

中小企業では意外と進んでいないことに驚かれた方もいるかもしれません。

しかし、

「そもそもなぜDXしないといけないの？別に、DXをしなくたってこれまでどおりでいいじゃん！」

と、このように思う方もいるかもしれません。

そこで、ここからはなぜDXが必要なのか、DXの必要性について解説していきます。

• デジタル敗者になる可能性がある
• 従業員の満足度が向上する

順番に解説していきます。

デジタル敗者になる可能性がある

経産省が示している「2025年の崖」をご存じでしょうか。

これは2025年までにDXが実現できない場合、わが国の経済損失は最大12兆円/年となるおそれがあるというものです。

ということは、このままDXを行わなければ各企業において損失が出るということです。

なぜDXができないと経済損失が出てしまうのでしょうか。

その要因のひとつが既存システムのブラックボックス化です。

DXが進まない企業のなかには、過去に導入したシステムが複雑化しており、それがまるでブラックボックスのようになっていることがあります。

ブラックボックス化してしまうとデータの利活用が進まないため、市場の変化やニーズに迅速に対応することができません。すると企業間の競争に勝てず、企業力が低下してしまうのです。

参考資料：経産省「DXレポート」

従業員の満足度が向上する

DXの実現は従業員の満足度を向上させることができます。

たとえば「クラウド製品」であればテレワークが促進されますし、「チャットツール」の導入では、スマホからでもスピーディーに意見を伝えることが出来ます。

DXを推進するとフレキシブルな働き方につながり、従業員の満足度が向上するのです。

DXで業務効率化を実現する際に気を付けたい3つのポイント、課題

DXを行う際に、気を付けたいポイントとはどんなことがあるでしょうか。

1. 社内から反発が起きることは覚悟しておく
2. スモールスタートで始めてみる
3. ノーコードツールを取り入れる

まとめていきます。

1．社内から反発が起きることは覚悟しておく

DXを進めると、社内から少なからず反発が出ます。

なぜなら人間というのは、変わることに抵抗を感じる生き物だからです。

そのためツールを導入すると操作方法などを新たに覚えなければならず、大変だと感じてしまう人が出てくるでしょう。

「従来のやり方でも問題なく出来ていたのに」「現場はただでさえ忙しいのに」という意見が出るのは仕方のないことです。

ですのでDXを始める前に、社長からトップメッセージとして「DX推進に力を入れていく」ということを伝え、従業員全員に理解してもらう必要があるのです。

2．スモールスタートで始めてみる

DXで新たなツールを取り入れる際、いきなり社内のすべての部署に導入すると混乱が生じます。

まずは1つの部署など限定したうえで始めてみましょう。そして徐々に導入範囲を広げていくのがおすすめです。

3．ノーコードツールを取り入れる

ITに馴染みのない企業は、ノーコードツールを活用するのがおすすめ。

ノーコードツールとは、専門的な知識がなくても操作ができるツールのことを言います。

エンジニアやIT系の社員以外でもシステム設計ができて使いやすいのです。

DXで業務効率化をサポートするツール

ここからはDXで業務効率化をサポートするツールについて解説していきます。

1. データベースソフト
2. CRM/SFA
3. RPA
4. チャットツール

順番に解説していきます。

1．データベースソフト

データベースソフトは、企業の多様なデータをまとめて管理できるツールです。

顧客管理やタスク管理、議事録管理や日報、勤怠管理など幅広い用途に利用できます。

汎用的に使えるためコストパフォーマンスが高く、DXにそこまで予算を割けない中小企業にもおすすめ。

スマホやタブレット端末からの利用、出張先や在宅勤務での活用も可能で、使い勝手の良いツールです。

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2．CRM/SFA

「CRM」は顧客管理のことを、「SFA」は営業支援のことを表します。

これらは、データベースソフトよりも営業に特化した専門的なソフトとして各社から提供されています。

有名な製品はSalesforce。営業のDXとして活用できるでしょう。

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3．RPA

RPAとはRPAツールと呼ばれるソフトウェアを利用し、パソコン上で行う作業を自動実行する技術です。

日々の繰り返し業務や定型業務を自動化したい場合は、RPAを活用すると業務効率化につながります。

RPAはこれまで人が行っていた業務を代行できるため、人件費の節約や労働力不足の解消を担うことができる製品です。

4．チャットツール

既に導入している企業も多いと思いますが、チャットツールは業務効率化につながります。

国内ではSlackやChatworkが有名ですね。

メールだと文章の作成に時間がかかりますが、チャットツールなら短文で送信できるため、スピーディーにやり取りすることができます。

業務効率化におすすめDXツールを紹介

ここからは特におすすめのDXツールについて紹介していきます。

データベースソフトのPigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

まとめ

この記事ではDXについてまとめてきました。

DXを行えば業務効率化の実現につながります。

しかし実現のためには社内の理解を得ることや、ツールの選定などやらなければいけないことが多くあります。

DXは一朝一夕でできるものではありません。長いスパンで取り組んでいく必要があるのです。

DXの進め方については、こちらの記事が参考になります。

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この記事ではおすすめのツールとして、データベースソフトのPigeonCloud（ピジョンクラウド）を紹介しました。

もし興味を持っていただきましたら、公式サイトから「資料ダウンロード」や「無料トライアル」を試してみてください。

また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。

そんなときは、お気軽に問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。

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