DXの進め方｜最初の一歩から全社展開までの5ステップ
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「うちもDXを進めてほしい」と言われ、最初の打ち合わせで「で、何から始めるの？」と聞かれて言葉に詰まる。定義や必要性は説明できても、順番と最初の一手を示せないと、話はそこで止まってしまいます。
この記事の結論
- DXは「最初の1業務」を決めるところから始める
- その業務の記録をデータにし、流れを見直し、効き方を測る
- 計画は1枚にまとめ、やめる条件と判断者を先に決めておく
DXがなぜ必要か、導入で何が変わるのかはDX導入の考え方をまとめた記事に任せ、ここでは「どの順で、何から進めるか」だけを扱います。担当を専任にできない会社でも回せる形を前提にしました。
DXの進め方の全体像：5つのステップ
DXの進め方は、準備のステップ1、記録・流れ・効き方を扱うステップ2〜4、ほかの業務へ広げるステップ5の5段です。ステップ2〜4は、次の節の3つの段階に1つずつ対応します。
表A 5つのステップと3つの段階の対応
| ステップ | やること | 3つの段階との関係 |
|---|---|---|
| ステップ1 | 目的と最初の1業務を決める：目的・対象業務・判断者・やめる条件を決め、計画1枚（表C）を埋める | 準備（どの段階にも当たらない） |
| ステップ2 | その業務の記録をデータにする：紙やExcelの台帳を、関係者が共有できるデータにする | 段階1（データ化） |
| ステップ3 | 業務の流れを見直す：転記・二重入力・確認待ちといった「つなぎ」を減らす | 段階2（業務のデジタル化） |
| ステップ4 | 効き方を測り、次の手を決める：表Cの指標を前後で比べ、続ける・広げる・やめるを決める | 段階3（DX）の入口 |
| ステップ5 | 体制を整え、ほかの業務へ広げる：担当・支える人・周知の仕方を決め、次の1業務を選ぶ | 広げる（段階1〜3を別の業務で繰り返す） |
ステップ4でたどり着くのは、段階3の入口です。1つの業務で前後を比べられても、DXが終わるわけではありません。ステップ5で別の業務に同じ順番を当てはめ、会社全体の変化に近づけていきます。
DXとデジタル化の違い
経済産業省の「DXレポート2（中間取りまとめ）」（2020年12月公表）は、DXを「デジタイゼーション」「デジタライゼーション」「デジタルトランスフォーメーション」の3つの段階に分けて整理しています。
- デジタイゼーション：「アナログ・物理データの単純なデジタルデータ化」。典型は紙文書の電子化
- デジタライゼーション：「個別業務・プロセスのデジタル化」
- デジタルトランスフォーメーション：「全社的な業務・プロセスのデジタル化、および顧客起点の価値創造のために事業やビジネスモデルを変革すること」
紙をPDFにする、Excelを共有フォルダに置く、といった取り組みは最初の段階です。これを「DXが済んだ」と報告すると、上司との認識がずれたまま次の予算の話に進んでしまいます。今どの段階の話をしているのかを言葉にしておくだけで、社内の説明はかみ合いやすくなります。
DXの始め方：何から始めるかの選び方
最初の1業務は、「成果が出そうな業務」ではなく、毎日だれかが困っているのが見えている業務から選びます。困りごとが目に見えている業務なら、手を入れる前と後の違いを、担当者以外の人も確かめられるからです。
表B 何から始めるかの選び方
| 業務の例 | 始める候補になる理由 | 先送りしてよい場合 |
|---|---|---|
| 紙・Excel台帳 | 顧客や受注の台帳で、毎日、複数の人が触る。電話で受けた内容を後で打ち直すなど、転記が起きやすい | 担当者が1人だけで、記入も参照もその人の中で完結している |
| 請求書の保管 | 受け取りから保管まで、メール・紙・郵送と届く形が混ざり、探す時間がかかる | 届く件数が少なく、月末にまとめて処理しても困っていない |
| 勤怠の集計 | 勤怠の記録と月末の集計で、手書きやExcelからの転記と確認待ちが出る | すでに勤怠のシステムで、記録から集計までつながっている |
| 申請・承認 | 社内の申請が承認者の不在で止まり、今どこにあるかを聞いて回っている | 申請が月に数件で、止まっても業務に響かない |
| 議事録 | 会議で決まったこと（議事録・決定事項）が個人のメモに残り、後から探せない | 決定事項を共有する場がすでにあり、全員が参照できている |
「先送りしてよい場合」に当てはまる業務は、困りごとが小さいか、すでに手当てされています。そこから始めると前後の差が小さく、ステップ4で続けるかどうかを判断しにくくなります。迷った時は、次の3つの問いで絞り込みます。
最初の1業務を決める3つの問い
- その業務は、毎日（または毎週）複数の人が触っているか
- 同じ内容を2回以上書いたり、打ち直したりしていないか
- 「あれはどこ？」と探したり、確認を待ったりする時間が出ていないか
3つとも当てはまる業務が第一候補です。候補が複数あるなら、範囲が狭く、関わる人が少ないほうを先にします。
IPA（情報処理推進機構）の「DX動向2026」（2026年7月公開）では、何らかの形でDXに取り組んでいる企業は75.7%（2025年度調査・1,799社）で、従業員「100人以下」に限ると41.6%でした。自社に必要かどうかから整理したい場合は、中小企業でDXが求められる理由をまとめた記事を先に読むと話が早く進みます。
DXの5ステップのやり方
各ステップには「やること」と「終わったと判断する目安」を付けました。目安がないと、半年後に「何が進んだのか」を説明できません。
ステップ1 目的と最初の1業務を決める
目的は「受注の記録を、事務所にいない人も見られるようにする」のように、1文で言えるところまで絞ります。対象業務は前の章の選び方で1つに絞り、判断する人と、うまくいかなかった時にやめる条件もこの時点で決めておきます。
経営者の合意も、この段階で取ります。経済産業省の「デジタルガバナンス・コード」は2020年11月9日に策定され、現行版は2024年9月19日に改訂された「デジタルガバナンス・コード3.0～DX経営による企業価値向上に向けて～」です。中堅・中小企業等の経営者向けには「中堅・中小企業等向けDX推進の手引き2025」（2025年3月公表）もあり、上司への説明に添えられます。
- やること：目的を1文にする。対象業務を1つに絞る。判断者とやめる条件を決め、表C（後述）に書く
- 終わりの目安：上司に3行で説明して、返ってくる質問が「いつ判断するのか」くらいになった
ステップ2 その業務の記録をデータにする
紙の台帳や、担当者のパソコンの中にしかないExcelを、関係者が同じものを見て書き込めるデータにします。今の台帳にある列から始め、足りないと分かった項目を後から足していくほうが、現場の抵抗は小さく済みます。
台帳をデータにする場面でつまずきやすいのは、道具の操作よりも「1行が何を表すか」が決まっていないことです。弊社では、台帳をデータにする相談を受けると最初に「1行は何の単位か」を確かめるようにしています。1行が受注1件なのか顧客1社なのかが決まれば、列の迷いはほとんどなくなります。
- やること：1行の単位を決める。今の台帳の列をそのまま移し、関係者が開ける状態にする
- 終わりの目安：関係者全員が同じデータを開き、紙やExcelへの書き戻しが止まった
ステップ3 業務の流れを見直す
データにしただけでは、電話を受けた人がメモを書き、事務担当が夕方にそれを打ち直す、という流れが残っていることがあります。ステップ3で見るのは、この「つなぎ」の部分です。転記、二重入力、確認待ちの3つを探し、減らせるものから減らしていきます。
見直す前に、今の流れを紙1枚に書き出してみてください。誰が・何を見て・どこに書くかを矢印でつなぐだけで、同じ内容を2か所に書いている所が見つかります。
- やること：今の流れを書き出し、転記・二重入力・確認待ちを1つずつ減らす
- 終わりの目安：同じ内容を書く場所が1か所になり、確認待ちで止まる場面が減った
ステップ4 効き方を測り、次の手を決める
見直し日が来たら、表Cで決めた指標を前と後で比べます。比べた結果から決めるのは、続ける、ほかの部署や業務に広げる、やめて範囲を戻す、の3つのどれかです。困るのは、決めないまま何となく使い続ける状態です。
指標は、数えれば分かるものにします。「月末の転記にかかる時間」「台帳を探す問い合わせの回数」といったものです。満足度のアンケートだけでは判断材料として弱くなります。
- やること：始める前に控えた値と、見直し日の値を並べる。判断者が続ける・広げる・やめるを決める
- 終わりの目安：判断の結果と理由が、1枚の計画に書き足された
ステップ5 体制を整え、ほかの業務へ広げる
2つ目の業務に進む前に、担当を1人に固定しない体制を作ります。体制は、例えば推進する担当、相談に乗る上司、現場で使い方を教えられる人の3人です。社内への周知は全体メール1回で終わらせず、朝礼や部署の会議で、実際に変わった業務を見せながら伝えるほうが届きます。
次の1業務の選び方は、最初と同じです。表Bと3つの問いに戻り、ステップ2〜4を別の業務で繰り返します。自社の状況は、経済産業省の「DX推進指標」で自己診断できます（2026年2月13日にデジタルガバナンス・コード3.0に沿って改訂）。結果はIPAの「DX推進ポータル」から提出できます。
- やること：支える人を含めた体制を決める。変わった業務を見せて周知する。次の1業務を選ぶ
- 終わりの目安：2つ目の業務の計画1枚ができ、担当以外の人も動き始めた
最初の取り組み計画1枚の作り方（記入例つき）
計画は1枚にします。目的・対象・期間・測るもの・やめる条件が並んでいれば、判断する側は「いつ、何を見て決めればいいか」がすぐ分かります。下の表Cは、紙の受注台帳を共有データにする場合の架空の記入例です。
表C 最初の取り組み計画1枚（記入例・架空）
| 項目 | 記入例 |
|---|---|
| 目的 | 受注の記録を、事務所にいない営業担当も同じ内容で見られるようにする |
| 対象業務 | 受注台帳の記入と参照（1つだけ。請求や在庫は今回は触らない） |
| 期間と見直し日 | 開始日と、最初の見直し日を決めて書く（例：開始から〇週間後の定例会議） |
| 測る指標 | 月末に受注内容を打ち直す作業の時間／「あの受注はどうなった？」という社内の問い合わせの回数 |
| 費用の見方 | 月額の利用料、初期の設定にかかる社内の時間、今使っている道具との重複、の3つを並べて見る（金額はこの欄に書かず、見積を添付する） |
| 上司に説明する3行 | ①受注台帳を共有データにする ②毎日複数人が触り、打ち直しが起きているから ③見直し日に指標を比べて、続けるかを決める |
| やめる条件と判断者 | 見直し日に2つの指標がどちらも変わっていなければ、紙の台帳に戻す。判断するのは営業部長 |
| 担当と支える人 | 担当：営業事務1名（兼務）／支える人：営業部長、現場で使い方を教える営業担当1名 |
この表で一番効くのは「やめる条件と判断者」の行です。始める前にやめ方を決めておくと、上司は「失敗したらどうなるのか」を心配せずに判断できます。
道具を選ぶのは、この1枚が埋まってからです。対象業務と測る指標が決まっていれば、比べる観点も自然と絞られます。道具の種類と比べ方はDXツールの選び方をまとめた記事で整理しています。
次の打ち合わせで「何から？」と聞かれたら、表Bから業務を1つ挙げ、表Cの「上司に説明する3行」で答える。そこまで用意できていれば、最初の打ち合わせで言葉に詰まりにくくなります。
DXプロジェクトが止まりやすい3つの場面と対処
ツール導入が目的になる
「何を入れるか」から話が始まると、入れた時点で達成感が出て、その後の見直しが行われなくなります。対処は、ステップ1で決めた目的の1文に戻ることです。道具の話が先に出た会議では、「その道具で、表Cのどの指標が動くのか」を1つだけ聞きます。答えが出てこなければ、まだ選ぶ段階ではありません。
範囲も、最初は部署や係の単位に絞ります。大人数で一度に始めると、道具が合わなかった時に元へ戻すのが難しくなります。
担当者1人に任せきりになる
兼務の担当者に「DXをよろしく」とだけ伝えると、本業が忙しい週にはすべてが止まります。ステップ5の体制を最初の業務から作り、週に何時間をDXに使うかを上司と決めておけば、担当が忙しい週も誰かが前に進められます。
効き方を測る指標が決まっていない
指標がないまま半年が過ぎると、続ける理由もやめる理由も説明できません。指標は表Cで1〜2個に絞り、始める前の値を必ず控えておきます。前の値がなければ、見直し日に比べる相手がいなくなります。
よくある質問
台帳のデータ化を進める道具の一例：PigeonCloud
最後に、この記事の運営元である株式会社ロフタルが提供しているノーコードデータベース「PigeonCloud（ピジョンクラウド）」を、ステップ2〜3を進める道具の一例として挙げておきます。
合うのは、紙やExcelの台帳が部署ごとに分かれていて、まず1つの台帳から共有を始めたい場合です。反対に、基幹システムで台帳がすでに一元化されているなら、新しく入れる必要はありません。台帳をクラウドに置くこと自体の考え方は、DXとクラウドの関係をまとめた記事で扱っています。
参考資料
データ管理、もっと簡単に。
Excel・Access・スプレッドシートの課題を、ノーコードのWebデータベース「PigeonCloud」が解決します。
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