【保存版】進捗管理を見える化する方法まとめ！5つのメリットやおすすめツールを紹介

「チームの進捗状況が分からなくて困っている」

「進捗管理を見える化したいけど、どうやったらいいのだろう」

「進捗管理を見える化するおすすめツールを知りたい」

このような気持ちを抱えていませんか。

チームで作業をしていると、お互いの進捗状況が分からずモヤモヤすることってありますよね。
複数人でプロジェクトを進める場合、進捗状況が分かっていると効率的に仕事を進めることができます。

この記事では、進捗管理を見える化するメリットやコツ、おすすめツールについて徹底解説していきます。

進捗管理について関心のある方は、ぜひご一読ください！

シンプル操作で誰でも使える！コスパの高いデータ管理ツールは「PigeonCloud（ピジョンクラウド）」

進捗管理とは

進捗管理とは、元々決めているスケジュールと照らし合わせ、プロジェクトの進み具合にズレが生じていないか確認をする作業のことを言います。

この確認作業を定期的に行い、ときには軌道修正をしながらプロジェクト完了という目標を達成できるように道筋を立てていきます。

また、進捗をチームのメンバーと共有することで、効率的に業務を進めることができます。
複数人でプロジェクトを行う場合、それぞれの業務が関わりあっているので進捗管理の見える化が重要になってくるのです。

進捗管理を見える化する5つのメリット

進捗管理を見える化することで、さまざまなメリットがあります。

1. 締め切りや納期を守ることができる
2. チーム間の連携がとれる
3. 部下やチームメイトの活動状況が分かるため、失敗が起きにくい
4. コミュニケーションコストを減らすことができる
5. 業務の生産性が向上する
   
   

順番に紹介していきます。

1．締め切りや納期を守ることができる

進捗管理を見える化することで、締め切りや納期を意識しながら作業を行うことができます。

進捗管理をしていないとスケジュールをきちんと把握できていないため、気づけば大幅に作業が押してしまっていた、なんてことになるかもしれません。

日々の進捗状況を管理していると、自然と目標やスケジュールを意識することができるようになります。そのため締め切りや納期を守ることに繋がります。

2．チーム間の連携がとれる

一つのプロジェクトは、相互関係となっていることが多いです。

Aさんの作業が終わってから、Bさんの作業が開始するという場合もあります。このようなとき、チームメイトの進捗状況が分かっていたら、Bさんも前もって準備を進めておくことができます。

またチームメイトの作業状況を把握することができるので、メンバーの活動を労ったり、より切磋琢磨して業務に打ち込むことができます。

3．部下やチームメイトの活動状況が分かるため、失敗が起きにくい

進捗管理を見える化することで、チームメイトの活動状況を確認することができます。
そのためメンバーの業務が上手くいっていないときは、いち早くフォローすることができます。

また業務の偏りにもすぐに気づくことが出来るので、忙しい人から手の空いている人に仕事を割り振るなど、業務の平準化を行うこともできます。

部下やチームメイトの進捗状況が分かるので、業務の遅れなどを未然に防ぐことができます。

4．コミュニケーションコストを減らすことができる

苦手な上司や部下っていますよね。

業務の進捗状況を報告しなくてはいけないのだけど、上司の機嫌をうかがって「いつ声をかけていいのか分からない」と悩む社会人は多いのではないでしょうか。

進捗状況を見える化すると、一人ひとりの活動を把握できるので余計なコミュニケーションを省くことができます。

また、最近では在宅ワークが多くなっています。

会社に電話連絡したり、メールで上司宛てに進捗を報告するよりも、データとして共有している方がお互いストレスなく仕事を進めることができます。

5．業務の生産性が向上する

進捗管理をしていると、やらなければならないことが明確化されます。

プロジェクト完了という目標を見据えながら仕事を行うことが出来るので、無駄な作業をすることなく業務を効率的に行うことができます。

またコミュニケーションコストを削減でき、チームの協力体制が整うため、プロジェクトの生産性を高めることができます。

進捗管理の見える化を成功させる3つのコツ

進捗管理を見える化することで、さまざまなメリットがあることが分かりました。では見える化を成功させるには、どのようなことを意識すればよいのでしょうか。

1. 皆が使いやすいツールを選ぶ
2. 進捗管理の見える化を率先するリーダーを決める
3. コメント機能などでフィードバックを行う

順番に紹介していきます。

1．皆が使いやすいツールを選ぶ

どのようなツールを選ぶかということは、進捗管理にとって重要な問題です。

多機能であっても、使い心地が悪ければチームメンバーが使ってくれずに進捗状況を共有することができません。

誰であっても使いやすく、日々の業務に溶け込めるようなツールを選ぶようにしましょう。

2．進捗管理の見える化を率先するリーダーを決める

チームに進捗管理を率先して働きかけるリーダーを決めるようにしましょう。

進捗管理のツールを導入しても、使い方が分からなかったり、習慣化しないメンバーもいます。
そのようなとき適切な理解を持ったリーダーがいることで、社内に使い方が浸透し進捗管理の共有が進みます。

3．コメント機能でフィードバックなどを行う

自分の進捗状況を書くだけでは、なかなか習慣化しにくいと思います。自分の入力データに対し、チームメンバーや上司からリアクションがあると続けやすいでしょう。

進捗管理のツールのなかには、コメント機能がついているものもあるため、そのようなツールを使うと便利です。
もしもコメント機能がないものでも直接声かけをするなどしてフィードバックをすると、進捗管理を続けやすくなります。

進捗管理を見える化できるツールの選び方。それぞれのメリットとデメリットを解説

進捗管理を見える化できるツールは、大きく分けて3つあります。

それぞれのメリットとデメリットを併せて解説していきますので、自社に合ったツール選びの参考にしてください。

1. ホワイトボード
2. Excel
3. クラウド型のツール

順番に解説していきます。

1．ホワイトボード

進捗管理を見える化する、最もアナログなやり方が「ホワイトボードを使う」という方法です。

社内にホワイトボードを設置し、各自の進捗状況を示していきます。

ホワイトボードを使うメリットは、職場にあったら目につきやすいので、共有が進むということです。
また共有していない人が一目で分かるため、皆が参加しやすく定着化に繋がるというメリットもあります。

一方、デメリットは、過去のデータを保存することができないことや、書くスペースが限られることです。
さらに、設置するのに場所をとることや、外出先では情報を見ることができないというデメリットもあります。

2．Excel

Excelは使い慣れているという方が多く、誰でもすぐに管理ができるところがメリットです。

一方、Excelはチームでの共有に向いていないので、データが属人化してしまうことも。属人化すると、進捗管理を続けない人も出てくるため統制がとれなくなる可能性もあります。

また、大量のデータ保存ができないというデメリットもあります。

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3．クラウド型のツール

クラウド型のツールを使うというやり方が、最も効率的に進捗管理を見える化できます。

クラウド型というのは、インターネット上で管理ができるシステムです。

ネット環境があればどこからでも接続することができるので、「外出先で自分のスマホから」や「自宅で自分のPCから」操作することができるものも。

またデータが属人化しないのでチームでの共有に向いていたり、更新データを即時反映するのでリアルタイムで共有ができるという特長があります。

しかし有料製品が多いため、費用がかかるというデメリットがあります。

Excelとクラウド化については、こちらの記事が参考になると思います。Excelとクラウド化の違いや、メリットとデメリットについて詳しく解説しています。ぜひご一読ください。

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進捗管理見える化のおすすめツール2選

進捗管理を見える化するには、クラウド型のツールをオススメしました。そのなかでも、特にオススメの製品を2つ紹介します。

1. PigeonCloud（ピジョンクラウド）
2. kintone（キントーン）
   
   

順番に紹介していきます。

1.PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータ管理サービスです。

進捗管理以外のデータにも活用できるので、社内のあらゆるデータを一元管理することができます。

またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2.kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータ管理サービスです。

こちらも、進捗管理だけに特化した製品ではないため、社内のあらゆるデータを一元管理できるサービスです。

kintoneの魅力は、コミュニケーション機能が充実しているということ。SNSのように「いいね！」をつけることができたり、軽い議論をチャット形式で行うことも可能。

別途費用がかかるものが多いですが、拡張機能も充実しており外部サービスを連携すればさまざまなことができるようになります。

公式サイト：kintone

PigeonCloudとkintoneの違いについては、こちらの記事が参考になると思います。ぜひご一読ください。

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おわりに

この記事では進捗管理を見える化するメリットや、導入のコツ、おすすめツールについて紹介してきました。

最後にワンポイントアドバイスですが、ツールを導入する際には、提供会社の「サポート体制」もぜひチェックしてみてください。サポートが手厚いサービスだと、皆様の負担を減らすことができます。

ツール導入時には「使い方が分からない」、「やりたいことが上手くいかない」といった問題が多く発生します。

そんなとき提供会社が頼りになれば、ご担当の方を支えてくれるでしょう。

先ほどオススメしたPigeonCloudなら専任の担当者が導入後も手厚くサポートしてくれます。

今回紹介した2製品はどちらも、無料トライアルを1ヶ月間（30日間）行っています。

もし気になるサービスがあれば、無料トライアルや資料ダウンロードから検討してみてはいかがでしょうか。

また公式サイトを見ていても、やりたいことが具体的にイメージできないかもしれません。そんなときは、お気軽に問い合わせフォームなどから提供会社に相談してみてくださいね。

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