【超厳選】案件管理のおすすめツール3選！案件管理ツールの5つのメリットや最適な選び方を解説

「Excelで案件管理が上手くいかない」

「案件が多すぎて、タスクを整理できていない」

「効率的に案件管理できるツールを知りたい」

このような気持ちを抱えていませんか。

案件管理ツールはたくさんの種類が出ていて、どれが自社に合うのか選定が難しいですよね。

この記事では、案件管理ツールを厳選して紹介し、ツールの選び方について分かりやすく解説していきます。

案件管理ツールをお探しの方は、ぜひご一読ください！

案件管理ツールとは？

案件管理ツールは、主に社内の営業部隊などで使われるツールです。
顧客からの問い合わせ、商談、成約といったビジネスの流れをそれぞれのフェーズで管理することができます。

顧客とのやり取りや商談の進捗を「見える化」できるので、忙しい営業担当にとってはもちろん、管理職や経営層にとっても有意義なツールです。

Excelで案件管理を行うメリット・デメリット

Excelで案件管理を行っている方も多いと思いますが、実はExcel管理には向き・不向きがあることをご存じですか。

ここからは、Excel管理のメリット・デメリットを紹介していきます。

Excelで案件管理を行うメリット

Excelは「表計算ソフト」です。

もともと、データ管理向けに作られたソフトではなく、個人で「表の作成」や「簡易的な計算」を行うことを目的に作られています。
個人で少数のデータを管理したいときに効果的なツールなのです。

また既にExcelを導入済みであれば、新たにコストがかかることはないため費用面でもメリットがあります。

Excelで案件管理を行うデメリット

Excelは「表計算ソフト」であり、個人で少量のデータを管理したい場合は、効果的であるとお伝えしました。

ですが裏を返せば、複数人で大量のデータを扱いたいときには不便なのです。

Excelは複数人での作業に向いていません。同時編集や同時作業ができないうえ、データを共有するのにも、時間と手間がかかります。

そして属人的であるため、個人が案件を抱え込んでしまう原因になります。進捗状況が見えにくく、上司や経営層にとっても部下を管理しづらいシステムになります。

案件管理ツール導入の5つのメリット

「Excel」は、複数人での利用や大量のデータを扱うのに向いていないということをお伝えしました。では「案件管理ツール」はどうなのでしょうか。

案件管理ツールは、チームで使うことを前提として作られているものが多いです。

そして案件管理ツールを導入すると、社内にさまざまなメリットが生まれます。

1. 状況が「見える化」する
2. 社内でデータの共有が進む
3. 手間が減る
4. ミスが減る
5. データの活用が進む

順番に紹介していきます。

案件管理ツール導入のメリット1．【状況が「見える化」する】

案件管理ツールを導入すると、案件の状況が把握しやすくなります。
一人ひとりの営業マンがどのくらいのタスクを抱えているのか、顧客の温度感はどのような感じなのかといったことが「見える化」します。

上司や経営層の方にとっては現場を把握することが難しいので、このようなツールを導入すれば気軽に現場の様子を確認することができます。

状況が「見える化」すると、トラブル回避や各担当者の業務を平準化できるなどのメリットがあります。

案件管理ツール導入のメリット2．【社内でデータの共有が進む】

案件管理ツールを導入すると、データの共有が進みます。

そのため担当者が不在のときも、顧客への対応履歴を確認できるなどのメリットがあります。そのため、二重対応や対応漏れを防ぐことに繋がります。

また一人で多くの案件を抱えこんでしまっている担当者がいても、その状況をすぐに確認、共有することができるので、すばやくフォローすることができるのです。

案件管理ツール導入のメリット3．【手間が減る】

案件管理ツールを導入すると、さまざまな面で手間が減ります。

たとえば顧客情報や、商談状況、問い合わせ履歴など多数のファイルを管理していると、顧客情報を何度も入力しなくてはいけません。
案件管理ツールならデータ同士が紐づいているので、入力の手間を省くことができるのです。

また案件状況を上司に報告する際も、これまではメールで送付したり、声掛けをして報告しなければいけませんでした。

案件管理ツールを使えば、ツール上で共有することができるので、逐一上司に声掛けする必要がありません。上司も、部下に進捗を確認する手間を省くことができます。

このようにコミュニケーションコストを削減することにも繋がります。

案件管理ツール導入のメリット4．【ミスが減る】

案件管理ツールを導入すると、ミスが減ります。
Excelや紙での管理の場合、計算ミスや転記ミス、入力漏れなどが発生しやすくなります。

案件管理ツールなら、データ同士が紐づいているため、入力ミスや転記ミスがなくなります。

また、自動集計・自動計算機能が付いているため、計算ミスを防ぐことができるのです。

案件管理ツール導入のメリット5．【データの活用が進む】

案件管理ツールを導入すると、データの活用を行うことができます。

案件管理ツールなら、大量のデータを保存することができるため、過去のデータとの比較や担当者ごとの売上の比較など、簡単にグラフ化することができます。

案件管理ツールの4つの選び方

案件管理ツールはさまざまな種類が存在しており、選定するには、いくつか候補を絞る必要があります。
ここからは、案件管理ツールの選定基準を紹介していきます。

1. クラウド型かインストール型か
2. コスト
3. 案件管理のみに特化しているタイプか、社内のデータを一元管理できるタイプか
4. 機能性

順番に紹介していきます。

案件管理ツールの選び方1．【クラウド型かインストール型か】

案件管理ツールは、クラウド型とインストール型に分かれます。

クラウド型は、インターネットに接続してデータを管理するというやり方で、近年主流の形態です。

また同時作業・同時編集やデータの共有ができて、スマホ利用も可能なツールが多く出ています。

一方、インストール型（オンプレミス型）というのは、社内のサーバ上にソフトをインストールしてデータ管理を行うことを表します。

クラウド型と比べると「セキュリティ面がより強固である」というメリットはありますが、サーバの保守管理を社内で行わなければならず、導入までに時間がかかるなどのデメリットがあります。

案件管理ツールの選び方2．【コスト】

コストはなるべく抑えたいと思われる方が多いと思います。
案件管理ツールには、無料で利用できるものから、高額な費用がかかるものまで様々あります。

無料ソフトの場合、月額利用料はかからないけれどサポート費が高額であるツールもあるので、利用の際は気を付けるようにしましょう。

後ほどおすすめとして紹介するソフトのなかには、コストパフォーマンスに優れているものもあるので、ぜひ検討してみてください。

案件管理ツールの選び方3．【案件管理に特化しているタイプか、社内のデータを一元管理できるタイプか】

案件管理ツールには「案件管理に特化しているツール」と、「案件管理だけにとどまらず社内のデータを一元管理できるツール」に分かれています。

両者で価格に大きな違いはありません。

おすすめは、後者の「社内のデータを一元管理できるツール」です。

こちらであれば、顧客にまつわる全てのデータを一つのプラットフォームに集結することができるので、何度も入力したり、他部署に確認する煩わしさがなくなります。

案件管理ツールの選び方4．【機能性】

機能性も重要です。案件をどのような形式で管理したいかが決まっている場合、それに近いことが実現できるツールを選ぶようにしましょう。

たとえば、「メッセージアプリと連携したい」、「案件管理ツールから直接メールを送りたい」、「カンバン機能を使いたい」など企業によって要望はさまざまです。

機能性はツールによって違いがありますので、事前に確認するようにしましょう。

【厳選！】案件管理おすすめツールを3つ紹介

たくさんある案件管理ツールのなかから、おすすめを3つ選定しました。

1. Pigeon Cloud（ピジョンクラウド）
2. kintone（キントーン）
3. Salesforce（セールスフォース）

順番に紹介していきます。

案件管理ツールおすすめ1．【PigeonCloud（ピジョンクラウド）】

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータ管理ツールです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツールで、案件管理以外にも幅広い用途で使うことができます。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

さらに、下図のように多様なグラフがあるため、売上情報などを集約して一覧表示することも可能。

Slackとの連携や、PigeonCloudから直接メールを送ることができる「メッセージ機能」もあるため、スムーズに営業活動を行うことができます。

公式サイト：PigeonCloud

案件管理ツールおすすめ2．【kintone（キントーン）】

 kintone（キントーン）はサイボウズ株式会社が提供する、クラウド型のデータ管理ツールです。

こちらも社内のデータを一元管理できます。直感的な操作性で、顧客管理や問い合わせ管理、商談管理など幅広く使うことができます。

kintoneはグループウェアとしても有能です。SNSのようにチームメンバーの投稿に「いいね！」をつけることができたり、軽い議論をチャット形式で行うことも可能。

またkintoneは、拡張機能が充実していることが特長。kintoneの基本機能でできないことでも、外部連携すればできることが広がります。

kintoneの拡張機能ってナニ？？

kintoneの拡張機能というのは、kintoneの基本機能ではできないことを別途外部サービスと連携することで、出来るようにすることです。

たとえば、kintoneの基本機能では帳票出力ができません。自社のフォーマットで印刷したいときには困ってしまいますよね。

そんなときは、帳票出力の外部サービスと連携することで、kintoneから直接帳票出力できるようになります。
ただし、外部サービスは有料のものが多いのでご注意ください。詳しくはこちらの記事をご覧ください。

【必見】kintoneで帳票出力する方法まとめ！3つのプラグインや、より安価なサービスを紹介

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公式サイト：kintone

PigeonCloudとkintoneの違いについては、こちらの記事をご覧ください。

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案件管理ツールおすすめ3．【Salesforce（セールスフォース）】

Salesforce（SalesCloud）は、世界的に有名な顧客管理ツール（CRM）です。
抜本的に営業部隊を変えていきたい方にオススメ。費用は高額ですが、多機能でハイスペックな管理ツールです。

最先端のAI機能で、「顧客への最適な提案」や「次にとるべきアクションを自動で提示」してくれます。そのため、営業担当者は勘に頼ることなく、最適な行動をとることができます。

また上図のように、一目で分かる画面構成をしておりスムーズに作業をすることができます。

しかし多機能ゆえ、導入後軌道に乗せていくことが難しいといった側面も。

Salesforceについては、こちらの記事にまとめています。ぜひご一読ください。

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公式サイト：Salesforce

案件管理ツールのおすすめ3製品を比較

おすすめの3製品の概要をまとめてみました。kintoneとSalesforceは主要なプランを比較しています。

・PigeonCloudを選ぶべき人

「お得に案件管理を行いたい」、「ITツールに自信がないため、しっかりしたサポートが欲しい」という方にはPigeonCloudがおすすめです。

・kintoneを選ぶべき人

「認知度の高いツールを求めている」「社内のコミュニケーションを活性化させるツールを探している」という方はkintoneがおすすめです。

・Salesforceを選ぶべき人

「営業を根本的に変えたい」「高額でもいいから、ハイスペックな案件管理を行いたい」「営業支援に特化したツールを使いたい」という方にはSalesforceがおすすめです。

まとめ

この記事では、案件管理ツールの選び方やおすすめツールについて紹介してきました。

気になるツールは見つかりましたか？

もし気になるツールが見つかったのなら、公式サイトより資料ダウンロードや無料トライアルを申し込んでみてください。

また、公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。そんなときは、問い合わせフォームやオンライン相談から提供会社へ相談してみてくださいね。

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