【初心者必見】Googleスプレッドシートの使い方を分かりやすく解説！スプレッドシートで出来ることや出来ないことなど徹底解説

「Googleスプレッドシートの使い方が分からない」

「初心者でもGoogleスプレッドシートは使えるの？」

「Googleスプレッドシートの使い方をざっくり教えて欲しい」

このような気持ちを抱いていませんか。

Googleスプレッドシートは、Google社が開発・提供している表計算ツールです。

近年ビジネス等において人気のアプリケーションで、利用者数も増えてきています。

しかしまだスプレッドシートを使ったことがない人も多いでしょう。

この記事ではスプレッドシートの使い方を、初心者でも分かりやすく解説していきます。

スプレッドシートに関心のある方はぜひご一読ください！

Googleスプレッドシートとは

GoogleスプレッドシートはWeb上で利用できるビジネスツールです。

ExcelのようにPCにインストールする必要はなく、Webブラウザからアクセスすれば簡単に利用することができます。

そのため職場のPCだけでなく、外出先や自宅などどんな場所からでも利用することが可能。

またスマホなど、PC以外の端末からでもOK。

このようにスプレッドシートはソフトをインストールする必要はなく、Webブラウザ上でいつでも・どんな端末からでも利用できるという点が大きな特徴の表計算ツールです。

GoogleスプレッドシートとExcelの違いとは

ではスプレッドシートとExcelの違いはどんなところにあるのでしょうか。

先述したとおり、スプレッドシートはWebブラウザからアクセスができるツールです。

一方、ExcelはソフトをPCにインストールして利用します。インストールしていないPCでは使うことが出来ません。

スマホやタブレットでもExcelを使うことは出来ますが、そちらでもインストールが必要になります。

またExcelは買い切りタイプの場合、マイクロソフトから受けられるサポートの期限が決まっています。多くは3〜5年ほどでサポートの提供を終了します。

サポートが終了するとどうなるかというと、新しい機能の追加や、改良プログラムの配布が受けられなくなるほか、セキュリティ面において脆弱になるというデメリットがあります。

一方スプレッドシートの場合、インターネット上で使うサービスであるため常に最新バージョンで利用することができます。

またExcelは利用料が発生するのに対し、スプレッドシートは基本的に無料で利用できるところも大きな違いでしょう。

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初心者が知っておきたいスプレッドシートの使い方

では実際にスプレッドシートを使ってみましょう。まずは使い方です。

1．Googleスプレッドシートの始め方

ではスプレッドシートを使ってみましょう。Google Chromeからアクセスします。

右上のGoogleアプリのボタンをクリック。するとたくさんのGoogleアプリが表示されます。そのなかからスプレッドシートをクリック。

するとスプレッドシートのページが開きます。

ここが基本の画面で、ここからスプレッドシートを編集していくことになります。

まずは基本のシートを作ってみましょう。空白をクリック。

2．スプレッドシートの基本画面について

次にスプレッドシートの基本画面を紹介します。

1. ファイル名
2. メニューバー
3. ツールバー
4. 数式バー
5. シート

まず1はファイル名です。

今は初期設定のままなので、「無題のスプレッドシート」と記されていますが、クリックすると好きなタイトルに変更することが出来ます。

次に2はメニューバーといって、主な機能がまとまっています。

そして3はツールバーです。便利な機能が並べられています。

続いて4は数式バーです。セル内の入力や、関数を使うときに利用します。

最後に5はシートです。スプレッドシートのデータを管理する場所です。

3．表の作成

入力したデータを表形式にしたい場合は、枠線を使いましょう。

入力したデータを選択し、ツールバーから「田」のアイコンをクリック。すると選択した範囲に枠線が表示されます。

「田」のアイコンから枠線の色や太さや種類も選択することができ、オリジナルな表を作ることが出来ます。

4．同一の文字を入力する方法

データを作成する際に知っておくと便利な機能を解説します。

まずは同一のデータを入力する方法です。

セルを選択し、右下の小さな丸をクリック。ドラッグして範囲を広げると、選択したセルの内容がコピーされるというものです。

たとえば、1月のデータを連続して入力する場合、まず「1」と入力し、右下に表示される青丸にカーソルを合わせます。するとカーソルが十字になるため、それを下にドラッグします。

すると「１」が連続して入力されました。

5．連番表示のやり方

次は「１」「２」「３」と連続する数字を入力するようにします。

まず「１」「２」と連続する数字を入力しましょう。

次に、「１」「２」を選択します。右下に出る青丸をドラッグすると、連続する数字が自動で入力されます。

連番表示されました。

なお、数字の入力は全角ではなく半角で行うようにしましょう。全角だと上手くいかない原因となります。

6．グラフの作成

スプレッドシートは作成したデータを簡単にグラフ化することができます。

たとえば、毎月の問合せ数をデータ管理しているとします。これを自動でグラフ化してみましょう。

まずグラフ化したい表を選択。その後ツールバーの「グラフを挿入」をクリック。

すると、自動でグラフが表示されました。

右側にはグラフエディタというパネルが現れます。これはグラフの細かい設定を調整するためのものです。

またグラフの種類も様々で、折れ線グラフや円グラフ、横棒グラフ、散布図などがありますので、適した形式が見つかることと思います。

7．合計値の求め方

スプレッドシートは自動で計算を行う機能も付いています。まずは合計値を求めてみましょう。

1～12月までの問合せ数の合計値を算出します。合計値を出したいのはB14のセルですので、ここを選択します。

数式バーに半角で「＝」と入力します。すると、ポップアップ表示SUM(B2:B13)が出ますので、確認のエンターキーを押し、さらに確定のエンターキーを押します。

「＝」は半角入力になっていることを確認してください。

合計値が表示されました。

合計値を求めるときは「SUM」という関数を使います。

8．平均値の求め方

先ほどの合計値と同じ要領で、平均値も計算してみましょう。

合計を計算した真下のセルを選択します。そして数式バーに「＝」を入力。

するとポップアップ表示でAVERAGEと表示されるので、確認したらエンターキーを押し、確定のエンターキーを押すと平均値が計算されます。

9．データの共有

スプレッドシートはデータの共有を行うことが出来ます。

右上にある「共有」ボタンをクリックすると、共有したい相手を設定することや、スプレッドシートのURLをコピーすることが可能。簡単にデータの共有を行うことが出来ます。

なお、うっかり共有相手を間違えるといった人為的なミスが生じる恐れがあります。共有する際は気を付けるようにしましょう。

スプレッドシートでできること・できないこととは

ここまでスプレッドシートの使い方を解説してきました。

では、スプレッドシートはどんなことが出来て、どんなことが出来ないのでしょうか。

スプレッドシートでできることとは

スプレッドシートはWeb上で使える表計算ツールです。インターネット上で利用するため、ネット接続ができれば場所や端末を選ばず利用することができます。

スマホやタブレット端末からでもアクセスすることができますし、会社以外の場所からでも利用することができます。

またスプレッドシートはチームでの利用も得意としています。

データ共有ができるだけでなく、同時作業や同時編集も可能。ファイル内にコメントを残すことも可能なので、スプレッドシート上でコミュニケーションを取ることもできます。

またデータは常に自動保存となっているため、保存し忘れがなくなります。

さらに更新履歴を確認することもできるので、誰がいつどこを編集したのかといったことも確認することができます。さらにデータの復元も可能なので、安心して使うことができます。

Excelからのインポート・エクスポートも可能です。またGmailやGoogleフォーム、Googleカレンダーといった、Google製品と連携して使うこともできます。

スプレッドシートでできないこととは

ではスプレッドシートで出来ないことはどんなことがあるのでしょうか。

まずスプレッドシートは大量のデータを管理するには適していません。

あくまで表計算ツールですので、多くのデータを管理することは想定していないのです。データ量が増えると、動きが鈍化したり、フリーズすることもあります。

またExcelとの互換性はありますが、Excelのデータを完璧に再現できるわけではありません。

Excelの方がフォントの数、罫線やグラフの種類が多くデザイン性に富んでいるため、それをそのままスプレッドシートで反映しようと思っても無理があるのです。

そのため普段Excelを使いこなしている人からすると、スプレッドシートはデザイン性に不満を感じるかもしれません。

また、スプレッドシートはネット接続が必要なツールです。オフラインでの利用はできませんので、ネット環境は整えておく必要があります。

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スプレッドシート以外でデータ管理ができるツールは？

スプレッドシートでできることやできないことを解説してきました。

スプレッドシートにはできないこと、力不足な点もあることが分かりました。そのため、利用するのが心配だと思っている方もいるかもしれません。

しかしデータ管理を行う方法は、表計算ツールだけではありません。

皆さんはデータ管理に特化したツールである、「データベースソフト」をご存知でしょうか。

データベースソフトを使えば大量のデータ管理も可能になりますし、表計算ツールよりも本格的なデータ管理が行えます。

さてデータベースソフトと言ってもいくつか種類がありますが、ここでおすすめしたいのがノーコードタイプのソフトです。

ノーコードというのは、プログラミングを一切行わずにサービスやソフトウェアを開発することを言います。ドラッグアンドドロップで操作可能なので、専門知識やスキルがなくても短期間でシステム構築を行うことが出来ます。

エンジニアでなくても、既存の人員のみで手軽に本格的なデータ管理ができるため、会社の負担も少なく済みます。

そんなノーコードタイプであるデータベースソフトのなかから、おすすめの製品を1つ紹介します。

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ノーコードデータベースソフトのPigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するWebデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

【超厳選】データベースソフトおすすめ3つを比較！ツールの選び方やメリットなど初心者にも分かりやすく解説！

「データベースソフトって種類がたくさんあって何がいいか分からない」「データベースソフトの選び方を知りたい」「おすすめのデータベースツール...

まとめ

この記事ではスプレッドシートの使い方やスプレッドシートにできること、できないことを解説してきました。

スプレッドシートには様々な機能が付随しています。

この記事は初心者向けのため触れていませんが、スプレッドシートにはGoogle Apps Scriptというプログラミング言語が組み込まれています。

それでマクロを作成して高度な処理を行うことも可能なのです。これを使えると、Googleが提供する他のツールとも連携することができるので、活用の幅が大きく広がります。

このようにスプレッドシートは表計算ツールですが、便利な機能がたくさんあり業務の効率化に貢献できるツールです。

しかし大量のデータの保存が出来ない歯がゆさや、機能の拡充にはプログラミング知識が必要になる点、またセキュリティ面においても一抹の不安が残る方は多いのではないでしょうか。

そんな方には表計算ツールではなく、さらに本格的なデータ管理が行えるデータベースソフトをご提案します。

記事のなかではおすすめ製品として、ノーコードタイプのPigeonCloud（ピジョンクラウド）を紹介しました。もし気になった方は公式サイトから資料請求や無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

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