Googleスプレッドシートの使い方｜初心者向け基本操作ガイド

Googleスプレッドシートを開いたものの、どこから操作すればよいか迷っていませんか。

保存ボタンが見つからない、共有範囲を間違えそう、と不安になる初心者もいるはずです。

この記事では、始め方から入力、計算、グラフ、共有までを実際の画面に沿って説明します。

まずは基本操作を一通り試し、安全な共有方法まで身につけましょう。

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートとは、ブラウザで使える表計算ツールです。Googleアカウントがあれば無料で利用でき、パソコンへのインストールは要りません。

入力したデータはクラウドへ自動保存されます。同じファイルを複数人で共有し、共同編集できることも特徴です。

Excelとの違い

GoogleスプレッドシートとExcelは、どちらも表計算に使えます。ただし、利用環境や保存方法には違いがあります。

選び方を掘り下げたい方は、スプレッドシートとは何かとExcelとの選び分け、またはExcelとスプレッドシートの違いをご覧ください。

Googleスプレッドシートの始め方

Googleアカウントへログインした状態で、Googleアプリからスプレッドシートを開きます。作成までの流れは次の通りです。

一覧からスプレッドシートを選ぶと、新規作成画面が開きます。空白を選び、新しいファイルを作成します。

画面の見方とファイル名の変更

編集画面には、ファイル名、メニューバー、ツールバー、数式バー、シートがあります。まず、左上の「無題のスプレッドシート」をクリックし、内容が分かる任意の名前へ変更します。

ファイル名は、後から見ても内容を判断できる言葉にします。作成直後に名前を付けておけば、複数のファイルを扱うようになったときも目的の表を探しやすくなります。

初心者がまず覚える基本操作

最初から全機能を覚える必要はありません。入力、見た目の整理、オートフィル、計算、グラフの順で試すと流れをつかめます。

セルへ入力して罫線を付ける

入力したいセルを選び、文字や数値を入れます。表として区切りたい範囲を選択し、ツールバーの罫線アイコンから線を付けます。

オートフィルで同じ値や連番を入れる

入力済みセルを選び、右下へポインターを合わせます。十字カーソルになったら、入力したい方向へドラッグします。同じ値を続けて入れたいときに使えます。

入力後は先頭と末尾のセルを見比べ、意図した並びになっているか確認します。

SUMとAVERAGEで計算する

合計にはSUM、平均にはAVERAGEを使います。結果を表示するセルを選び、「=SUM(B2:B13)」のように計算したい範囲を指定して確定します。平均も同じ形で「=AVERAGE(B2:B13)」と入力します。

入力したデータからグラフを作る

見出しを含む対象範囲を選び、メニューの「挿入」からグラフを追加します。表示されたら、グラフが参照している範囲と、伝えたい内容に合っているかを確認します。

安全な共有のやり方

共有では、相手が行う作業に合わせて権限を選びます。内容を見るだけの相手へ編集権限を渡さないことが、誤操作を防ぐ基本です。

画面右上の共有ボタンを押し、共有する相手と権限を設定します。リンクを渡す場合は、リンクを知っている人がどこまでアクセスできる設定なのかを確認してから送ります。

誤って編集したときは変更履歴を確認する

データは自動保存されるため、保存ボタンを押す操作はありません。誤編集に気づいたら、過去の版へ戻せます。

復元できるからといって、共有範囲の確認を省いてよいわけではありません。共有前に権限を絞り、戻し方も覚えておくと安心です。

知っておきたいテーブル機能とGemini

基本操作に慣れたら、テーブル機能を試してみましょう。表計算の作業を支える機能が近年拡充されています。罫線で見た目を区切るだけの表とは異なり、データの扱いを支える機能がまとまっています。

テーブル機能の使い方

対象範囲を選び、「表示形式」→「テーブルに変換」と進みます。合計を求める場合は、SUMとテーブル名、列名を組み合わせたテーブル参照を使えます。

通常の範囲へ戻すときは、テーブル名横のメニューから「表形式でないデータに戻す」を選びます。詳しい操作はGoogle公式のテーブル機能ヘルプでも確認できます。

Geminiは無料アカウントでは使えない

Gemini in Sheetsは無料アカウントでは利用できません。Google WorkspaceのBusiness Standard以上、または個人向けのGoogle AI Proを契約している場合に、サイドパネルのGeminiを利用できます。

スマホでの使い方

Googleスプレッドシートには、iOSとAndroid向けの無料アプリがあります。外出先でファイルの内容を確認したいときにも使えます。

スマホだけで完結させる前提にせず、作業内容に応じて端末を選びましょう。共有されたファイルを開いたときも、編集前に自分の権限を確認します。

スプレッドシートでできること・できないこと

Googleスプレッドシートは、日々の表計算、複数人での共同編集、Excelファイルの受け渡しに使えます。xlsxファイルを開いて編集し、「ファイル」→「ダウンロード」からxlsx形式で書き出すことも可能です。

用途ごとの判断材料は、スプレッドシートでできることとできないことで詳しく紹介しています。顧客情報を扱う方は、スプレッドシートで顧客管理する流れも参考にしてください。

データ管理が本格化してきたら

スプレッドシートから始めても、複数人で扱う範囲やデータ量が増え、権限管理が難しくなることがあります。誰がどこまで更新するかを表計算の共有設定だけで整理しにくくなったら、データベースへの移行を検討する段階です。

筆者の所属する株式会社ロフタルでは、PigeonCloudを提供する中で、スプレッドシート管理から始め、データ量と共有人数が増えた段階でデータベースへ移りたいという相談を多く受けています。

PigeonCloudは、株式会社ロフタルが運営するノーコードデータベースです。現在の表と共有方法を整理したうえで、移行が必要かを検討できます。

表計算から移る判断軸は、Excel管理の限界と移行の考え方でも整理しています。

よくある質問

まとめ

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば無料で始められ、入力内容が自動保存される表計算ツールです。

まずは小さな表を作り、SUMやAVERAGE、グラフまで試してみましょう。共有時は相手、権限、リンクの公開範囲を確認します。

管理するデータや共有相手が増え、表計算での権限管理が難しくなったら、データベースへの移行も選択肢になります。