【必見】Googleスプレッドシートの8つのメリット・デメリットとは？スプレッドシートの普及率や使うべきケースを解説

「Googleスプレッドシートを使うべきか悩んでいる」

「Googleスプレッドシートのメリット・デメリットを知りたい」

このような気持ちを抱いていませんか。

GoogleスプレッドシートはGoogle社が提供する表計算ソフトです。

画面構成や操作性がExcelとそっくりという特徴がありますが、具体的にどんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

この記事ではスプレッドシートの特徴や普及率、メリット・デメリットなどを解説していきます。

スプレッドシートに関心のある方はぜひご一読ください！

Googleスプレッドシートとは

Googleスプレッドシートとは2006年から提供されている、Webベースの表計算ソフトです。

表の作成や簡易的なデータの管理などに活用することができます。またExcelライクな画面で、直感的に操作していくことができ、近年人気が出ています。

スプレッドシートは、Excelのようにソフトを購入したりインストールする必要がありません。

インターネット接続ができる環境で、Googleアカウントがあればすぐに利用開始することが出来ます。

Googleスプレッドシートの普及率

では、スプレッドシートは現在どのくらい普及しているのでしょうか。

こちらはUtilly（株式会社GO TO MARKET）によって、2024年に表計算ソフトに関する調査を実施した結果です。

全国の公務員や経営者、会社員などに対して、仕事で利用頻度の高い表計算ソフトについて聞いてみたところ、次のような結果となりました。

出典：Utilly「表計算ソフトの利用に関するアンケート調査（2024年4月）」

Excelが最も高く、スプレッドシートはExcelに次いで8.6％でした。

結果としてはExcelが圧倒的でしたが、2年前に行った同調査ではスプレッドシートは3％だったということもあり、スプレッドシートはじわじわと利用者数を伸ばしているといった状況です。

続いてこちらはGoogleトレンドという解析ツールで、「スプレッドシート」という言葉の検索数を相対的に示したグラフです。

簡単に言うと、「スプレッドシート」という言葉がどのくらい話題となっているのかを表しています。

Googleトレンド「スプレッドシート」の推移

スプレッドシートが提供開始になった2006年から現在の2024年までの数字を見てみると、2015年ごろからじわじわと上がってきており、2024年では過去1番の値となっています。

スプレッドシートの話題性がよく分かりますね。今後ますます利用者の増加が見込まれていくのではないでしょうか。

Googleスプレッドシートのメリット

では、なぜスプレッドシートは人気が出てきているのでしょうか。ここからはスプレッドシートを利用するメリットを解説していきます。

1. 費用がかからない
2. データの共有がしやすい
3. チーム作業が行いやすい
4. 履歴の保存
5. スマホやタブレットから操作できる

順番に解説していきます。

1．費用がかからない

Excelや他のデータ管理ツールは基本的には費用がかかってきますが、スプレッドシートは無料で利用することが出来ます。

Googleアカウントがあれば誰でも利用できるので、有難いサービスです。

システムに対してコストの負担がかからないというのはビジネスを始める上で大きなメリットになるでしょう。

2．データの共有がしやすい

スプレッドシートはデータの共有が行いやすくなっています。ボタン一つでデータの共有ができるのでチーム作業もはかどります。

3．チーム作業が行いやすい

先述しましたが、スプレッドシートはチームでの作業がスムーズにいきます。

データの共有、リアルタイムでのデータ反映も可能です。同時作業・同時編集、データに対するコメント機能もあるので、チーム作業に適しています。

4．履歴の保存

スプレッドシートは作業履歴が自動で保存されます。手動で上書き保存ボタンを押したり、自らバックアップを行わなくても良いところは大きなメリットです。

5．スマホやタブレットから操作できる

スプレッドシートはWebベースのツールです。

そのためネット接続ができる環境があればスマホやタブレット端末からでもアクセスすることができます。

Excelの場合は、基本的にインストールしているパソコンでなければ利用が出来ませんが、スプレッドシートはいつでも・どこからでも・どんなデバイスからでもアクセスできるので利便性が高いです。

Googleスプレッドシートのデメリット

多くのメリットがあるスプレッドシートですが、デメリットはどんなことがあるのでしょうか。

1. セキュリティ面においてリスクがある
2. ネット接続が必須
3. 容量制限がある

順番に解説していきます。

1．セキュリティ面においてリスクがある

スプレッドシートはデータ共有が簡単に行える反面、意図していない相手に誤ってデータ共有をしたり、公開範囲を誤るなど人為的なミスが発生する危険性があります。

2．ネット接続が必須

スプレッドシートはインターネット接続が必要なツールです。Excelのようにオフラインでの利用はできません。

3．容量制限がある

スプレッドシートは数式や関数をたくさんつけてしまうと、キャパオーバーとなってしまい、動きが鈍くなったりフリーズする原因となります。

またGoogleドライブの容量は15GBです。

その容量はスプレッドシートだけでなく、GmailやGoogle フォトなどとも共同で消費されます。容量制限があるため、本格的なビジネスでの利用は適していません。

Googleスプレッドシートはどんなケースで使うべきツールなのか

スプレッドシートにはメリット・デメリットがあることが分かりました。ではスプレッドシートはどんなケースで使うべきツールなのでしょうか。

スプレッドシートは表計算ソフトです。表計算ソフトとは、表の作成や簡易的な計算を行うためのツールです。

そのため、大規模なデータ管理には適しません。また容量制限もあるので小規模なデータ管理として活用することが望ましいです。

そしてスプレッドシートは、リアルタイムでの情報共有が可能ですので、チームでの作業に適しています。

コストの負担もありませんので、これからビジネスを始めようと思っている方には手始めに良いツールではないでしょうか。

Googleスプレッドシート以外のツールはどんなものがあるのか

データ管理を行いたいけれどExcelやスプレッドシートでは物足りないと思っている方も多いと思います。

本格的にビジネスに使っていくのならよりデータ管理に特化している、「データベースソフト」を使いましょう。

データベースソフトのなかでもスプレッドシートのようにWebベースで使えるツールを「Webデータベース」と言います。

Webデータベースは、リアルタイムでの情報共有が可能だったり、スマホやタブレットからも操作が可能といった特徴があります。

Webデータベースは、大量のデータを管理できどんな業務でも汎用的に管理ができるものが多いため、ビジネスに取り入れていくことをおすすめします。

【保存版】Webデータベースについて徹底解説！データベースソフトとの違いや、8つのメリット・デメリットについて解説

「Webデータベースってどういう意味？」「Webデータベースのメリットや選び方を知りたい」「効率的にデータ管理ができるシステムを見つけたい」こ...

ここからはWebデータベースのなかからおすすめの製品を一つ紹介します。

WebデータベースのPigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するWebデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツール（※）で、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

（※）ノーコードとは、プログラミングを一切行わずにサービスやソフトウェアを開発することを言います。ドラッグアンドドロップで操作可能なので、専門知識やスキルがなくても短期間でシステム構築を行うことが出来ます。

公式サイト：PigeonCloud

まとめ

この記事ではGoogleスプレッドシートの普及率やメリット・デメリットなどについて解説してきました。

スプレッドシートはExcelとよく似た機能を持っており、近年人気になっているツールです。

費用がかからず気軽に使うことができ、チーム間でデータの共有ができるツールです。リアルタイムで情報共有ができる点はExcelとの大きな違いでしょう。

しかし容量制限があるところや、セキュリティ面において不安があるなどのデメリットもあります。

そのため本格的にデータ管理を行うには、スプレッドシートでは少し荷が重いかと思います。

ビジネスでデータ管理を行うには、Webデータベースがおすすめです。

この記事ではWebデータベースのなかからおすすめとしてPigeonCloud（ピジョンクラウド）を紹介しました。

製品について気になった方は、公式サイトから資料請求や無料トライアルを試してみてはいかがでしょうか。

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