【必見】Googleスプレッドシート10個のできること・できないことまとめ

「Googleスプレッドシートってどんなことができるだろう」

「Excelとの違いは？」

「どんなときに使うべきシステムなの？」

このような気持ちを抱いていませんか。

Googleスプレッドシートは、Googleが開発・提供している表計算ソフトです。オンライン上で手軽に使えるため、人気のある製品です。

この記事では、スプレッドシートのできることと・できないことをまとめていきます。

Excelとの違いや、類似製品の解説も行っていきますので、スプレッドシートに関心のある方はぜひご一読ください！

Googleスプレッドシートとは？

Googleスプレッドシートとは、2006年にGoogleが発売開始した表計算ソフトです。

この頃は既にマイクロソフト社からExcelが発売され世に普及している状況であったため、Googleはそれを追うような形でスプレッドシートを発売しました。

表計算ソフトとは、表の作成や簡易的な計算などを専門としたソフトです。

皆さんもおそらく使ったことがあると思いますが、ちょっとしたデータをパパっと管理する、このような状況において効果を発揮するのが表計算ソフトです。

ではスプレッドシートは、同じ表計算ソフトであるExcelと何が違うのでしょうか。

スプレッドシートとExcelの違いは？

スプレッドシートとExcelの違いはどんなところにあるのでしょうか。

まずは料金です。Excelは利用するのに費用がかかりますが、スプレッドシートは無料で利用することが出来ます。

次にデザイン性です。Excelはフォントの数、罫線やグラフの種類が多くデザイン性に富んでいますが、スプレッドシートはその数が限られており、Excelのようなデザイン性があるわけではありません。

さらに根本的な違いとなりますが、Excelはオフラインタイプのものが主流となっています。一方、スプレッドシートはオンラインタイプなので相反しています。

スプレッドシートのように、オンラインでネット接続して使うサービスをクラウドサービスと言います。

クラウドサービスだと、ネット上で複数の人とデータの共有を行ったり、コミュニケーションを取ることが出来ます。

しかしExcelはオフラインタイプでありクラウドサービスではありません。そのため複数人で共有するという使い方ではなく、個人管理が望ましいのです。

このように、費用や目的、デザイン性など異なる点もある両者ですが、表計算ソフトという土台は共通しています。

スプレッドシートとExcelの違いについて、詳しくはこちらの記事で解説しています。

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「GoogleスプレッドシートとExcelの違いを知りたい」「Googleスプレッドシートを使ってみたいけど、使いこなせるか心配」「Excelでは満足できなか...

スプレッドシートでできる7つのこと

ではスプレッドシートでどんなことが出来るのでしょう。ここからはスプレッドシートで出来ることをまとめていきます。

1. データの共有
2. 同時作業・編集が便利
3. 自動保存
4. スマホやタブレット端末から利用できる
5. 更新履歴の管理
6. Excelとの互換性
7. 他のGoogleツールとの相性が良い

順番に解説していきます。

1．データの共有

スプレッドシートはデータ共有がスムーズにいきます。ボタンひとつで共有したい相手を設定することができます。

またリンクをコピーすることも出来るので、大勢の人とデータを共有したい場合も便利です。

２．同時作業・編集が便利

Excelの場合、同時作業はできないため、チーム間での作業・連携が上手くいかないこともあります。

しかしスプレッドシートは同時作業や同時編集が行えるので、チーム作業がはかどります。

共有設定をすれば、スプレッドシートの画面上に、誰が今どんな風に編集しているかといったことが表示されるので、リアルタイムで細かく情報共有することが出来ます。

3．自動保存

スプレッドシートは始めから自動保存の設定となっています。

上書き保存ボタンを押し損ねることや、パソコンがフリーズしてしまってデータがなくなってしまった経験は誰しもあるかと思いますが、スプレッドシートの場合はデフォルトで自動保存設定なのでそのような失敗がありません。

4．スマホやタブレット端末から利用できる

スプレッドシートは、パソコンだけでなくスマホやタブレット端末などマルチデバイスからもアクセスすることができます。

そのため手軽であり、いつでも・どこからでも利用することが出来ます。

5．更新履歴の管理

スプレッドシートは更新履歴を保存してあります。誰がどんな風に更新したかといった情報を適宜確認することができるのです。

このように履歴が残っているため、データの復元も可能になります。

6．Excelとの互換性

スプレッドシートはExcelとの互換性も良いです。

インポート・エクスポートを行うことが出来るので、Excelで作業を行いたいときにも便利です。

7．他のGoogleツールとの相性が良い

スプレッドシートは、Googleとの連携がスムーズにいきます。

GmailやGoogleドキュメント、GoogleカレンダーやGoogleフォーム、Googleマップなどと連携することで、業務が効率化します。

スプレッドシートでできない3つのこと

ではスプレッドシートで出来ないことはどんなことがあるでしょうか。

1. 大量のデータを管理できない
2. オフラインでの利用ができない
3. セキュリティリスクがある

まとめていきます。

1．大量のデータを管理できない

スプレッドシートは大量のデータ管理に使うようなシステムではありません。

スプレッドシートはあくまでも表計算ソフトなので、表や簡易的な計算を行うことを想定したソフトなのです。

関数を使ったり、多くのデータを管理すると、途端にファイルが重くなってしまうので注意が必要です。

2．オフラインでの利用ができない

スプレッドシートは、インターネット接続が必須なシステムです。

Excelのようにネット接続せずとも利用できるタイプではありません。

3．セキュリティリスクがある

スプレッドシートは、セキュリティ面で不安が残ります。

誰かにデータを共有する際に、誤送信してしまうリスクがあり、人為的なミスを引き起こす可能性があるのです。

スプレッドシートを使うべきケースと、別ツールを使うべきケース

ここまでスプレッドシートでできること・できないことを解説してきました。

ではスプレッドシートはどんなときに使うべきツールなのでしょうか。

スプレッドシートを使うべきケース

スプレッドシートは、クラウド型なのでチームでの利用が向いています。

データの共有や同時作業・編集もスムーズに行うことができ、リアルタイムの情報共有も可能になっています。チームで連携しながら作業を行うには最適なツールです。

またスマホやタブレット端末、外出時や自宅からなど、場所や時間を選ばず利用できる点も魅力的です。

しかし大量のデータを保存するようなツールではないため、データ量が多すぎないケースでの利用が望ましいです。

スプレッドシート以外のツールを使うべきケース

ではスプレッドシート以外のツールを検討すべきなのは、どんなケースなのでしょうか。

まずデータ量が多い場合です。スプレッドシートは大量のデータを保存するようなシステムではありません。

大量のデータを管理しようとすると、システムが重くなりスムーズに利用ができなくなります。

またスプレッドシートはデータ管理を目的としたツールではありません。

スプレッドシートは表計算ソフトなので、表の作成や簡易的な計算を目的としています。データ管理目的なら、それ専用のツールを使いましょう。詳しくは後述しています。

スプレッドシート以外でおすすめのデータ管理ソフトは？

ではExcelやスプレッドシート以外に、データ管理が行えるソフトはどんなものがあるのでしょうか。

データ管理を行う専用ツールと言えば、データベースソフトです。

なかでも、スプレッドシートと同様にクラウド型のデータベースソフトを、Webデータベースと言います。

Webデータベースなら、大量のデータを保存・管理することができます。

データ管理専用ツールなので、表計算ソフトよりも効率的にデータ管理を行うことが出来るでしょう。

ここからは、Webデータベースのなかからおすすめの製品を1つ紹介します。

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WebデータベースのPigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するWebデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツール（※）で、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

（※）ノーコードとは、プログラミングを一切行わずにサービスやソフトウェアを開発することを言います。ドラッグアンドドロップで操作可能なので、専門知識やスキルがなくても短期間でシステム構築を行うことが出来ます。

公式サイト：PigeonCloud

まとめ

この記事ではスプレッドシートのできることやできないこと、類似ツールなどを解説してきました。

スプレッドシートはクラウド型の表計算ソフトです。クラウド型なので、ネット接続ができる環境であれば利用することができ、チーム作業もスムーズに進めることができます。

しかし、スプレッドシートはあくまで表計算ソフトです。データ管理専用のソフトではありません。

もしデータ管理を行いたい場合はWebデータベースがオススメ。記事のなかではWebデータベースのなかからPigeonCloud（ピジョンクラウド）を紹介しました。

気になった方は、公式サイトから資料請求や無料トライアルを申し込んでみてはいかがでしょうか。

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