【必見】作業日報について徹底解説！紙やExcel管理のメリット、デメリットやおすすめツールについて紹介

「作業日報を書くのが面倒・・・」

「作業日報って効率化できないの？」

「作業日報のおすすめツールを知りたい！」

このような思いを抱えていませんか。

作業日報を、紙である「冊子」で管理している企業は多いです。紙だと現場に持っていきやすく、作業が終わったらすぐに記入できるので便利ですよね。

しかし紙での管理は、便利に見える反面多くのデメリットがあります。

この記事では作業日報の目的や書き方のコツ、紙やExcel管理のメリット・デメリット、おすすめツールについて紹介していきます。

作業日報について関心のある方は、ぜひご一読ください！

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作業日報とは？

作業日報とは、建設業や製造業など現場で働く方が、日々の業務内容を記録し上司などに報告することを言います。

作業日報を記入すると、1日の業務の振り返りができたり、上司からフィードバックをもらえるなどの利点があり、多くの企業で導入されています。

作業日報に記載すべき項目

作業日報に記載すべき項目は、業種・業態によって異なります。今回は、一般的な管理項目について挙げていきます。

作業日報をオリジナルで作成する場合は、さらに自社に合った項目を追加して管理していきましょう。

作業日報を書く4つの目的

作業日報にはさまざまな目的があります。この目的が分かっていないと、つい雑に記入してしまいがちです。

作業日報の主な目的は・・

1. 現場の情報共有のため
2. 業務の「見える化」のため
3. 業務の振り返りのため
4. 生産性の向上のため

順番に解説していきます。

1．現場の情報共有のため

現場の作業は、複数人のチームで行うことが多いです。

前日の状況、アクシデントなどがあれば日報を通して翌日の担当者へ伝えることができます。
作業の流れや工程、アクシデントなどを日報に記入し、上司やチームメイトに情報共有します。すると、適切な判断や助言につながります。

また作業の工程などが流動的な場合、日報に詳しく記入すると上司からフィードバックをもらうことができます。

2．業務の「見える化」のため

日報は、作業の進捗状況を把握することに役立ちます。

部長や経営層といった管理職は、現場の動きを把握することが難しいです。一人ひとりの担当者から状況をヒアリングすることもなかなか出来ません。

このような場合、作業日報を通じて業務の進捗や、各担当者の仕事ぶりを確認することがあります。作業日報を確認すれば、それぞれの担当者が抱えている仕事量や、案件の進み具合など、詳しい状況が見えてきます。

作業日報は記入している担当者だけでなく、管理職や経営者のための「業務の見える化」に一役買っているツールなのです。

3．業務の振り返りのため

作業日報は、各担当者にとっても有意義なツールです。
日報を記入すると、1日の業務の流れを客観的に振り返ることができます。

「この作業が意外と手間取った」、「違うやり方をしていれば、もっと効率的にできた」などと反省し、業務を改善することに繋がります。
作業日報は、自分自身の成長のためにも役立てることが出来るのです。

4．生産性の向上のため

前述したように、作業日報は担当者をはじめ、上司や経営層にとっても有意義なものです。

作業日報で蓄積したデータは、新入社員のマニュアルのために役立てたり、ビッグデータとして活用することができます。
また何か問題が起きた時も、作業日報が適切に管理できていれば、問題点の究明にもつながります。

社員の適切な管理のためにも、毎日の日報作業は重要です。このように、作業日報は社内の生産性の向上のために欠かせない業務なのです。

作業日報の書き方3つのコツ

作業日報は、上司をはじめ、チームメイトや経営層までさまざまな人の目に入るものです。
毎日書くものだからといって、適当に書くのはNGです。ここでは、作業日報を書くときのコツを3つご紹介します。

1. 当日中に書きあげる
2. リアクションをする
3. 分かりやすく簡潔に書く

順番に見ていきましょう。

1．当日中に書きあげる

作業日報は、日々の作業を細かく報告するものです。そのため数日分をまとめて書こうと思うと、記憶があやふやになり正確に記録できなくなります。

また、記入後は早めに上司やチームメイトに確認してもらい、翌日以降の業務に活かす必要があります。

業務を忘れないためにも、作業日報は当日中に書くようにしましょう。

2．リアクションをする

日報を書いても誰からも反応されなければ、記入する意欲がなくなってしまいます。

高いモチベーションで作業日報を記入するためには、上司やチームメイトからのリアクションが必要です。リアクションがあれば、ダラダラと「なんとなく」で書くことがなくなるでしょう。

後ほど紹介するおすすめツールでは、入力したデータに対してコメントを付けることができるので、簡単にリアクションを示すことができます。

3．分かりやすく簡潔に書く

作業日報は「とりあえず書いておけばいいもの」ではありません。上司をはじめ経営層など、意外と多くの人が見ているものです。

そのため見てもらう意識を持って、分かりやすく簡潔に書きましょう。

簡潔に書くためには「箇条書き」を使ったり、「数字や固有名詞」を使うなど工夫が必要です。誰が読んでも正しく理解できるように記入しましょう。

作業日報を管理する3つの方法

作業日報の管理方法は主に3種類あります。それぞれのメリットとデメリットを紹介します。

• 紙
• Excel
• クラウド型のツール

順番に解説していきます。

作業日報を【紙】で管理する方法

作業日報を紙で管理している会社は多いと思います。作業日報の冊子を用意し、毎日記入していくというやり方です。

紙管理の魅力は、PCがないところでも記入できる点にあります。

一方デメリットは、紛失のリスクがあるということです。紙管理だと、データのバックアップなどもできないため、紛失してしまうと取り返しがつきません。

また、工事現場などで記入する場合、雨に濡れてしまって字が読めなくなるということも。

さらに、集計に手間がかかるため、ビッグデータとしての活用が難しいことも挙げられます。また紙はかさばるため、社内に一定の保管場所を設ける必要があります。

作業日報を【Excel】で管理する方法

Excelは多くの企業に導入されており、気軽に管理できるツールです。誰でもある程度の知識があるため、新たに操作方法を覚えなくても良いというメリットがあります。

一方、ExcelはPCでないと操作ができません。そのため作業現場で入力することができないというデメリットがあります。さらに、作業日報を入力するためだけに社内へ戻るというケースもありますが、これはとても非効率です。

またExcelは属人的なソフトであるため、チームでの共有に向いていないというデメリットも。Excelを共有する場合は別途メールなどをしなければならず、時間と手間がかかってしまいます。

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作業日報を【クラウド型のツール】で管理する方法

作業日報は、クラウド型のツールで管理すると効率的です。クラウド型というのは、インターネット上で管理するという意味です。

クラウド型にするとPCだけでなく、手持ちのスマートフォンやタブレットからも操作することができます。

クラウド型はチームでの共有に向いており、上司もリアルタイムで作業日報を確認することが可能。

さらに、データが蓄積すればビッグデータとして活用することができます。作業にかかった時間や、担当者や班ごとにデータをグラフ表示することもでき、作業が「見える化」するので、管理職としても安心です。

一方、デメリットは有料である製品が多いことが挙げられます。

また、新たに操作方法を覚えなければいけないというデメリットも。

多機能であるほど操作方法が難しくなる傾向があるため、ITに不慣れな社員が多いのなら、「シンプル」や「直感的な操作性」と謳っている製品を試してみることをオススメします。

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作業日報を管理するのにオススメのツールを2つ紹介

作業日報には、クラウド型のツールの利用がオススメです。特に、スマホでの操作が可能なものだと利便性が高くなります。

ここからは、スマホ利用ができるクラウド型ツールのおすすめを2つご紹介します。

1. PigeonCloud（ピジョンクラウド）
2. kintone（キントーン）

順番に紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータ管理ツールです。シンプルな作りで、直感的に操作することができます。

PigeonCloudのおすすめポイントの一つは、低価格であることです。コストパフォーマンスが高いので、お得にデータ管理を行うことができます。

スマホやタブレットからの操作もできるので、現場にいながら入力することが可能。コメント機能もついているので、日報に対するコメントを付けてリアクションを示すこともできます。

またPigeonCloudは、日報管理だけでなく勤怠管理や案件管理、進捗管理なども行うことができます。

サポートも手厚いため、専任の担当者と相談しながら、システムを構築できる点も魅力ポイントです。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータ管理ツールです。
こちらは、自分自身でアプリを構築するような感覚で、管理画面を作成していきます。直感的な操作性なので、誰でも簡単に使うことができます。

スマホやタブレットでの操作が可能なので、現場や自宅からでも入力が可能。

またコミュニケーション機能が充実しており、チームでのデータ共有はもちろん、軽い議論をチャット形式で行えるなど、グループウェアとしての機能も持ち合わせています。

公式サイト：kintone

PigeonCloudとkintoneの違いについては、こちらで詳しく解説しています。こちらもぜひご一読ください！

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まとめ

この記事では作業日報の目的や、各管理ツールのメリット、デメリット、おすすめツールなどを紹介してきました。

紙やExcelで日報を管理していると、いくつかデメリットがあることが分かりました。
複数人で作業をするときや、管理職の方が現場の状況を確認したいときには、特に不便に感じることがあるでしょう。

データの活用や共有をもっと簡単に行うには、クラウド型のツールがオススメです。

今回オススメしたツールはそれぞれ1ヶ月の無料トライアルを実施していますので、ぜひ検討してみてください。

また公式サイトを見ていても、具体的にイメージできないことがあるかもしれません。そんなときは、問い合わせフォームから提供会社に相談したり、資料請求をしてみてくださいね。

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