営業日報について徹底解説！Excel管理はもう古い？2つのおすすめクラウドサービスを紹介

「営業日報の目的ってなんだろう？」

「営業日報を書くコツを教えてほしい」

「営業日報をクラウド化したい！」

このような思いを抱えていませんか。

この記事では、営業日報の目的や書き方、メリット・デメリットを解説し、より効率的に営業日報を書くことができる方法をお伝えしていきます。

営業日報について関心のある方は、ぜひご一読ください！

チームで簡単共有！おすすめのクラウドサービスは「PigeonCloud」

営業日報の目的

営業日報を書く目的は、大きく括れば「業績向上のため」です。

ですが、細かく見るとそれぞれの立場によって目的が異なります。ここからは「上司目線」での目的と、「営業マン目線」での目的に分けて、紹介していきます。

上司にとっての営業日報の目的

• 部下の行動を把握できる

日報を確認するだけで、上司は部下の1日の行動を把握することができます。
忙しくて部下とのコミュニケーションが頻繁にとれなくても、日報によって部下の活動状況を確認することができます。

• 部下にアドバイスをしやすくなる

営業日報は、営業マンの1日の活動が具体的に記されています。
そのため日報を見て気になる事があれば、上司から直接指導やアドバイスをすることができるのです。

営業マンにとっての営業日報の目的

• 自分の業務の振り返りができる

営業日報を書くと、自分の業務を客観的に見ることができます。
日報を書くと、その日の営業活動の良かった点や反省点がおのずと見えてきます。
すると「明日はこうしよう」などと改善案を考えることに繋がり、PDCAサイクルを自分自身で回すことができるようになります。

• 顧客の情報を可視化できる

顧客との対応状況を文章にすることで、顧客の抱えている課題を可視化することができます。頭の中で整理するよりも、文章にした方が論理的に考えることができるのです。
また、上司にも顧客の反応などを具体的に伝えることができます。

営業日報の書き方

営業日報を書くときには、いくつか気を付けたいポイントがありますので、紹介していきます。

1. 具体的かつ簡潔に
2. 営業先のリアクションなども入れ込む
3. 自分で読み直す

順番に解説していきます。

1．具体的かつ簡潔に

営業日報は、上司に見てもらうものです。日記のようにダラダラと書くことはやめましょう。
箇条書きなどを多用して簡潔に書くように意識することが大切。

また、1日の活動の証拠になるので、営業件数など数字で表せることは具体的に数字で記しましょう。

2．顧客のリアクションなども入れ込む

営業マンは訪問やオンラインで、顧客と直接会話することが多いです。ですので、先方の反応、温度感についても上司に伝えておきたいポイントです。
日報を書く際には、顧客のリアクションなども織り交ぜて報告しましょう。

3．自分で読み直す

日報は毎日書くものです。
そのため誰であっても、疲れているときや急いでいるときは雑になりがちです。

ですが上司が時間を割いて読んでくれるものですので、最低でも1回は読み直し、誤字脱字をなくすように心がけましょう。

営業日報のメリット

営業日報にはさまざまなメリットがあります。
ここからは「上司側の目線」と「営業マン側の目線」に分けて、それぞれ紹介していきます。

上司にとっての営業日報のメリット

上司は日報を確認すれば、商談の進捗状況や部下のスキルの成長具合などを確認することができます。

また全体的な顧客のニーズを察知することができるので、今後の営業戦略を練ることにも繋がります。

営業マンにとっての営業日報のメリット

営業マンとしては、1日の営業活動を客観的に見直せることが大きなメリットです。

また営業活動を逐一上司に報告しているため、情報共有ができており属人化しないというメリットがあります。

営業日報のデメリット

一方、日々の営業日報にはデメリットもあります。
営業日報のデメリットについて、「上司側」、「営業マン側」からそれぞれ紹介していきます。

上司にとっての営業日報のデメリット

上司にとっての営業日報のデメリットは、日報を読むことが大変であるということです。

多くの営業マンを抱えているのなら、その分見なければいけない日報の数も多くなります。上司は部下の数だけ、毎日営業日報を確認しなければいけません。

また気になるところは、営業マンへフィードバックしなければならないため気が抜けません。

営業マンにとっての営業日報のデメリット

営業マンにとってのデメリットは、日報を書くのに手間がかかるということです。

日報は1日の終わりに書くことが多いと思います。
外出が多い営業マンにとっては、日報を書くためだけに社内へ戻ってくることに煩わしさを感じてしまうのではないでしょうか。

またExcelなどで共有する場合は、日報を書き終えた後に、上司宛にメールも作成しなければいけません。そのため作業が面倒だと感じてしまう営業マンは多いでしょう。

脱Excel！営業日報を効率的に行うには、クラウド化がおすすめ！

営業日報をExcelなどで入力する企業は多いと思います。

Excel入力は、面倒ではありませんか？

Excelだとデータ共有に時間がかかったり、リアルタイムの状況を把握できないというデメリットがあります。また、社内のPCでないと入力作業ができないため、外出が多い営業マンにとっては非効率となってしまいます。

そこでオススメしたいのがクラウドサービスです。

クラウドサービスなら、インターネット上でデータを管理できるので、スマホやタブレットからでも操作が可能。
忙しい営業マンも、移動中や自宅に帰ってから日報入力できるので、効率的に仕事を行うことができます。

そして営業マンが入力するのは、日報だけではありません。顧客情報や商談状況なども入力しなければいけませんよね。

クラウドサービスである「Webデータベース」なら、日報だけでなく顧客情報や商談情報なども紐づけて、管理することができます。

またWebデータベースは、チーム間での情報共有を簡素化することができます。
日報を入力すると、上司に通知が行くように設定しておくことも可能。

常に最新の情報を表示しているため、リアルタイムでデータを確認することができます。

Webデータベースについて、詳しくはこちらの記事にまとめています。

【保存版】Webデータベースについて徹底解説！データベースソフトとの違いや、8つのメリット・デメリットについて解説

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営業日報は脱Excel！クラウドサービスを利用しよう！2つのおすすめ製品を紹介

クラウドサービスである「Webデータベース」を導入すると、スマホ操作に加え、営業活動が効率的に行えることが分かりました。

ではWebデータベースの製品にはどんなものがあるのでしょうか。
ここからはオススメ製品を2つ紹介します。

1. PigeonCloud（ピジョンクラウド）
2. kintone（キントーン）
   
   

順番に解説していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のWebデータベースサービスです。
PigeonCloudは日報管理に特化した製品ではなく、社内の業務全般を管理できる万能ツールです。

またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のWebデータベースサービスです。

こちらも日報管理に特化した製品ではなく、社内の業務全般を管理できる万能ツールです。

他社と大きく違う点は、コミュニケーション機能が優れているところ。チャット形式で簡易な議論ができたり、SNSのような機能があるため社内のコミュニケーションを活性化することができます。

また動画やセミナーなどが多く、多方面から知識を深めることができます。

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneと類似製品の比較を行っております。PigeonCloudも類似製品として紹介しております。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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まとめ

この記事では、営業日報の目的や書き方、メリット・デメリットを解説してきました。営業日報にはメリットがある反面、手間がかかったり、共有が面倒というデメリットがあります。

営業日報をクラウド化すればスマホ利用ができ、データ共有がスムーズになるなどのメリットがあります。社内のIT化や業務効率化を進めるにはオススメのツールです。

気になるサービスは見つかりましたか？

HPを見るだけでは分からないことがたくさんあります。そんなときは、ぜひ「お問合せフォーム」や「オンライン相談」などから、提供会社へ相談をしてみてくださいね。

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