【初心者必見】Accessでできること・できないことまとめ！Accessで何ができるか分かりやすく解説

「Accessって何？」

「Accessって何ができるの？」

「Accessでどんなデータを管理できるのか知りたい」

こんな気持ちを抱えていませんか。

Accessはマイクロソフト社が提供するデータベースソフトです。

Accessを使えば、社内のさまざまなデータを管理・活用していくことができます。

この記事では、Accessで出来ること・出来ないことや、Excelとの違い、Accessの類似ツールについて解説していきます。

初心者の方でも分かりやすいよう噛み砕いて書いていきますので、Accessについて詳しく知りたいと思っている方はぜひご一読ください！

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Accessとは

Accessとは、マイクロソフト社が提供する「データベースソフト」です。

データベースソフトというのは、たくさんあるデータを検索・集計など作業しやすい状態に整理・管理するソフトのことを言います。

データ管理が得意であるAccessですが、ExcelやWord、PowerPointなどと並ぶ、Office製品の一つとして知られています。

しかし、セット販売の有無などの理由から他のOffice製品よりも知名度が低いのは否めません。

そのため「他のOffice製品は使ったことがあるのに、Accessだけ使ったことがない」という方も多いのではないでしょうか。

また近年は、「表計算ソフト」であるExcelの機能が各段に向上したことでExcelの守備範囲が広がり、Accessがお役御免となるケースも増えてきました。

では、AccessとExcelの違いはどんなところにあるのでしょう。ここからは、AccessとExcelの違いについて解説していきます。

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AccessとExcelできることの違い

AccessとExcelの違いについて簡単にまとめてみました。

まず、AccessとExcelはそもそものジャンルが違います。

Accessは「データベースソフト」であり、大量のデータの整理・管理を目的としたソフトです。

一方のExcelは「表計算ソフト」で、表やグラフの作成、計算を行うことを目的としたソフトです。

さらにAccessは利用するのに多少の専門知識が必要ということもあり導入のハードルが高いのですが、Excelは専門知識がなくても操作が可能なので気軽に利用できるといった違いがあります。

Accessのできること

AccessはExcelと違って、データ管理に特化しているソフトです。

そのため、企業で扱っている顧客管理やタスク管理、在庫管理などあらゆるデータを管理していくことができます。

データ容量は2GBまでと、多くのデータを保存することが可能。

処理スピードも速いため、Excelではフリーズしてしまうようなデータ量でもスムーズに処理することができます。

また、同じマイクロソフト社の製品であるためExcelとの互換性も良いのが特徴。

Excelからのデータのインポート・エクスポートが簡単にできるので、メリットを感じる方も多いと思います。

Accessのできないこと

Accessには出来ないこともあるので解説していきます。

まず、他社のデータベースソフトと比較して大きく違う点が、Accessはクラウド製品ではないということです。

基本的にインストールしたPCでなければ使うことができません。そのため、スマホやタブレット、他のPCからは接続することができません。

もちろん、社外からの利用もむずかしいため、在宅勤務などの状況には不向きです。

また、Accessの開発・運用にはプログラミング知識が必要なので、社内に知識のある人がいなければ運用はむずかしいでしょう。

加えて、Accessは時折ファイルが破損してしまうことがあります。

そのため自力でバックアップをとるなど対策を講じる必要があります。

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Accessのできないことを可能に！Accessの類似ツールを紹介

Accessにはメリットもある一方、デメリット・できないこともあるということが分かりました。

皆様のなかには、

「スマホや在宅勤務でも使える、Accessっぽい製品はないの？」

「初心者でも簡単に使えるような製品はないの？」

こんな風に思っている方もいるかもしれません。

ということで、ここからはAccessの類似製品のなかから、Accessの「できないこと」を、「可能」としている製品を紹介します。

製品の選定基準としては、

• Accessと同じ「データベースソフト」製品
• クラウド製品（スマホ、タブレット、社外からのアクセス、在宅勤務での利用可能）
• プログラミング知識がなくてもOK
• Accessよりも大容量
• 大人数での利用が可能

この条件をクリアしている製品のなかでオススメを厳選して紹介していきます。

1. PigeonCloud（ピジョンクラウド）
2. kintone（キントーン）

順番に紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

Accessと同じ用途に使うことが可能です。

PigeonCloudの魅力は、「低価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは有料のデータベースソフトのなかでもとりわけ低価格なので、コストを重視する場合にオススメ。

また、自動バックアップ機能が付いているので、万一のときでも大切なデータを守ることができます。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

PigeonCloudはまだまだ知名度の低い製品ですが、コスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

CMでもお馴染みなので知っている方も多いかもしれませんね。

kintoneの魅力は、「コミュニケーション機能の充実」と「豊富な拡張機能」です。

kintoneはチームで利用することを前提としているため、ソフト内にコミュニケーション機能が散りばめられています。

そのため、在宅勤務が続いたとしてもkintone内でコミュニケーションをとることができ、スムーズに業務を進められます。

拡張機能については、kintoneの標準機能で出来ないことでも機能を拡張することで出来るようになることがあり、多様なニーズに合わせて利用することができます。

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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まとめ：Accessのできること・できないこと

この記事ではAccessの出来ること・出来ないことや、Excelとの違いなどについて解説してきました。

Accessは大量のデータを保存できる優れたデータベースソフトです。

しかし運用には専門知識が必要なことに加え、スマホや社外からの利用もむずかしいため、Accessにミスマッチを感じる方もいるかもしれません。

そんなときは、記事のなかで紹介した類似ツールを試してみてください。

今回紹介した2つのツールは、どちらもコストパフォーマンスの高い製品です。

もし興味を持っていただきましたら、公式サイトから「資料ダウンロード」や「無料トライアル」を試してみてはいかがでしょうか。

また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。

そんなときは、お気軽に問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。

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