【必見】Accessの移行にオススメの製品2つを紹介！移行時に気を付けたい3つの注意点や、移行の手順やポイントついて解説

「Accessを使い続けていくべきか分からない」

「Accessのデータを別ツールへ移したい」

「Accessの類似製品を探している」

このような気持ちを抱えていませんか。

Accessは、Microsoft社が提供するデータベースソフトです。

安価で認知度も高いAccessは、多くの企業で利用されています。

しかしバージョンアップのため利用できなくなったり、使い勝手の悪さに嘆いている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Accessを別ツールへ移行する際の注意点や、おすすめの移行先について紹介していきます。

Accessについて関心のある方は、ぜひご一読ください！

Accessの移行が必要な理由5つ

Accessは使い勝手が悪い面も多く、移行を検討している方も多いと思います。

ではAccessの移行が必要な理由を、具体的に考えていきましょう。

1. クラウドやリモート対応に弱い
2. データ容量と処理能力の限界
3. 開発人口の減少
4. 他の業務システムとの連携が難しい
5. 古いバージョンのシステムが多い

順番に解説していきます。

1．クラウドやリモート対応に弱い

近年の業務環境では、「どこからでもアクセスできること」や、「複数人で同時作業ができること」などが重視されています。

しかしAccessはクラウドには対応していません。

またAccessは複数人で同時に使うとファイルが壊れやすいといった側面もあります。リモートワークやスマホ利用、大人数での使用には向かないのです。

2．データ容量と処理能力の限界

Accessは小規模のデータ管理には向いていますが、業務の規模が拡大してくると限界に直面します。

ファイルサイズは2GBが上限ですので、データ量が増えるとファイルが壊れやすくなり、運用に支障が出ることもあります。

大量のデータ処理には、クラウドツールの方が適しています。

3．開発人口の減少

Accessが流行したのは90年代後半から2000年代前半です。そのため当時、Accessを構築していた技術者が高齢化しているケースが増えています。

また若手エンジニアはWebやクラウドの技術を学ぶことが多く、社内にAccessの保守や改修ができる人がいなくなってしまい、システムのリスクが高まってしまうことも問題です。

4．他の業務システムとの連携が難しい

近年の業務においては、クラウドサービスやAPI連携によるデータ連携が当たり前となりつつありますが、Accessはそれに対応しきれていません。

またモバイルやWebブラウザからの利用が難しいことも、難点のひとつです。

5．古いバージョンのシステムが多い

Access2003、2007、2010など、古いバージョンのまま使い続けている企業も多いのではないでしょうか。

Accessのアプリは、WindowsOSやOfficeのバージョンに依存しています。

そのため、Officeの更新やWindowsのアップデートにより、Accessファイルが突然使えなくなるなどのトラブルに見舞われる恐れがあります。

Accessのメリット・デメリット

ではここで、Accessのメリット・デメリットを簡単に解説していきます。

Accessのメリット

Accessのメリットの一つに、Microsoft製品との親和性が高いことが挙げられます。たとえば、ExcelやOutlookとデータ連携したり、Accessで加工したデータをWordで帳票化したりすることができます。

また、コスト面でも安価に利用することができます。AccessはOfficeソフトに含まれていることが多いため、低コストでシステムを利用できるというメリットがあります。

またローカル環境で動作するため、インターネット接続がなくても利用でき、学習コストも比較的低いため、非エンジニアでも扱いやすいという特徴があります。

Accessのデメリット

Accessのデメリットの一つは、クラウドやモバイルに対応していないことが挙げられます。

そのためリモートワークや、チーム間での情報共有には不向きです。

現在のように、柔軟な働き方が求められる環境においては、Accessの構造は足かせになってしまうこともあります。

また、Accessは同時利用に弱いというところもデメリットでしょう。大人数での利用には向いておらず、ユーザー数が増えてしまうとパフォーマンスの低下やフリーズするなどの問題が出てくる恐れもあります。

また、Accessのアプリは属人化しやすく、「作った人にしかわからない」というような状態になってしまうことが多くあります。

作成者が異動や退職してしまうと、保守や改修ができなくなり、システムがブラックボックス化してしまうこともあります。

Access移行時の注意点3つ

ではAccessを移行する際にはどんなことに気を付けたら良いのでしょうか。

1. 現行システムを正確に把握する
2. マクロやVBAの扱いに注意が必要
3. 移行期間中の業務が滞りなくできるように準備する

順番に解説していきます。

1．現行システムを正確に把握する

Accessの移行で最も重要なことが、現行システムを正確に把握することです。

Accessは現場が独自に作り属人化されたものが多いので、設計書や仕様書が残されていない場合が多いのです。

そのため、現行のAccessが「どんな構造で、どんな役割を果たしていて、誰が使っているのか」などを調べる必要があります。

2．マクロやVBAの扱いに注意が必要

Accessでは、業務を効率化するためにマクロやVBAを使って自動処理を組み込んでいることがあります。しかし、これらは移行先のシステムではそのまま使用できないことがほとんどです。

そのため移行する際に、VBAで書かれた処理を他の言語や機能に再構築する必要があります。

まずはマクロやVBAをすべて洗い出す作業を行うことが肝要です。

3．移行期間中の業務が滞りなくできるように準備する

Accessから新システムに移行するには、一定の開発・準備期間が必要です。

移行作業中に業務が止まらないようにしたり、従業員への説明や講習も必要です。

また移行完了まで、Accessと新システムを並行運用できるような計画にしておくと便利です。

Access移行の手順とポイント3つ

では実際にAccessを移行するときの手順やポイントを説明していきます。

1. 現状調査
2. 要件整理や課題の確認
3. 移行先システムの選定

順番に解説していきます。

1．現状調査

まずは現行のAccessを「どのように使われていて、誰が、何に使っているのか」を確かめる作業を行います。

現場での使われ方や、構造やフォーム、レポートの確認、VBAやマクロの確認、Excelなどの外部ファイル連携があるのかどうか、運用手順や利用頻度、ユーザー数の把握も行います。

2．要件整理や課題の確認

続いて、現行のAccessの中にある業務処理や運用ルールを、「どこまで新システムで再現するか」を決めます。

そのため、どの機能を移行するのかを選定したり、セキュリティなど問題点の洗い出しや、新システムに求める条件の整理を行います。

3．移行先システムの選定

自社の業務に合った移行先を選定します。移行先の候補としては、クラウドツールやノーコード/ローコードツールがあります。

今後の運用や拡張も視野に入れたうえで選定するようにしましょう。

Accessの移行にオススメのツールを2つ紹介

Accessの移行先を考えるなら、Accessと同じ「データベースソフト」のなかから検討するのが得策です。

そしてデータベースソフトのなかには、クラウド型やスマホ利用ができる製品、外部サービスとの連携が得意な製品など、さまざまな製品があります。

なかでも特にオススメの製品を2つ紹介していきます。

1. PigeonCloud（ピジョンクラウド）
2. kintone（キントーン）

順番に紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。基本的にAccessと同様の用途に利用することができます。

専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

こちらも社内のさまざまなデータを一元管理することができます。

kintoneの魅力を一言で表すとすれば、「直感的な操作性」と「コミュニケーション機能の充実」です。

操作はドラッグアンドドロップで出来るので、専門知識がなくても利用できます。

そして、kintoneは「拡張機能」が充実しているという特長があります。

kintoneの標準機能ではできないことが機能を拡張することで出来るようになるので、より効率的に業務を行うことができるでしょう。（ライトコースを除く）

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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おわりに

Accessは30年ほど前にリリースされた製品で、データベースソフトのなかでは最も知名度の高い製品です。

しかし近年、データベースソフト界隈のトレンドは「クラウド化」です。

在宅勤務が当たり前となりつつあるいま、クラウド製品は多くの企業にマッチするものとなりました。

Accessはクラウドサービスではありませんし、大人数で同時作業をすることや、スマホからの操作もできません。

そのため、より業務に合わせていくために移行先を検討している方も多いと思います。

そこでこの記事では、Accessの代替となる2つの製品を紹介しました。

もし興味を持っていただきましたら、公式サイトから「資料請求」や「無料トライアル」を試してみてはいかがでしょうか。

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