【必見】Accessの移行にオススメの製品2つを紹介！移行時に気を付けたい4つの注意点や、移行すべきタイミングについて解説

「Accessを使い続けていくべきか分からない」

「Accessのデータを別ツールへ移したい」

「Accessの類似製品を探している」

このような気持ちを抱えていませんか。

Accessは、マイクロソフト社が提供するデータベースソフトです。

安価で認知度も高いAccessは、多くの企業で利用されています。

しかしバージョンアップのため利用できなくなったり、仕様書や操作マニュアルの不足に嘆いている方も多いのではないでしょうか。

この記事では、Accessを別ツールへ移行する際の注意点や、おすすめの移行先について紹介していきます。

Accessについて関心のある方は、ぜひご一読ください！

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Accessのメリット

Accessのメリットは、多くのデータを素早く処理できることが挙げられます。

たとえばExcelだと、データ量が多いと処理に時間がかかったり、フリーズしてしまうこともあります。

一方Accessはデータベースソフトなので、スムーズに処理することができるのです。

容量も2GBあるので、Excelよりも多くのデータを管理することができます。

またAccessは単品購入だと17,904円（公式サイト参照）なので、低価格で取り入れやすいところもメリットになります。

Accessのデメリット

Accessのデメリットは様々ありますが、まずは大勢での利用に支障が出ることが挙げられます。

Accessは「個人から少人数」のデータ管理には適していますが、「大人数」での利用には適していません。

同時作業や同時編集、データ共有をすることも難しいです。また、外出先など社外からの操作も難しいでしょう。

さらに、開発した人が異動または退職してしまうと、途端に操作が難しくなります。

Accessの開発には「プログラミング知識」が必要なので、知識のない初心者が開発することは難しいのです。

加えて、Macには対応していないことや、ファイルが壊れた場合開けなくなるリスクがあるというデメリットもあります。

Accessを移行した方が良いタイミングとは

Accessから別ツールへ移行した方が良いタイミングは、利用人数が多い場合です。

先述しましたが、Accessは個人から少人数での管理に適したソフトです。

そのため、大人数で効率的な業務を目指すには力不足と言えるでしょう。

また扱うデータ量が多い場合や、スマホやタブレットからアクセスしたいという場合も別ツールが適しています。

さらにプログラミング知識がない人でも使えるツールだと、システム構築のハードルが下がります。

データベースソフトのなかにはノンプログラミング・ノーコードで利用できる製品もあり、このようなツールは専門知識がなくても使うことができるのでオススメです。

Accessを移行する際の4つの注意点

Accessを移行する場合、既存データを新しいツールへ移さなければいけません。

しかし、データ移行はとても手間のかかる作業です。

プロに任せることもできますが高額な費用が発生する場合もあり、簡単に手を出せないという方もいるのではないでしょうか。

そこで、「自力で」移行を行うときに気を付けたいポイントをまとめました。

1. 移行作業の計画を立てる
2. 既存データのバックアップ
3. 移行先の機能をチェックする
4. 移行先の動作環境の確認

順番に解説していきます。

1．移行作業の計画を立てる

データ量は多ければ多いほど、移行に時間を要します。

社内のデータ量が多いのであれば複数人でデータ移行に取り組み、余裕をもって作業ができるよう事前に計画を立てておきましょう。

2．既存データのバックアップ

移行作業を行っても、人的ミスやソフトウェア障害によってデータに抜け漏れが出てしまう恐れがあります。

そのような状況でも、すぐに対処ができるようデータのバックアップは必ずとっておくようにしましょう。

3．移行先の機能をチェックする

移行先の機能も事前に確認しておきます。

そもそも自社のデータ量が、移行先のデータ容量に収まらなければいけません。

今後データ量が増える見込みがあるなら、容量が大きいサービスを選びましょう。

また、PDFや画像ファイルといった添付ファイルの移行が可能かどうか、レコード数の制限やファイルのサイズ制限といったことも併せて確認しておきましょう。

4．移行先の動作環境の確認

移行先の動作環境は、事前に確認しておきます。

加えて、連携したいソフトやサービスがある場合もそれらが正しく機能するか確認しておきましょう。

Accessの移行にオススメのツールを2つ紹介

Accessの移行先を考えるなら、Accessと同じ「データベースソフト」のなかから検討するのが得策です。

データベースソフトなら、Accessと同様にデータを一元管理していくことができます。

そしてデータベースソフトのなかには、クラウド型やスマホ利用ができる製品、外部サービスとの連携が得意な製品など、さまざまな特色を持ったものがあります。

なかでも特にオススメの製品を2つ紹介していきます。

1. PigeonCloud（ピジョンクラウド）
2. kintone（キントーン）

順番に紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

顧客管理やタスク管理、勤怠管理や在庫管理など、Accessと同様の用途に利用することができます。

PigeonCloudの魅力は、「低価格」と「標準機能の充実度」、「サポート力」にあります。

特に「標準機能の充実度」については、他社には標準装備していない、帳票出力やルックアップ自動取得、自動採番機能などが標準装備しています。

また「サポート」についても、専任の担当者が支援を行いますので、悩みを相談しやすく、効率的にデータベースの構築・運用を行っていくことができます。

さらに、PigeonCloudでは独自でデータ移行システムを開発しているため、スムーズに移行作業を行うことができます。

PigeonCloudはまだまだ知名度の低い製品ですが、コスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

こちらも社内のさまざまなデータを一元管理することができます。

kintoneの魅力を一言で表すとすれば、「直感的な操作性」と「コミュニケーション機能の充実」です。

そして、kintoneは「拡張機能」が充実しているという特長もあります。

kintoneの標準機能ではできないことが、機能を拡張することで出来るようになるのです。

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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Accessの移行：おわりに

Accessは30年ほど前にリリースされた製品で、データベースソフトのなかでは最も知名度の高い製品です。

そのため、なんとなく使い続けているという方も多いのではないでしょうか。

しかし近年、データベースソフト界隈のトレンドは「クラウド化」です。

在宅勤務が当たり前となりつつあるいま、クラウド製品は多くの企業にマッチするものとなりました。

Accessはクラウド製品ではありません。そのあたりが「時代遅れ」と言われている所以なのかもしれませんね。

さて、今回紹介した2つの製品は、多くのクラウドサービスのなかでもコストパフォーマンスに優れた製品です。

もし興味を持っていただきましたら、公式サイトから「資料ダウンロード」や「無料トライアル」を試してみてはいかがでしょうか。

また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。

そんなときは、お気軽に問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。

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