【必見】脱Accessに悩む人集合！Accessの6つのデメリットや、オススメのソフトを解説

「脱Accessをすべきか分からない」

「脱Access後、どんなソフトを使えばいいの？」

「コストパフォーマンスの高いサービスを知りたい！」

こんな気持ちを抱えていませんか。

Accessは、マイクロソフト社が提供するOfficeソフトです。

30年ほど前に発売された製品で、今なお多くの人々に愛されているデータベースソフトです。

しかし近年、「Accessは時代遅れ」と揶揄されていることをご存知ですか？

実は、Accessよりも今の時代にマッチした、使い勝手の良いサービスが続々と登場しているのです。

そこでこの記事では、「Accessのデメリット」や「脱Access後の管理方法」、「脱Accessにおすすめのツール」など、脱Accessについて網羅的に解説していきます。

脱Accessについて関心のある方は、ぜひご一読ください！

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脱Accessとは

「脱Access」とはその名の通り、Accessから別のソフトへ移行することを表します。

こちらの画像をご覧ください。

こちらはGoogleトレンドという解析ツールで、「Access」という言葉の検索数を相対的に示したグラフです。

簡単に言うと、「Access」という言葉がどのくらい人気なのかを表しています。

2004年から2023年の期間で見たところ、一目で右肩下がりであることが分かります。

年々、Accessへの興味・関心が薄れてきているということですね。

「Access離れ」「脱Access」という言葉が広まるわけです。

では、皆様がAccessのどんなところにつまずいているのか、なぜAccess離れが起きてしまっているのか。

ここからはAccessのデメリット、問題点について解説していきます。

Accessの6つのデメリット

Accessの問題点はどんなところにあるのでしょうか。

1. 大人数で利用することができない
2. 開発・運用にプログラミング知識が必要
3. データ容量が少ない
4. スマホ利用ができない
5. 属人化しやすい
6. バージョンアップに伴う移行作業が手間

順番に解説していきます。

1．大人数で利用することができない

Accessは大人数で利用するのに適しません。

元々Accessは、個人から数名程度でデータ管理するために作られたソフトです。

そのため大勢で共有したり、同時に作業することが苦手なのです。

大人数で利用したい場合はAccessのようなソフトではなく、「クラウド型」のサービスを選択するのが賢明でしょう。

2．開発・運用にプログラミング知識が必要

Access関連のことは、プログラミング知識がある人に任せっきりではありませんか？

Accessを開発・運用するにはプログラミング知識が必要です。

知識のある人がいないと何かあったときにどうすることも出来ず、業務が停滞してしまうでしょう。

「人」に依存してしまうと、その人が異動や退職など職場から居なくなると困ってしまいますよね。

「では、新たにプログラミング知識をつければ良いのでは？」と考える方もいるかもしれませんが、通常業務をこなしつつプログラミングを覚えることは大変な労力を要します。

このようなときは、「ノーコード」「ノンプログラミング」のサービスがオススメ。

専門知識がなくてもソフトを開発・運用することができますよ。

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3．データ容量が少ない

Accessの容量は2GBです。

２GBで収まる程度のデータなら良いのですが、容量が増えてしまうと、Accessでは対処できなくなってしまいます。

そのため、Accessは小規模向けのデータ管理ソフトと言えるでしょう。

4．スマホ利用ができない

Accessはスマホで利用することができません。

Accessは、ソフトをインストールしているPCでないと利用することができないので、融通が利かないといった側面があります。

最近のデータベースソフトは、スマホやタブレット端末などマルチデバイスからアクセスできるものが増えています。

また、外出先や在宅勤務など、会社以外の場所から利用できる製品もあるので、そのような形態を望む場合は別ツールを検討した方が良いでしょう。

5．属人化しやすい

AccessやExcelは、属人化しやすいといった側面があります。

属人化とは、「特定の社員が担当している業務の内容や進め方が、当人以外では分からなくなってしまう状態」を指します。

これは、ひとえにデータの「共有」がしにくいことが原因です。

AccessやExcelは、基本的にインストールしているPCからでないと作業・閲覧することができません。

そのため、たとえばインストールされていないPCや外出先、自宅からではデータを確認しようと思っても出来ないのです。

6．バージョンアップに伴う移行作業が手間

Officeソフトは、マイクロソフト社が定期的にバージョンアップを行っています。

Accessについても、頻繁にバージョンアップが行われています。

バージョンアップは本来使い勝手を良くするために行われるものですが、Accessの場合はそれだけではありません。

これまで使っていたOSから新しいOSへデータ移行しなければならないのです。

この作業が大変であるため、移行せずにサポート切れの状態で使っている方もいらっしゃいます。

そのような煩わしさも、Accessのデメリットと言えるでしょう。

「Access」が適しているケース、「脱Access」が適しているケース

では、Accessが適しているケースと、Accessをやめた方が良いケースについてまとめていきます。

「Access」が適しているケース

Accessが適しているのは、次のようなケースです。

「脱Access」が適しているケース

Accessから脱し、別ツールを検討した方が良いのは、次のようなケースです。

脱Access後の管理方法

Accessは、「データベースソフト」というジャンルに属しています。

そのため脱Access後も、これまでのようにデータ管理を行いたいのであれば、「データベースソフト」のなかから選んでいくのがセオリーです。

「データベースソフト」と一言で言っても、さまざまな製品があります。

たとえば、、

• クラウド型
• 専門知識が不要なもの
• スマホ利用ができるもの
• チームのコミュニケーションが活性化するもの
• リマインダ機能や、帳票出力機能など、便利な機能が付いているもの
• サポートが手厚いもの
• 低価格でコストパフォーマンスが高いもの
• 標準機能が充実しているもの

データベースソフトはたくさんの製品がありますが、それぞれ製品ごとに特徴があります。

検討する際は、「自社ではどんなことを必要とするのか」ということをしっかりと考えて選ぶようにしてください。

とは言っても、実際に製品を探し、比較検討を行っていくことはかなりの労力を要します。

そこでこの記事では、多くのデータベースソフトのなかから選りすぐりの製品を2つ厳選してみました。

きっと、皆さんのニーズに合うはずだと思いますので、紹介していきます。

脱Accessにおすすめのソフト2選

脱Accessにオススメのデータベースソフトを2つご紹介します。

この2製品は、Accessのようにデータを一元管理することができます。

また、どちらも「クラウド型のデータベースソフト」なので、スマホ利用やチームでデータの共有を行うことが可能。

さらに、どちらも「ノーコード」なので専門知識がなくても操作することができます。

1. PigeonCloud（ピジョンクラウド）
2. kintone（キントーン）

順番に解説していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。Accessと同じ用途に使うことが可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

CMでもお馴染みなので知っている方も多いかもしれませんね。

kintoneの魅力は、「コミュニケーション機能の充実」と「豊富な拡張機能」です。

kintoneはチームで利用することを前提としているため、ソフト内にコミュニケーション機能が散りばめられています。

そのため、在宅勤務が続いたとしてもkintone内でコミュニケーションをとることができ、スムーズに業務を進められます。

拡張機能については、kintoneの標準機能で出来ないことでも機能を拡張することで出来るようになることがあり、多様なニーズに合わせて利用することができます。

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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まとめ

この記事は、脱Accessについて解説してきました。

Accessは、「少人数」で「小規模」なデータを管理するときに効率的なツールです。

なので、データ量が増えてしまう場合や、大人数でデータを共有したいといったニーズには対応できません。

その場合はAccessと同様の「データベースソフト」から、別ツールを検討してみてください。

さて、記事のなかではオススメのデータベースソフトを2つ紹介しました。

どちらもコストパフォーマンスの高い製品です。

もし興味を持っていただきましたら、公式サイトから「資料ダウンロード」や「無料トライアル」を試してみてはいかがでしょうか。

また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。

そんなときは、お気軽に問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。

シンプル操作で誰でも使える！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」

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