【具体例あり】データベース化とは？メリット・デメリット・必要性・やり方を丁寧に解説【初心者向け】

「データベースってどういう意味？」

「データベース化してみたい」

「データベース化するメリットやデメリットを知りたい」

このような気持ちを抱いていませんか。

データを管理する際、皆さんはどんなことを意識するでしょうか。

何も考えずに雑然と管理する方もいると思いますが、それだと必要なデータを見つけるのに時間がかかります。

データベース化は、データを見やすく、扱いやすくするやり方です。

作業効率化に直結するので、覚えておいて損はありません。

この記事ではデータベース化の意味ややり方、メリット・デメリットなどを解説していきます。

データベース化について関心のある方はぜひご一読ください！

データベース化とは

データベースという言葉、エンジニアが使う用語なので聞きなれないという方もいると思います。

データベース化とは、データを決まった形に整理して、活用しやすい状態にすることを言います。

専用ツールを使ってデータベース化することが一般的ですが、Excelやスプレッドシートといった表計算ソフトでもデータベース化することは出来ます。

こちらはExcelでデータベース化した表です。

※著名な寺社について、Excelでデータベース化してみました。

データが揃っており、活用しやすい状態になっています。

こちらの記事ではExcelでデータベース化するコツについて書いています。興味のある方はこちらの記事もご一読ください。

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データベース化の例とは？

データベース技術は、私たちの身近なところにも使われているのでしょうか。

実はさまざまなシステム、その設計にデータベースは使われています。

データベースはたくさんのデータを効率的に管理・活用できるため、現代のコンピュータシステムにとって欠かせない存在となっているのです。

そんなデータベースのもっとも身近な例は、スマホの電話帳が挙げられます。

電話帳のなかには、多くの人の情報が保存されていますよね。

たとえばAさんのページにはAさん以外の情報は入っていません。AさんのページにはAさんの電話番号、住所、メールアドレス、誕生日といった情報が集約されています。そのため、別の人と情報が混合することはありません。

また電話番号を編集するときには、数字でしか入力できないように規制されていたり、検索バーに名前を入力すると該当者のページがすぐに表示されます。

このような入力規制や検索機能もデータベース化による賜物です。

この他にも、住所録、病院の電子カルテ、企業で扱う顧客一覧表など、データベースを活用しているものはたくさんあります。

データベース化のやり方

ではデータベース化のやり方について解説していきます。

例えば、次のようにExcelで商品データを管理していたとします。

【NG例】

一見問題なさそうですが、このデータはデータベース化できていません。

何がいけないのか分かりますか？

実は、「データの形式」が定まっていないのです。

先ほどの表をデータベース化してみます。

【OK例】

データの形式を整え、データベース化することができました。

データベース化する5つのメリット

ではデータベース化するとどんなメリットがあるのでしょうか。

ここからはデータベース化のメリットを解説していきます。

1. チーム作業が効率化
2. 入力ミスが減る
3. データを分析して活用できる
4. すばやいデータ検索
5. データ同士の紐づけが可能

順番に紹介していきます。

1．チーム作業が効率化

複数人または大人数で作業を行う場合、データベース化していると作業効率がアップします。

データベース化すると、データの入力・活用・共有などが行いやすく、スピーディーな作業を実現することができます。

2．入力ミスが減る

データベース化すると入力に規制を付けることができます。

たとえば電話番号や郵便番号を入力するときは、数字しか入力できないよう設定することが出来ます。

このように規制を行うと誰が作業しても同じ形式で入力することができるので、ミスを減らすことが出来ます。

3．データを分析して活用できる

データベース化しているとデータの活用や分析が簡単にできます。

データがまとまっているため、分析作業が行いやすいのです。

集計作業やグラフ化、過去データとの比較といったビジネスに欠かせない作業も行うことができます。

4．すばやいデータ検索

データベース化していると、社内のデータが一元化されているのでデータ検索がスピーディーです。

逆にデータベース化していないとデータの形式が整っていないので、必要なデータを探し出すのに時間がかかります。

5．データ同士の紐づけが可能

データベース化していないと、関連情報の紐づけができません。

たとえば、「顧客管理」と「営業管理」2つのデータを管理していたとします。

データベース化していないと、取引先情報が変更になった場合「顧客管理」「営業管理」ともに変更をしなければなりません。

データベース化しているとデータ同士を紐づけることができるので、どちらかの情報を変更するだけで他のデータにも自動的に反映させることができます。

データベース化する2つのデメリット

ではデータベース化することのデメリットとは、どんなことがあるでしょうか。

1. コストがかかるケースがある
2. 専門知識が必要なケースがある

順番に解説していきます。

1．コストがかかるケースがある

データベース化ができる製品は無料ツールもありますが、多くの商用製品は有料になります。

月額や年額で利用料が発生するため、事前に確認しておきましょう。

2．専門知識が必要なケースがある

データベース化製品は専門知識が必要なものもあります。

なかでもデータベースソフトはエンジニア向きの製品が多く、プログラミング知識がなければ開発できないものもあります。

専門知識がない場合は、「ノーコード」や「ノンプログラミング」と記載されている製品を使いましょう。

このような製品の場合、専門知識が不要でドラッグアンドドロップで開発することができます。

データベース化の必要性

ではデータベース化はどのような場面で必要となるのでしょうか。

ここではデータベース化すべきケースを３つ紹介していきます。

1. データ分析をしたい場合
2. 大量のデータを扱う場合
3. 大人数でデータを扱う場合

順番に解説していきます。

1．データ分析をしたい場合

データを活かし、分析などをしたい場合はデータベース化しておくと良いでしょう。

データベース化すると、情報が整理されデータの参照、比較がスムーズです。分析業務が効率化します。

2．大量のデータを扱う場合

データ量が多い場合は、データベース化した方が良いでしょう。

データの視認性が上がりますし、検索、集計、編集作業が簡易化します。

3．大人数でデータを扱う場合

複数または大人数でデータ管理を行う際は、データベース化しておくと便利です。

データが整理されているため見やすく作業が行いやすくなります。

データベース化を手軽に利用できるサービスとは

この記事ではデータベース化のメリット・デメリットや必要性などを解説してきました。

データベース化できる手軽なソフトは、Excelやスプレッドシートといった表計算ソフトが挙げられます。

しかし表計算ソフトは容量が少なく、大人数での利用も難しいため、ビジネスとして使うには及第点と言えるでしょう。

IT初心者の方でも使えるようなソフトだと、Webデータベースソフトが挙げられます。

Webデータベースなら専門知識不要で、ドラッグアンドドロップで操作ができる製品が多く、さまざまなビジネス現場で活用されています。

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そのWebデータベースのなかからオススメの製品を一つ紹介していきます。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するWebデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツール（※）で、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

（※）ノーコードとは、プログラミングを一切行わずにサービスやソフトウェアを開発することを言います。ドラッグアンドドロップで操作可能なので、専門知識やスキルがなくても短期間でシステム構築を行うことが出来ます。

公式サイト：PigeonCloud

競合他社との比較記事はこちらが参考になりますので、ぜひご一読ください！

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まとめ

この記事ではデータベース化について解説してきました。

データベース化するとデータ管理が楽になり、大人数での利用や大量のデータを扱うことも可能になります。

データベース化のデメリットとしては利用料がかかることや、専門知識を要する場合もあるということ。

社内にエンジニアがいない場合は、ノーコードやノンプログラミングでデータベース化ができる製品がおすすめです。

この記事ではノーコード、ノンプログラミングのデータベース化製品を一つ紹介しました。

製品に興味を持たれた方は、公式サイトから資料請求や無料トライアルを申し込んでみてはいかがでしょうか。

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