【具体例あり】データベース化とは?メリット・必要性・やり方を丁寧に解説【初心者向け】

そもそもデータベース化の意味って??

データベースというのは、簡単に言うと/p>

「集めたデータを使いやすいように整理したもの」

です。
 

データべース化とは、一つの考えた方として

データを整理することで、業務でデータを有効活用する

と考えることができます。具体的な例を見ていきましょう。

データべース化の例

例えば、Excelで商品データを次のように管理していたとしましょう。

商品名在庫数値段次回入荷日
銅の剣155002029/12/12
鉄の剣261,200トンネコさんと相談
ブーメラン72,400 2029/12/22
使い捨ての剣5場合による(1,000~)2029/12/22

一見問題なさそうです。しかし、このデータはきちんと整理がされていません。
それは「データの形式」が定まっていないからです。

具体的には、値段のところに数値以外の情報が混じっていたり、入荷日の列に、日付以外のデータが入り込んだりしてしまっています。

一人で作業する場合は大丈夫かもしれませんが、たくさんの人で更新作業した場合、予期しないデータが入ったりして、あとからソートしたり、集計ができなくなることも起こります。これはデータ数が大量になると収拾がつかなくなります。

ルールで規制するのも大変です。だったら最初から決まった形式以外は入力できないようにしたいですね。

id商品名在庫数値段次回入荷日備考
1銅の剣155002029/12/12
2鉄の剣261,200NULL 入荷日は トンネコさんに相談
3ブーメラン72,400 2029/12/22
4使い捨ての剣(ほぼ新品)31,0002029/12/22 値段はその他の場合あり
5 使い捨ての剣(中古) 22,0002029/12/22 値段はその他の場合あり

このような「データの形式」を「スキーム」と呼びます。

データベースはスキームを持つデータの集合体で、このようにきちんとスキームをもたせることで管理の手間が減ります。

エクセルでももちろんプルダウンや表示形式やマクロ等である程度対応することが出来るかもしれませんが、自由度が高く何でもできるソフトウェアであることが便利な反面、逆に利用者にデータベースのように使ってほしい場合には不向きです。

つまり、データベース化すべき人は??

 当たり前のことなのですが、先ほど説明したメリットが、デメリットを上回った方は、データベース化すべきです。具体的には、

  • データを多様に活用し、売り上げを上げたい
  • 将来的に何万規模のデータになることが予測される
  • 大人数でデータを扱う

これらに当てはまる方々です。このような方々は、多少のコストがかかっても必ず導入すべきでしょう。

逆に、

  • 活用できるようなデータがない
  • 数百程度の小規模なデータを扱う
  • せいぜい2,3人しかデータを扱わない

上記のような方がデータベース化するような必要は正直ないと考えられます。むしろExcelの方がメリットが大きいでしょう。

では、「データベース化したい!!」と思った方向けに、具体的にどのようにしてデータベース化すればいいのか解説していきます。

 

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