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2022.07.25 データベース

【必見】受注管理システムおすすめ2選!ソフト選びのコツや、Excel管理のメリット・デメリットを解説

「効率的に受注管理を行いたい」

「紙やExcelを使って注文を管理していたが、ミスが目立つようになった」

「おすすめの受注管理システムを知りたい!」

このような気持ちを抱いていませんか。


受注管理はいくつか工程があるため、紙やExcelで管理をするとミスが起きやすくなります。


そして近年、企業情報を取り扱う形態は「クラウド型」が主流となってきました。インターネット上でデータを管理するという「クラウド型のツール」は、企業にとって様々なメリットがあります。


この記事では、Excel管理のメリット・デメリットや、おすすめの「クラウド型」受注管理システムについて紹介していきます。
コストパフォーマンスの高い製品もご紹介しておりますので、ぜひご一読ください。

シンプル操作で誰でも使える!コスパの高いデータ管理ツールは「PigeonCloud(ピジョンクラウド)」

受注管理システムとは?

受注管理は「販売」という一連の流れのなかの一つの管理項目であり、在庫管理や顧客管理などと相互に関わりあっている業務です。
注文内容や在庫の確認、顧客への連絡や発送など、さまざまな業務から成り立っています。


このような多様な業務を効率化するツールが、受注管理システムです。

受注管理の流れ

受注管理の流れを説明します。一般的な受注管理はこのような流れで行います。

  1. 見積書の受け渡し
  2. 契約の締結
  3. 注文内容の確認、登録
  4. 在庫確認
  5. 納期連絡
  6. 伝票、請書の作成
  7. 出荷

このようにさまざまな業務を行うため、複数の人や部署と関わりあっているという特徴があります。

受注管理システム導入の3つのメリット

では、受注管理システムを導入するとどのようなメリットがあるのでしょうか。

  1. 業務を自動化できる
  2. フォームで問い合わせを管理できる
  3. ミスが減る

順番に紹介していきます。

1.業務を自動化できる

受注管理システムを導入することで、いくつかの業務を自動化することができます。

たとえば、顧客からWebフォーム経由で注文が入った場合、自動でサンクスメールを送るように設定することができます。

また顧客情報、注文情報が自動反映されるため、スムーズに作業を進めることができます。


自動化されることにより、業務の効率化だけでなく人的コストを削減することにも繋がります。

2.フォームで問い合わせを管理できる

受注管理システムのなかには、Webフォームの作成ができるものがあります。
電話やFAXでの注文だと「声が上手く聞き取れなかった」、「字が読めない」といったことから、ミスが生じやすくなります。

Webフォームでの申し込みだと履歴も残るため間違いが減り、効率的に注文情報を管理することができます。

3.ミスが減る

Excelや紙で管理しているとヒューマンエラーが多発します。「入力ミス」や「転記ミス」が増えてしまうのです。

受注管理システムを使えば、フォーム上に注文時のデータが登録されるため、各担当者が転記する必要がありません。

また帳票システムと連携できるものなら、1クリックで請求書や伝票を作成することができます。業務の煩わしさがなくなり、ミスを減らすことに繋がります。

Excelで受注管理を行うメリット・デメリット

受注管理を「Excel」で行っているという方も多いと思います。
ですが、Excelには「得意なこと」と「不得意なこと」があることをご存知ですか。


ここからは、受注管理をExcelで行うメリット・デメリットについて説明していきます。

Excelで受注管理を行うメリット

Excel管理の最大のメリットは、コストがかからないということです。

受注管理システムを導入すると、どうしてもコストがかかってきてしまいます。
安いものだと月額一人あたりおよそ1,000円から利用でき、高いものだと一人あたり数万円ほどかかってきます。


そのため費用面において、Excelには優位性があることが分かります。


またExcelは、社会人であれば「一度は使ったことがある」という人が大半ではないでしょうか。そのため、操作方法を改めて学ぶ必要がないという点もメリットとなります。

Excelメリットまとめ
  • コストがかからない
  • 操作方法を改めて学習する必要がない

Excelで受注管理を行うデメリット

Excelは、複数人での管理に向いていません。

Excelは元々個人用につくられたソフトであるため、大量のデータを保存したりチームで共有することは不得意です。


そしてExcelは属人的なソフトです。個人のPCにデータが入っているため、共有に時間がかかります。
そのため、データをリアルタイムで確認することができません。またPCがないところでは操作ができないといったデメリットも。

受注管理は、正確なデータをリアルタイムで共有する必要があります。そのため、複数の人や部署で受注管理を行う場合、Excelは適さないでしょう。

Excelデメリットまとめ
  • チームでの共有に向いていない
  • 大量のデータを保存できない
  • 属人的
  • データをリアルタイムで確認できない
  • スマホやタブレットでの操作が難しい

受注管理システムを利用しよう

複数人で受注管理を行う場合、「Excel」は適さないとお伝えしました。

そこで、「受注管理システム」の登場です。


受注管理システムは、その多くが「クラウド型」を採用しています。冒頭にも説明した通り、インターネット上でデータ管理をする「クラウド型」は、近年主流の管理形態です。

「クラウド型」は「Excel」の不得意を得意としています。
チームでの共有やスマホ利用、データのリアルタイム性も兼ね備えています。大量のデータ管理も可能。

また、製品によって価格や機能はさまざまです。

受注管理システムを選ぶなら、「クラウド型」がおすすめです。

こちらの記事では、Excelとクラウド化の違いや、それぞれのメリット・デメリットを詳しく解説しています。ぜひご一読ください。

「ExcelってWeb化できるの?」「Excelの管理に限界を感じるけど、Excelをクラウド管理できるサービスってどんなものがあるだろう」「複数のクラウ...

受注管理システムを選ぶときに気を付けたい3つのポイント

受注管理システムには多くの種類があります。自社にぴったり合うものを選ぶためには、いくつかポイントがあります。

  1. データ間の連携機能があるか
  2. サポートが手厚いか
  3. 操作性が優れているか

順番に見ていきましょう。

1.データ間の連携機能があるか

受注管理は、販売管理のうちのひとつの業務です。
受注管理とともに、在庫管理、顧客管理、伝票管理などさまざまな業務が並行して行われます。

なのでシステムを選ぶ際は、「他の業務との連携ができるのかどうか」について、注目して見るようにしてください。

連携ができれば、顧客情報を何度も入力するなどの手間が省け、他部署の進捗状況もシステム上で適宜確認することができます。

2.サポートが手厚いか

サポートは、導入後は特に大切になってきます。

「使い方が分からなくなった」、「社内にシステムを浸透させるにはどうすればいいのか」、「こんなことを実現したいのだけど、どうすればいいのか」このように悩む、ご担当の方は多いです。


システムを導入して間もない頃は、このような悩みが多く出てきます。こんなときに頼りになるサポートがあれば、皆さんの支えになるでしょう。


後ほどおすすめとして紹介するシステムのなかには、サポートが手厚いものもありますので、ぜひ検討してみてください。

3.操作性が優れているか

操作性が優れているということも重要です。

操作性を見極めるコツとしては、製品の紹介ページを見るときに「シンプル」や「直感的」と謳っているものだと、操作性が良いことが多いです。ITに不慣れな社員でも、比較的容易に使うことができます。

一方「多機能」であることを謳っている場合、機能が多く複雑であるため、逆に使いにくくなってしまうことがあります。

選ぶ際の参考にしてみてください。

受注管理システムおすすめ2選!

受注管理のおすすめのシステムを厳選したので、紹介していきます。

  1. PigeonCloud(ピジョンクラウド)
  2. kintone(キントーン)

こちらの製品はどちらも「クラウド型」を採用しているツールになります。

順番に紹介していきます。

受注管理システムおすすめ1.【PigeonCloud(ピジョンクラウド)】

シンプル操作で誰でも使える!コスパの高いデータ管理ツールは「PigeonCloud(ピジョンクラウド)」

PigeonCloud(ピジョンクラウド)は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータ管理ツールです。

PigeonCloudが人気な理由は、「低価格」であることと、「サポート」が手厚いことにあります。
他のソフトよりもお安いうえ、社内のさまざまなデータを一元管理することができます。


また、フォーム作成を行うことができ、発注側にはサンクスメールを自動送付することも可能。発注内容や顧客情報については、自動で登録されデータベース上に反映されます。


帳票出力も標準装備しているので、自社の書式で請求書や伝票を入力、出力することも可能です。

またリマインダ機能があるため、発注漏れなどを防ぐことにも繋がります。

価格(月額利用料)

  • 300~1,000円/一人あたり


おすすめポイント
  • クラウド型
  • スマホ、タブレットOK
  • 社内のデータを一元管理
  • チームでデータの共有
  • 低価格
  • サポートが手厚い
  • 帳票出力機能が標準装備
  • 発注の際のフォーム機能
  • メール機能(自動送付も可能)
  • 自動集計・計算
  • 多様なグラフ機能
  • コメント機能
  • シンプルかつ直感的な操作性
  • リマインダ機能


公式サイト:PigeonCloud

受注管理システムおすすめ2.【kintone(キントーン)】

外部連携でどんなことでも可能に!グループウェア機能も併せ持つ「kintone」

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータ管理ツールです。

kintoneの特徴としては、外部連携サービスが豊富であることと、コミュニケーション機能が充実していることにあります。

外部連携サービスというのは、kintoneの標準機能では出来ないことでも、外部のサービスと連携することで、機能が広がり出来るようになるということです。


たとえば、kintoneの標準機能には帳票出力が装備されていません。ですが、外部サービスと連携することで、使えるようになります。

費用は上乗せになってしまいますが、自社の様式で出力することができるようになるため、使い勝手が良くなります。


kintoneの帳票出力機能については、こちらの記事で詳しくまとめています。

「kintoneで印刷をしようと思ったけど、上手くできなかった」「口コミで「kintoneの印刷機能は弱い」と知って、導入が心配」「自社独自のフォーマ...


またkintoneは、グループウェアとしても活用ができるため、チームでコミュニケーションをたくさんとりたい場合には効果的です。

また社内のデータを一元管理できるため、受注管理以外の用途に使うことも。

価格(月額利用料)
  • ライトコース 780円/一人あたり(拡張機能なし)
  • スタンダードコース 1,500円/一人あたり(拡張機能あり)


おすすめポイント
  • クラウド型
  • スマホ、タブレットOK
  • コミュニケーション機能
  • 豊富な外部連携サービス
  • 社内のデータを一元管理
  • 自動集計・計算機能
  • 多様なグラフ機能
  • 高い認知度のある製品
  • 直感的な操作性
  • リマインダ機能


公式サイト:kintone

PigeonCloudとkintoneの違いや比較については、こちらの記事で詳しく解説しています。ぜひご一読ください。

「kintoneに似ている製品って何があるだろう」「kintoneと同じくらいのクオリティで、もっと安価なサービスってないかな?」「自社に合ったWebデー...

おわりに

この記事では、受注管理について詳しく解説してきました。

受注管理システムはさまざまな製品があります。

製品を選ぶ前に、「最低でもどんな機能が必要なのか」「価格はどのくらいまでなら大丈夫なのか」ということを明確にしていただければ、おのずとピッタリ合う製品に巡り合えるはずです。


今回紹介したシステムは、どちらも1ヶ月間無料トライアルを実施しています。
システムの候補をいくつか絞ることができたら、無料トライアルを試しながら「使用感」で最終決定していくと良いと思います。


また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。そんなときは資料請求をしてみたり、問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。

シンプル操作で誰でも使える!コスパの高いデータ管理ツールは「PigeonCloud(ピジョンクラウド)」


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この記事を書いた人
PigeonCloud編集部 PigeonCloud Editorial Department
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