【必見】Googleスプレッドシートで顧客管理を行う方法まとめ！4つのメリットやおすすめツールを紹介

「Googleスプレッドシートで顧客管理を始めようと思っている」

「Excelでデータ管理をしていたが、上手くいかなかった」

「自社がGoogleスプレッドシートの管理に向いているのか分からない」

このような気持ちを抱えていませんか。

Googleスプレッドシートは、Excelによく似た表計算ソフトです。

そのためExcelに慣れ親しんでいる方であれば、すぐにコツを掴んで操作することができます。

この記事では・・

• Googleスプレッドシートのメリット・デメリット
• Googleスプレッドシートで顧客管理を行う方法
• Googleスプレッドシート以外のオススメの顧客管理ツール

上記について解説していきます。

スプレッドシートで顧客管理を始めようと思っている方は、ぜひご一読ください！

シンプル操作で誰でも使える！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」

Googleスプレッドシートで顧客管理ができるの？

顧客管理としてGoogleスプレッドシートを使っている方も多いと思います。

Googleスプレッドシートを顧客管理として活用するなら、「データベース化」することを意識した方が良いでしょう。

データベース化することで、情報が整理され検索・抽出・集計作業が効率化します。

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Googleスプレッドシートで顧客管理を行う4つのメリット

Googleスプレッドシートを使って顧客管理を行うメリットは、どんなことがあるでしょうか。

1. 費用がかからない
2. Excelと同じ使用感・機能性
3. どの端末からでもアクセスが可能
4. 複数人での操作がしやすい

順番に紹介していきます。

1．費用がかからない

Googleスプレッドシートは、Googleアカウントがあれば無料で使うことができます。
コストを重視する方には適したツールと言えます。

2．Excelと同じ使用感・機能性

Googleスプレッドシートは、Excelとほとんど同じ使用感で利用することができます。
新たに操作方法を覚える必要はほとんどなく、スムーズに作業を行うことができます。

なおフォントや罫線、グラフなどの種類はExcelのほうが充実しているので、その辺りに物足りなさを感じるかもしれません。

3．どの端末からでもアクセスが可能

Googleスプレッドシートは、クラウド上にデータを保存します。
そのためインターネットに接続ができる環境であれば、どのデバイスからでもアクセスすることができます。

スマホやタブレット、自宅のPCからでもアクセスすることができます。

4．複数人で操作がしやすい

Googleスプレッドシートは、複数人で使うことに向いています。
データの共有・同時作業・同時編集ができるので、チーム作業がはかどります。

またリアルタイムでデータが反映されるので、必要な情報を瞬時に把握することができます。

Googleスプレッドシートで顧客管理を行う5つのステップ

実際にGoogleスプレッドシートで顧客管理を行うには、どのような手順を踏んだらいいのでしょうか。

1. Googleスプレッドシートを開く
2. 項目を入力・固定する
3. データの入力規則を設定する
4. 共有の範囲を設定し、メンバーに共有する
5. 電話番号の先頭の「0」を表示する

順番に解説していきます。

ステップ1．Googleスプレッドシートを開く

まずは、Googleスプレッドシートを開きましょう。Google Chromeで自分のアカウントにログインします。
Googleアカウントがない場合は、アカウントを新規作成するようにしましょう。

Googleのトップページからアクセスすることができます。

そして「スプレッドシート」を開くと、こんな画面に切り替わります。

「空白」をクリックすると新しいスプレッドシートの画面が表示されます。

これがスプレッドシートの基本の画面です。一目でExcelと似ていることが分かりますよね。
左上の「無題のスプレッドシート」をクリックして、シート名を付けて保存しましょう。

ステップ2．項目名を入力・固定する

顧客管理を行ううえでどんな項目を管理していくかは、事前に決めておく必要があります。

業種や業態によって管理項目は異なってきますが、一般的なものは次のとおりです。

管理項目が決まったら、スプレッドシートに入力していきます。

項目を入力したら、下へスクロールしても項目名が消えないように行を固定しましょう。

メニューバーのなかから「表示」→「固定」、そしてどこまで固定するかを選択します。

ステップ3．データの入力規則を設定する

今回のように顧客管理のデータベースを作る際は、なるべく入力規則を作るのが鉄則です。

規則を作ることによって入力の手間が省けるだけでなく、表記ゆれの防止ができます。
表記ゆれは、集計やソートが上手くいかない要因になるため、気を付けなければいけません。

今回は、性別を「男性」と「女性」の2択から選択できるよう規則を作ります。

まずは、規則を作りたい項目を選択します。今回は「B列」を選択。

「データ」→「データの入力規則」をクリック。

「リストを直接指定」をクリックし、プルダウンに表示したい項目を記載のうえ、「保存」をクリックします。

すると、このように性別がプルダウンで選択できるようになりました。

この他にも・・

• 「電話番号」を「数字のみ」の入力に制限する
• 「契約日」などの項目を「日付のみ」の入力に制限する
• 担当者を、登録した人のなかから選べるようにする

など、入力規則が役に立つ項目はたくさんあります。

ステップ4．共有範囲を設定し、メンバーに周知する

スプレッドシートは、簡単にデータの共有を行うことができます。

画面の右上の「共有」ボタンを押して、共有したい相手を設定します。

また、共有する人数が多い場合は、「共有」→「リンクをコピー」からリンクを取得。
メッセージツールなどで共有することができます。

ステップ5．電話番号の先頭の「0」を表示する

いざ、スプレッドシートに顧客の電話番号を入力しようとすると、「090～」の始めの「0」が消えてしまうという現象が起こります。

きちんと入力できるようにするためには、事前準備が必要です。

電話番号をきちんと表示させるためには・・

• 変更させたい範囲（行）をクリック
• 書式を設定する「123」アイコンをクリック
• 「書式なしテキスト」にチェックを入れる
  
  

こうするだけで、電話番号がきちんと表示できるようになります。

Googleスプレッドシートで顧客管理を行う3つのデメリット

無料で便利なGoogleスプレッドシートですが、デメリットもあるので紹介していきます。

1. 大量データの保存に向いていない
2. 顧客管理を行う目的で作られたソフトではない
3. プログラミングの知識が必要となることもある
   
   

順番に紹介していきます。

1．大量データの保存に向いていない

Googleスプレッドシートは、大量のデータ保存には向いていません。
スプレッドシートは、データ量や関数が増えると動作が遅くなってしまうからです。

「データ量が多い場合」や、「今後データが増える見込みの場合」はスプレッドシートの運用はやめておきましょう。

2．顧客管理を行う目的で作られたソフトではない

Excelにしてもスプレッドシートにしても、元々「顧客管理」を目的として作られたソフトではありません。
これらは「表計算ソフト」なので、簡易的な表の作成や一時的なデータの保存に適しています。

本格的に顧客管理を行いたい場合は、CRMやデータベースソフトなどの有料ツールを検討しましょう。

3．プログラミングの知識が必要となることもある

Googleスプレッドシートは外部連携を行うことができます。
他のツールと連携させることで、効率良く顧客管理を行っていくことができるのです。

その際には、「Google Apps Script」というプログラミング言語を使って、コードを書いていく必要があります。
これを使うとGoogle関連アプリはもちろん、SNSやメッセージツールなどとも連携することが可能。

しかし、連携させるにはプログラミング知識が必要です。
そのため、自身でできなければエンジニアを雇うか、イチからスキルを学ぶ必要があります。

Googleスプレッドシート以外で顧客管理ができる有料ツールおすすめ3選

Googleスプレッドシートは便利な反面、デメリットがあることが分かりました。

有料の顧客管理ツールであれば、Googleスプレッドシートのデメリットもカバーして使うことができます。

このような特徴があることを踏まえたうえで、おすすめの顧客管理ツールを3つ紹介していきます。

• PigeonCloud（ピジョンクラウド）
• kintone（キントーン）
• Salesforce　SalesCloud（セールスフォース　セールスクラウド）
  
  

順番に紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。
PigeonCloudは顧客管理だけでなく、タスク管理、日報、営業支援、勤怠管理や在庫管理などさまざまな用途に使えるソフトです。

またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

kintoneも顧客管理だけではなく、タスク管理や案件管理、在庫管理、議事録管理など幅広い用途に使うことができます。

直感的な操作性に長けているので、誰が使っても容易に操作することができます。

kintoneの魅力を一言で表すと、「コミュニケーション機能の充実」と「豊富な拡張機能」です。

kintoneは、外部連携（拡張）できるサービスが豊富にあります。

たとえば、kintone単体ではメルマガ機能はないのですが、「配配メール」と連携することでメルマガ配信を行うことができます。
このようなサービスがたくさんあるので、kintoneの標準機能で出来ないことも拡張すれば出来るようになるのです。

ですが例で出した「配配メール」にしても、配配メールの利用料はkintoneの利用料とは別でかかります。

ですので、ソフトを選定する際には、自社で使いたい機能が標準装備されているかという点を確認するようにしましょう。

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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3．Salesforce　SalesCloud（セールスフォース　セールスクラウド）

Salesforce（セールスフォース）のSalesCloudは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するクラウド型営業支援ツールです。

Salesforceは全世界で利用されており、国内外でトップシェアを誇っています。

そんなSalesforceの魅力は、「営業力アップに繋がる多彩な機能」にあります。
最先端のAI技術や、見やすい画面、豊富なプラグインで営業担当をサポートします。

ですが、高機能すぎて使いこなせないといった声もよく聞きます。

「Salesforceエンジニア」という言葉があるくらい、Salesforceを運用していくことは大変な作業です。

そのようなリソース割いてでも、「営業を抜本的に変えていきたい」、「顧客満足度を向上したい」という方にとっては、これ以上ないソフトになります。

公式サイト：Salesforce

こちらの記事でも、Salesforceを解説しています。ぜひご一読ください！

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Googleスプレッドシートと有料ツール、顧客管理を行うにはどっちがいいの？

Googleスプレッドシートと有料の顧客管理ツールについて、それぞれ解説してきました。
「結局どれがいいの？」と思われた方もいるかもしれません。

そこでそれぞれのツールの特徴や、どんな場合におすすめなのかといったことを表にまとめてみました。

ぜひ参考にしてみてくださいね。

まとめ：Googleスプレッドシートで顧客管理を行う方法について

この記事ではGoogleスプレッドシートで顧客管理を行う方法や、有料ツールなどについて解説してきました。
GoogleスプレッドシートはExcelと同じような感覚で使えるため、気軽に導入できるツールの一つです。

しかし、スプレッドシートは元々顧客管理用に作られたソフトではありません。
少量のデータしか扱えないなどのデメリットがあります。

そのため導入しても、事業規模が拡大するにつれて運用が難しくなってくる可能性があります。

そのようなことが危惧される場合はスプレッドシートだけでなく、有料ツールを視野に入れてみるのがオススメ。

記事のなかで紹介したツールであれば、どの製品であっても長く使っていけるでしょう。

ですが今回紹介した3製品は、機能性や価格に違いがあります。

気になった製品がありましたら、提供会社の公式サイトから「資料請求」や「無料トライアル」を行ってみてください。

また公式サイトを見ていても、具体的にイメージできないことがあるかもしれません。
そんなときは提供会社へ気軽に相談してみてくださいね。

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