「Excelでデータ管理するときのコツってあるんだろうか」

この記事では、Excelのデータ管理で気をつけたいことをまとめました。

Excelデータ管理におけるルール付け

Excelでのデータ管理において、最も大切なこと。それは、データを適切なルールに従って入力するということです。Excelはなんでもできてしまうために、気を付けて使わないと、不便で粗末なデータ管理をしてしまいがちです。それでは、正しいデータ管理をし、機能を十分に使いこなすためのルール5つを確認していきましょう。

データの入力方法を統一する

データの入力は列ごとに統一しておきましょう。下記のように同じ項目が続くからと、〃 や 同上 などとするのは好ましくありません。フィルター等でソートしたときに、困ることになります。
　

単位の統一

また、下記のように単位がバラバラなのも検索・ソートするときに困ることになるので、
　

1つの単位で統一してしまいましょう。

こんな感じです！( 上記の場合は “ヵ月” で統一 )

表記方法の統一

さらに、「アメリカンショートヘア」とするのか「アメショ」と略称を書くのかなどの、表記を統一しましょう。同じ意味のデータを色々な表記で保存しておくことで、ソートや検索をかけるときに困難が生じます。
　

　
このような問題が起きないように、事前に種類の表記を統一するための表等を作っておくと良いでしょう。

表を分裂させない

下記のように表を分裂させてしまうと、フィルター等でソートさせることが出来なくなります。(例えば、年齢でソートを掛けた時、備考の並び順は変わらない)そのため、表はつなげて扱うといいです。
　

セルを繋げない

セルを繋げてしまうと、こちらもソート等するときに困ります。データ管理として使用する場合には、セルは分離させたまま使いましょう。
　

色で分類しようとせず、フラグで分類する

下記では、購入済みの猫に対して塗りつぶしすることで、一目でわかるようにしています。しかし、目には入ってきやすいのですが、こちらもソート・検索等が出来なくなってしまいます。
　

　
そんな場合には、下記のようにフラグを付与するといいでしょう。このような形を取れば、ソートして未購入の猫だけを上に固めて表示する等といったことが可能になります。
　

確実に識別できるようにする

データ管理するうえで、データ数が増えてくると全く同じアイテムが出てくる可能性が高まります。すると、判別不能になったり、入力ミスと思って消してしまう場合等が出てきてしまいます。
　

　
そのような場合には、確実に一意に判別できる項目を足すといいでしょう。今回の場合では、” id ” を付与することで、確実にアイテムが特定出来るようになっています。
　

データベース管理システムを使う選択肢

そもそもの話になってしまうのですが、Excelで規模の大きいデータ管理をするのはお勧めしません。もちろん、一人で数百規模のデータを扱うのであれば問題有りませんが、複数人であったり、中規模以上のデータを扱う場合、

• データの共有が困難
• 複数人で操作すると、データの形式が崩れていく
• データの整合性が合わなくなっていく

のような問題が出てきます。

そこで検討したいのがWEBデータベースの活用です。
具体的にはおすすめデータベース系ソフト厳選５つを御覧ください。

また、弊社ではピジョンクラウドというクラウド型のWEBデータベースを提供しております。

画面イメージは下記の通りで、「データベース」がノンプログラミングで作成可能です。