エクセルでデータ管理するときのコツ5つをご紹介!

「我流でExcelデータ管理してきたけど、もっと良い管理方法はないかな」

「Excelでデータ管理するときのコツってあるんだろうか」

「今時、どんなデータ管理方法が良いんだろう」

この記事では、上記のような疑問を応用情報技術者の筆者が解決いたします。ぜひ、ご覧ください。

 

Excelデータ管理におけるルール付け

Excelでのデータ管理において、最も大切なこと。それは、データを適切なルールに従って入力するということです。Excelはなんでもできてしまうために、気を付けて使わないと、不便で粗末なデータ管理をしてしまいがちです。それでは、正しいデータ管理をし、機能を十分に使いこなすためのルール5つを確認していきましょう。

 

データの入力方法を統一する

データの入力は列ごとに統一しておきましょう。下記のように同じ項目が続くからと、〃 や 同上 などとするのは好ましくありません。フィルター等でソートしたときに、困ることになります。
 

 

単位の統一

また、下記のように単位がバラバラなのも検索・ソートするときに困ることになるので、
 


1つの単位で統一してしまいましょう。

こんな感じです!( 上記の場合は “ヵ月” で統一 )

 

表記方法の統一

さらに、「アメリカンショートヘア」とするのか「アメショ」と略称を書くのかなどの、表記を統一しましょう。同じ意味のデータを色々な表記で保存しておくことで、ソートや検索をかけるときに困難が生じます。
 

 
このような問題が起きないように、事前に種類の表記を統一するための表等を作っておくと良いでしょう。

 

表を分裂させない

下記のように表を分裂させてしまうと、フィルター等でソートさせることが出来なくなります。(例えば、年齢でソートを掛けた時、備考の並び順は変わらない)そのため、表はつなげて扱うといいです。
 

 

セルを繋げない

セルを繋げてしまうと、こちらもソート等するときに困ります。データ管理として使用する場合には、セルは分離させたまま使いましょう。
 

 

色で分類しようとせず、フラグで分類する

下記では、購入済みの猫に対して塗りつぶしすることで、一目でわかるようにしています。しかし、目には入ってきやすいのですが、こちらもソート・検索等が出来なくなってしまいます。
 

 
そんな場合には、下記のようにフラグを付与するといいでしょう。このような形を取れば、ソートして未購入の猫だけを上に固めて表示する等といったことが可能になります。
 

 

確実に識別できるようにする

データ管理するうえで、データ数が増えてくると全く同じアイテムが出てくる可能性が高まります。すると、判別不能になったり、入力ミスと思って消してしまう場合等が出てきてしまいます。
 

 
そのような場合には、確実に一意に判別できる項目を足すといいでしょう。今回の場合では、” id ” を付与することで、確実にアイテムが特定出来るようになっています。
 

 

2020年のデータ管理方法

そもそもの話になってしまうのですが、Excelで中規模以上のデータ管理をするのはお勧めしません。もちろん、一人で数百規模のデータを扱うのであれば、今まで紹介してきた方法でOKです。しかし、複数人であったり、中規模以上のデータを扱う場合、

  • データの共有が困難
  • Excelでは処理速度が追い付かない
  • エクセル以外の場所へのデータ活用・移行が困難

のような問題が出てきます。賢いデータ管理とは言えませんね。

そこで考えていただきたいのが、「データベース(データ管理専用のソフト)」を使った「クラウド(どこからでもアクセスできる)」上でのデータ管理です。この組み合わせを使えば、上記のような問題はすべて解決することが出来ます。

「具体的にはどうすればいいのか」なのですが、弊社が提供するPigeonFramework なら、プログラミングをすることなく、シンプルでスタイリッシュなデータ管理管理画面を作成できます。

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とりあえずデモを触ってみたい方はこちら(会員登録不要)

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