案件管理をExcelで行う方法について解説！8つのメリット・デメリットやおすすめのソフトを紹介

「Excelで案件情報を管理したい」

「案件管理を行う際に、注意点やコツがあれば知りたい」

このような気持ちを抱えていませんか。

案件管理とは、営業担当が抱えている各案件を管理していくことを言います。

そして、Excelで行う案件管理には注意すべきポイントやコツがあります。

この記事では、Excelで案件管理を行う手順や注意点などを紹介していきます。

これからExcelで案件管理をやってみようと思っている方は、必見です！

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Excelで案件管理を行う手順

まず、Excelで案件管理を行う手順を3ステップで紹介していきます。

1. 管理項目を決める
2. フォーマットを作成する
3. ルールを決めて周知する
   
   

順番に紹介していきます。

1．管理項目を決める

Excelで案件管理を行う場合、事前にどんな項目を管理していくかを決めておきましょう。

一般的には、次のような項目を管理することが多いです。

自社の業務に合わせて管理項目を決めていきましょう。

2．フォーマットを作成する

管理項目が決まったら、次にフォーマットを作成していきます。

作成の際には、データを入力しやすいよう工夫しましょう。

プルダウンで選択できるようにするとか、日付や数字しか入力できないように規制を行うと、効率的に管理することができます。

詳しいやり方については、こちらの記事が参考になると思いまうすので、ぜひご一読ください。

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3．ルールを決めて周知する

フォーマットまで作ったら、あとは入力のルールを決めて社員に周知するだけです。

たとえば、同じ項目が続くから【〃】 や【 同上】 とセルに記載してしまうと、後々の集計作業でつまずく原因となります。

書き方は統一するよう徹底しましょう。

また、勝手にセルを分裂したり繋げたりすることもやめるようにします。

こちらも後々の集計時に混乱が生じてしまいます。

他にも、たとえば「当日中に記録をまとめるようにする」や、「他の営業マンの情報についても確認しておくようにする」など、重要だと思うことはルールを決めて、周知するようにしましょう。

Excelで案件管理を行うコツ

Excelで案件管理を行うコツは、Excelを「データベース化する」ことです。

データベース化とは、データを扱いやすいように整理して管理していくことを言います。

データベース化すると、データの入力、検索、抽出作業がカンタンにできるようになります。

下図は、Excelでつくった案件管理表の一例です。

データベース化しているので全体的にスッキリとした形になっています。

ナンバーが振ってあって項目ごとに整理されているから、案件情報がとても見やすいですよね。

さらにこのように管理していると、検索や抽出作業も行いやすくなります。

作業の効率化に繋がりますので、ぜひ「データベース化」を意識して案件管理表を作ってみてくださいね。

※データベース化のイメージ

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案件管理をExcelで行う2つのメリット

案件管理をExcelで行うメリットを紹介していきます。

• 費用がかからない/安い
• 操作方法を覚える必要がない

順番に紹介していきます。

1．費用がかからない/安い

Excelでかかる費用は、パッケージ版であれば初期ライセンス費用のみです。

そのため既にインストールしている状態であれば、無料で利用することができます。

「案件管理に予算を割けない！」という場合は、Excelが最適です。

2．操作方法を覚える必要がない

Excelに触れたことがあるという人は、たくさんいると思います。

ですので、改めて操作方法などを覚える必要ありません。

操作説明会や研修なども行う必要がなくスムーズに進めることができます。

案件管理をExcelで行う6つのデメリット

ここまで案件管理をExcelで行うメリットについて紹介してきました。

では、デメリットはどんなことがあるのでしょう。解説していきます。

1. 共有が手間
2. 同時編集ができない
3. 大量のデータを保存できない
4. リアルタイムのデータを確認できない
5. 外出先での操作がむずかしい
6. 外部ファイルを紐づけできない

順番に紹介していきます。

1．共有が手間

Excelはファイル共有に時間がかかります。
Excelで案件情報を共有する際は、担当者が自分のファイルを上司に転送する必要があります。

共有するために社内に戻ったり、メール画面を開いたりといった手間がかかってくるのです。

2．同時編集ができない

Excelで案件管理を行っていると、複数人で同時に作業することができません。

なぜなら一人がPCを開いていると、他からはアクセスすることができないからです。

ですので、複数人の営業マンが同時に営業情報を入力するといったことができず、効率が悪くなってしまいます。

3．大量のデータを保存できない

Excelは、大量のデータを保存することができません。

データ量が増えると動きが遅くなったり、フリーズしてしまうことがあるのです。

少量のデータを扱うのであればExcelで問題ありませんが、大量のデータを扱う場合は、後述する案件管理システムを使うようにしましょう。

4．リアルタイムのデータを確認できない

Excelを利用すると、リアルタイムの情報を確認することができません。

Excelは同時アクセスができないという特性や、スマホやタブレットでの操作も不便なことから、最新情報を得るには向いていないソフトなのです。

リアルタイムの情報を確認したい場合は、クラウド型のシステムを使うようにしましょう。

5．外出先での操作がむずかしい

Excelは出先から操作ができません。

基本的にスマホやタブレットからはアクセスできないため、営業先や出張先からデータを入力しようと思ってもできないのです。

6．外部ファイルを紐づけできない

案件情報に「PDF」や「画像ファイル」を添付して管理したい場合もあると思います。

しかしExcelの場合、外部ファイルを添付して管理することができません。

外部ファイルも併せて管理したい場合は、後述するような有料製品がおすすめです。

Excelよりも案件管理に適したソフトを紹介

ここまで、Excelで案件管理を行うことのデメリットを紹介してきました。

では、どうしたらいいの？と思われる方もいらっしゃると思います。

「クラウド型のデータ管理ソフト」であれば、上記のようなデメリットを解消することができます。

• 効率的に案件管理を行いたい場合
• 大量のデータを管理していきたい
• 個人ではなく、複数人で案件管理を行う

このような場合は、次のようなソフトがオススメです。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。案件管理に特化した製品ではありませんが、企業が扱うあらゆるデータを一元管理できるソフトになります。

またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

まとめ

この記事ではExcelで案件管理を行う方法や、Excel管理のメリット・デメリットについて解説してきました。

Excelは、個人で少数のデータを扱うときに最も適したツールです。

大量のデータを複数人で扱うような場合は、Excelの動作が遅くなったり、フリーズする可能性があります。

データ共有や同時編集・同時作業もできないため、案件管理に適したツールを使った方がいいでしょう。

この記事では、おすすめツールとしてPigeonCloudを紹介しました。

もちろん、PigeonCloud以外にも案件管理に適したツールがありますので、気になる方はこちらの記事をご参照ください。

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皆様が、自社にぴったり合う製品を見つけられることを願っております。

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