案件管理をExcelで行う方法｜メリット・デメリットとおすすめツールの選び方

案件管理をExcelで始める会社は多いです。テンプレートを1枚作ればすぐ動き出せますし、追加のコストもほとんどかかりません。ただ、案件が増え、複数人で更新するようになると、「どれが最新版か分からない」「誰かの入力が消えた」「今どの案件がどこまで進んでいるのか見えない」といった悩みが出てきやすくなります。

この記事では、案件管理をExcelで作る具体的な手順とコツ、続けたときの2つのメリットと6つのデメリット、そして「Excelでは手に負えなくなってきた」と感じたときのツールの選び方までをまとめます。先に方向性を示すと、複数人で同時に更新するようになり、案件ごとの権限・履歴・監査といった管理が複雑になってきたら、案件管理ツールへの切り替えを検討するのが実際的です。その判断材料まで、この記事で揃うように書いています。

案件管理をExcelで作る方法【4ステップ】

まずは、Excelで案件管理表を立ち上げる流れを押さえます。大きく4つのステップに分けると、後から作り直す手戻りを減らせます。

• 1列1項目・1セル1データを原則に、案件名・担当者・金額・期日などを分けて設計します。
• 1行1案件の一覧にし、テーブル機能と入力規則で表記ゆれを防ぎます。
• SUMIFSやピボットで担当者別・見込金額を集計し、条件付き書式で期限超過を色分けします。
• 1ファイルを共有してバージョン履歴を使い、更新の担当とタイミングを決めます。

ステップ1. 列（項目）を決める

案件シートは、作成時に列の定義を決めておきます。ここで押さえたい原則が「1列1項目・1セル1データ」。以下は案件管理表の初期設定例です。列の型と必須／任意は、業務の流れや入力者に合わせて調整してください。

ステップ2. フォーマットを作る

1行1案件の一覧にします。ここで役立つのが、Excelの「テーブル」機能（挿入→テーブル）です。

1. 案件一覧の範囲を選ぶ12列の見出しと入力行を含むセル範囲を選びます。
2. Excelテーブルへ変換する［挿入］から［テーブル］を選び、見出しを含む設定で作成します。
3. テーブル名を「案件」にするテーブル内のセルを選び、［テーブル デザイン］の［テーブル名］を変更します。
4. フェーズと確度に入力規則を付ける対象列を選び、［データ］→［データの入力規則］→［リスト］で候補を指定します。

フェーズの「初回接触／ヒアリング／提案／受注／失注」と、確度の「10％／30％／50％／70％／100％」は、どちらも編集可能な初期設定例です。確度の定義と数値は、自社の実績や運用に合わせて決めます。

ステップ3. 集計・可視化を用意する

一覧を作っただけでは「今どうなっているか」は見えません。集計の仕組みまで作って、はじめて案件管理表として使えます。次の3つを入れておくと実務で効きます。

フェーズ別の見込額は、見込金額列を合計対象、フェーズ列と集計したい値を条件の組にします。実際の集計セルに合わせて、最後の引数を置き換えてください。

=SUMIFS(案件[見込金額],案件[フェーズ],集計したいフェーズのセル)

確度加味の見込額は、確度をパーセント数値で持つ初期設定例なら次の式で計算できます。見込金額列と確度列は同じ長さの数値列にし、文字列や空欄を含む実データでは結果を確認します。

=SUMPRODUCT(案件[見込金額],案件[確度])

期限警告は、上記の列順でI列が次回期限、E列がフェーズ、データが2行目から始まり、完了状態を「受注」「失注」とする場合の設定例です。

=AND($I2<>"",$I2<TODAY(),$E2<>"受注",$E2<>"失注")

設定順は、色を付ける範囲を選択し、［条件付き書式］→［新しいルール］→数式ルールへ進み、式と書式を指定します。適用範囲、列位置、状態値を確認してください。TODAY()による日付更新はブックの再計算設定の影響を受けるため、対象環境で更新結果も確認します。

ステップ4. 共有と運用ルールを決める

最後に共有方法とルールを決めます。

決めておく3つのルール

次の3点を決めて周知します。決めずに配ると各自が手元にコピーを持ち始め、どれが最新か分からなくなります。

• ① 更新のタイミング（例：商談後すぐ）
• ② 入力する担当者
• ③ ファイルの保存場所

共同編集には、Microsoft 365へのサインインと共同編集対応版が必要です。原本は対応形式の .xlsx、.xlsm、.xlsb のいずれかにし、OneDrive、OneDrive for Business、SharePoint Onlineのライブラリへ保存します。条件を満たす環境では、複数人で同じブックを共同編集できます。

運用例として、更新対象の原本をクラウド上の1ファイルに決め、メール添付や複製ファイルは更新対象にしません。あわせて、誰がいつまでに更新するかを決めます。

Microsoft 365のOneDriveまたはSharePoint Onlineに保存したファイルでは、バージョン履歴から以前の版を開いて復元できます。以前の版へ戻すときは、全員が共同編集を終了してから復元します。

Excelの案件管理を長持ちさせる5つのコツ

同じExcel運用でも、工夫しだいで寿命は延びます。「まだツールを入れる段階ではない」なら、まず次の5つを取り入れてみてください。

ただし「案件・項目ごとに権限を分けたい」「変更履歴や監査ログが要る」といった要件が出てくると、Excelの工夫だけでは追いつきにくくなります。次章で強みと弱みを整理します。

案件管理をExcelで行う2つのメリット

Excelでの案件管理には、はっきりした強みがあります。ここを正しく理解しておくと「いつまでExcelで続けるか」の判断がぶれません。

メリット1. 追加費用が少なく、すぐ始められる

多くの会社はすでにMicrosoft 365やOfficeを契約しています。その場合、案件管理のために新しい費用は基本的に発生しません。テンプレートを1枚作れば、その日のうちに運用を始められる立ち上がりの速さは、Excelの大きな利点です。

メリット2. 集計・分析が柔軟で、教育負荷が低い

関数やピボットテーブルを使えば、担当者別・月別・確度別の集計を自由に組めます。既存のExcel資産（過去の集計表やマクロ）をそのまま活かせる点も強みです。さらに、基本操作に慣れた人が多いため、新しいツールを入れるより教育の負荷を抑えやすい傾向があります。

Excelが向いているケース

次のような場合は、Excelでの案件管理が引き続き有力です。
・項目（管理したい列）が安定していて、頻繁に変わらない
・案件・項目単位の細かな権限や、変更履歴・監査が要らない
・既存の関数・ピボットの集計資産を活かしたい
・オフラインでも使いたい場面がある

案件管理をExcelで行う6つのデメリット

一方で、規模が大きくなったり、権限・履歴の要件が増えたりすると、次の6点でつらくなってきます。Microsoft 365のクラウド共有で緩和できる部分もありますが、緩和しきれない弱点も残ります。

1. 1. 最新版の管理が煩雑になりやすい

   ファイルをメールやチャットで配ると、各自の手元でコピーが増えます。クラウド共有にすれば緩和できますが、運用が徹底されないと「どれが最新か」が分からなくなりがちです。

2. 2. 同じ箇所の同時更新で競合しやすい

   Microsoft 365なら共同編集そのものはできます。ただし同じ行やセルを同時に更新する運用では、入力の競合や上書きが起きやすくなります（対応バージョンや運用設計にも左右されます）。

3. 3. データ量が増えると重くなりやすい

   仕様上の上限は1,048,576行×16,384列です。ただし快適に動くかは端末性能や数式・書式の量に左右され、行数が増えるほど重くなりやすい点に注意が要ります。

4. 4. 最新の集計は更新操作が要る

   数式は即時に反映されますが、ピボットや外部データを使った集計は、誰かが更新するまで古いままです。全員が常に同じ最新状態を見る、という用途には向きにくいです。

5. 5. スマホ・外出先での複雑な操作に不向き

   閲覧や簡単な更新はスマホでもできますが、列数の多い表や込み入った入力はしづらく、外出先での入力が後回しになりがちです。

6. 6. 案件・項目単位の細かな権限に制約

   ファイル共有やシート保護はできますが、「この列は特定の人だけ編集可」といった細かな権限は設けにくいです。関数やマクロを組んだ人に依存して、属人化も起きやすくなります。

やっかいなのは、これらが単独ではなく連鎖しやすい点です。メール添付でコピーが増える（1）、どれが最新か分からなくなる、慌てて1枚に統合しようとして同時更新で競合する（2）——という具合に、一つの弱みが次を呼び込みます。クラウド共有で「共有」「同時編集」はある程度緩和できますが、案件・項目単位の権限や、変更履歴・監査までExcelで満たそうとすると無理が出やすくなります。

もっと詳しく

Excelの最大行数・容量・速度の実測値をさらに詳しく知りたい方は、Excelの限界（最大行数・容量・速度の本当の上限）もあわせてご覧ください。

Excel案件管理でよくある失敗パターン

抽象的な説明だけだと自分ごとになりにくいので、起こりやすい失敗の流れを想定例で書きます。実際の相談でも、次のパターンは業種を問わず登場します（以下は特定企業ではなく、典型例として構成した想定シナリオです）。

パターン1. 「最新版どれ？」で商談前に慌てる

たとえば従業員30名ほどの商社で、営業5人が案件一覧のExcelを共有し、各自がメール添付で受け取ったファイルを手元で更新し、週次で誰かが1枚にまとめ直していたとします。

ところが、まとめ役が休むと更新が止まり、商談直前に「この金額、先週の版だ」と気づく。結局、電話で最新情報を確認し直すことになり、削減したかったはずの手間が逆に増えてしまう、というパターンです。

パターン2. 属人化して、担当者の異動で止まる

もう一つ起こりがちなのが、詳しい人がマクロや複雑な関数で「便利な案件管理表」を作り込むケースです。本人がいる間は快適ですが、異動や退職で引き継ぎができず、数式が壊れても誰も直せない、という状況に陥ります。便利さと引き換えに、その表そのものが会社のリスクになってしまうわけです。

2つの失敗に共通するもの

どちらも「担当者の頑張り」で回している点が共通しています。ツール化の目的は機能を増やすことよりも、この属人化と最新版の問題を仕組みで解消することにあります。

Excel運用が限界に近いサイン

ツールへの切り替えを迷ったら、まず「重大要件」があるかを見て、次に「運用負荷」がどれくらい積み上がっているかを見ます。当てはまる数だけで機械的に判断せず、要件の重さで考えるのがポイントです。

重大要件（該当するほど切り替えの優先度が上がる）

• 案件・項目単位で編集・閲覧の権限を分けたい
• 変更履歴や監査ログを項目単位で残したい
• 個人情報など、レコード単位の厳密なアクセス制御が要る
• 承認フローや入力必須チェックなど、入力を仕組みで縛りたい

運用負荷（積み重なるとコスト増）

• 最新版を探す・統合するのに時間がかかっている
• 担当者ごとに表の作りが違い、集計を手作業でまとめている
• 特定の人しか数式・マクロを直せない
• 件数が増え、スクロールと検索に時間がかかる

判断のしかた

判断は個数ではなく中身で。まず「重大要件」があるかを確認し、次に運用負荷を、現行の作業時間・修正や統合の手間・事故の頻度と、ツールのライセンス費・構築費・教育コストで簡単に比べると、稟議でも説明しやすくなります。

Excelから移行するときのツールの選び方

「では何を選ぶか」で迷わないために、ツールの種類と判断軸を整理します。案件管理に使えるツールは、大きく次の3タイプに分かれます。

Excelから乗り換えるなら、多くの中小企業にとって現実的なのは「ノーコードのデータベース／業務アプリ」です。Excelに近い感覚で使いつつ、共有・権限・同時更新というExcelの弱点を補いやすいためです。なお、タイプ別の製品を横断で比較したい場合は、案件管理のおすすめツール3選や案件管理システムの選び方に詳しくまとめています。この記事では「Excelから移行しやすいか」に絞って見ていきます。

移行先を選ぶときの5つの判断軸

コスト（総額）

1人あたり単価だけでなく、最低契約ユーザー数・初期費用・オプションを含めた月額総額で比べます。

権限・共有

案件や項目ごとに閲覧・編集の権限を分けられるか、同時更新に耐えるかを確認します。

拡張性

案件管理から始めて、顧客管理や日報など他の業務にも広げられるかを見ます。

移行のしやすさ

今のExcelをCSVで取り込めるか、画面を自分で作れるかで、乗り換えの負担が変わります。

サポート・セキュリティ

導入時に相談できる窓口があるか、ISMSなどの情報セキュリティ体制が整っているかを確認します。

Excelから移行しやすいツールの比較【kintone・PigeonCloud】

ここでは、Excelを続ける場合と、Excelから移行しやすいノーコードツール2製品を横並びで見ます。PigeonCloudは、当記事を運営する株式会社ロフタルの自社SaaSです。その前提を明示したうえで、料金や条件は各社の公式情報に基づいて並べます。

Excel（継続）

月額料金（税抜・1人）

追加0円
※対象ライセンス保有時

最低契約

—

同時更新

△ 同じ箇所の同時更新は競合しやすい

権限管理

△ シート・範囲保護は可能
項目単位の制御には不向き

ストレージ

PC／ドライブ依存

提供形態

ローカル／M365クラウド

無料お試し

—

kintone

月額料金（税抜・1人）

ライト1,000円
スタンダード1,800円

最低契約

10ユーザー〜
（ライト10,000円〜／
スタンダード18,000円〜）

同時更新

◯

権限管理

◯ 項目単位

ストレージ

契約ユーザー数×5GB
（最低10名で50GB〜）

提供形態

クラウド

無料お試し

30日間

PigeonCloud

月額料金（税抜・1人）

1,100円

最低契約

5ユーザー〜
（5,500円〜）

同時更新

◯

権限管理

◯ 組織・ユーザー・レコード単位

ストレージ

100GB
（契約全体・追加可）

提供形態

クラウド／オンプレ／OEM

無料お試し

30日間
（登録3ユーザーまで）

※料金・仕様は2026年8月時点の各社公式情報に基づきます（出典: PigeonCloud公式 pigeon-fw.com、kintone公式 kintone.cybozu.co.jp/price/。確認日 2026-08-04）。kintoneは2024年11月の改定で最低契約が10ユーザーからになりました。ライトコースはAPIやプラグインが使えないため、外部連携や拡張が必要な場合はスタンダードコースが前提になります。最新の料金は各社公式サイトでご確認ください。

kintone（サイボウズ）

kintoneは、ノーコードで業務アプリを作れる代表的なサービスです。案件管理のアプリも豊富なサンプルから作れ、コミュニティやプラグインが充実しています。

kintoneの料金と向き不向き

料金はライトコースが1人月1,000円、スタンダードコースが1,800円（いずれも税抜・最低10ユーザー）。外部連携やプラグインを使うならスタンダードが前提です。10名以上のチームで、周辺の業務も含めて幅広くアプリ化したい会社に向きます。一方、5〜9名の小規模チームだと、最低10ユーザーという契約単位がネックになりやすい点は押さえておきましょう。

kintoneをCRMや脱Excelの用途で使う場合の詳細は、kintoneで脱Excelするメリットと注意点にまとめています。

PigeonCloud（ロフタルの自社SaaS）

PigeonCloudは、株式会社ロフタルが提供するノーコードのWebデータベースです。Excelに近い一覧画面を自分で組めるため、案件管理表を移行しやすいのが特徴です。

PigeonCloudの料金と仕様

料金は1人あたり月1,100円（税抜）で、最低契約は5ユーザーから＝月額5,500円（税抜）から。ストレージは契約全体で100GB（オプション追加可）、提供会社の株式会社ロフタルは、ISO/IEC 27001認証を取得しており、クラウドのほかオンプレミスにも対応します。

5名前後の小さなチームから始めたい、案件管理から顧客管理や日報へ横展開したい、オンプレミス運用の要件がある——こうした場合に選択肢へ入りやすい製品です。導入時の画面づくりを任せたい場合は、構築代行（30万円・税抜〜）やカスタマイズ開発（24万円・税抜〜）も用意されています。

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Excelから案件管理ツールへ移行する5ステップ

ツールを決めたら、いきなり全部を移さず、次の順番で進めると失敗を減らせます。「まず1チーム・1案件種別だけ」で試すのが、現場が離脱しないコツです。

1. 現行Excelの棚卸し

   今使っている列・シート・関数を書き出し、本当に必要な項目に絞ります。使っていない列はここで捨てます。

2. 項目とステータスを整理する

   ステータスの値や担当者名の表記を統一します。ここを揃えておくと、取り込み後の集計がそのまま効きます。

3. ツールにCSVで取り込む

   整理したExcelをCSVで書き出して読み込みます。CSVで移せるのは主にセルの値で、数式・マクロ・書式・シート間の参照は再設定が必要な点に注意します。

4. 1チームで試験運用する

   まず1チーム・1案件種別で2〜4週間動かし、入力ルールや画面を現場の声で調整します。

5. 本移行して旧Excelは参照専用にする

   問題がなければ全体へ展開し、旧Excelは「過去データの参照専用」にして二重管理を止めます。

脱Excelそのもののメリットや進め方は、脱Excelって必要？脱Excelで得られるメリットやExcelの代替ツール6選でも詳しく解説しています。

よくある質問

まとめ：Excelの案件管理は「権限・履歴・同時更新」で見直す

Excelは列・入力規則・集計式・原本管理を整えれば始めやすくなります。案件・項目単位の権限、変更履歴、複数人運用の要件が増えた時点で移行先を比較しましょう。

社内共有・稟議用サマリー

・Excelは追加費用が少なく集計・分析も柔軟。項目が安定し、細かな権限が不要なうちは有力
・Microsoft 365のクラウド共有で「共有」「同時編集」はある程度緩和できる
・案件・項目単位の権限、変更履歴・監査、多人数の同時更新が必要になったら案件管理ツールを検討する
・製品はコスト（最低契約人数を含む総額）・権限・拡張性・移行のしやすさ・サポートで比べる

Excelからの移行先を比べる際は、CSVの取込結果、必要な粒度の権限、変更履歴の内容を実データと実要件で確認します。PigeonCloudの機能一覧には、CSVアップロード／ダウンロード、IF・AND・ORを使う権限条件、誰がいつどの項目をどう変更したかを記録する更新履歴ログが掲載されています。