ペーパーレス化の8つのメリット・デメリットとは？ペーパーレス化の現状やおすすめツールを解説

「ペーパーレス化に取り組みたい」

「ペーパーレス化のメリット・デメリットを知りたい」

このような気持ちを抱えていませんか。

デジタルツールが普及し、多くの企業でペーパーレス化が行われています。

ペーパーレス化するとどんなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

この記事ではペーパーレス化することによるメリットやデメリット、おすすめのツールなどを解説していきます。

ペーパーレス化に悩まれている方は、ぜひご一読ください！

ペーパーレス化とは

ペーパーレス化とは、紙媒体のものを電子化させることを言います。

デジタル産業がさかんになってきたことから、業務の効率化やコストの削減といったことを目的に、ペーパーレス化は始まりました。

国としても電子帳簿保存法やe-文書法の施行、デジタル庁の創設も行っておりペーパーレス・デジタル化を推し進めています。

またDX（デジタル・トランスフォーメーション）の推進や新型コロナウイルス対策によってテレワークが活性化したということもあり、近年になってペーパーレス化は着実に広まりつつあります。

ペーパーレス化の取組状況は？

ではペーパーレス化はどのくらい広がっているのでしょうか。

実際にペーパーレス化の普及率を調べた最近のデータはありませんでしたが、DXの取組状況をまとめたデータが参考になります。

こちらは総務省が刊行している令和3年度情報通信白書のデータになります。国内企業のDXの取組状況を業種別にまとめたものです。

DXとはデジタル技術を使って業務を効率化し、ゆくゆくは企業の変革を行っていくことを指します。ペーパーレス化やデジタル化をコツコツと行っていくことが、DXに繋がっていくのです。

このデータを見ると、業種によってDXが進んでいる分野と、進んでいない分野があることが分かります。

そのためペーパーレス化もこのように、業種によってバラつきがあることが考えられます。

また情報通信業や金融・保険業ではDXが進んでいるのですが、医療・福祉、運輸・郵便業、宿泊業・飲食サービス業などではあまり進んでいないことが分かります。

業種別デジタル・トランスフォーメーションの取組状況

（出典）令和3年版情報通信白書（総務省　2021「デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究」）

また次のデータは大企業と中小企業のDXの取組状況を表しています。

このデータを見ると、やはり大企業の方がDXを実現できていることが分かります。

このため、ペーパーレスにおいても大企業と中小企業とでは進み具合に大きな差があることが考えられます。

デジタル・トランスフォーメーションの取組状況

（出典）令和3年版情報通信白書（総務省　2021「デジタル・トランスフォーメーションによる経済へのインパクトに関する調査研究」）

【必見】日本企業のDXの課題とは？DXの現状や解決策2つを分かりやすく解説！

「日本のDXの課題ってどんなことがあるだろう？」「自社のDXの課題を解決したい」「業務効率化のヒントを知りたい」このような気持ちを抱えていま...

ペーパーレス化が進まない理由

業種や企業の大きさによってペーパーレスの進み方に差があるということが分かりました。ではペーパーレスが進まない原因はどんなところにあるのでしょうか。

ペーパーレスを行うためには、機器やツールなどをそろえる必要があります。

そして機器やツールを導入するとコストもかかってきます。またツールを導入したら、社内に浸透させるため社員たちにツールの学習機会を与えるといったことも必要になってきます。

このようにペーパーレスを実施するとなったら、考えなければならないことがたくさんあります。

そのため人材と予算に余裕のある大企業では推進できるのですが、中小企業ではなかなか進まないというのが現状なのです。

ペーパーレス化の5つのメリット

ではペーパーレス化をするメリットとはどんなことがあるでしょうか。

1. 業務の効率化
2. コスト削減
3. スペースが広がる
4. 柔軟な働き方が実現できる
5. ITリテラシーの向上につながる

順番に解説していきます。

1．業務の効率化

データを紙で管理する場合、ファイリングしたり、書庫などにスペースを確保するなどの手間がかかります。また紙の資料を移動させるときや廃棄するときもひと手間かかります。

さらにデータを見つけたいときもページをめくりながら探さなければならず、時間がかかってしまいます。

データが電子化していたら検索機能を使って調べられますし、ファイリングや保管場所の確保といった手間がなくなり、業務が効率化します。

2．コスト削減

紙管理はコストがかかります。紙代やインク代、ファイル代などが発生しています。

電子化すると、これらの費用が抑えられ経費削減することができます。

3．スペースが広がる

紙管理している資料が膨大だと保管が大変です。資料が多いと保管場所が圧迫され、古い資料は廃棄するなど対処する必要もでてきます。

データを電子化すると保管場所のスペースが空き、オフィスが広がります。

4．柔軟な働き方を実現できる

紙管理だと、資料を確認するために出社を余儀なくされます。そのため直行直帰もしづらくなります。

一方ペーパーレス化で電子化していれば、デジタルデバイスから資料の中身を確認でき、わざわざ出社せずとも仕事を行うことができます。またリモートワークもはかどります。

5．ITリテラシーの向上につながる

ペーパーレス化を行いデジタルツールに触れていくと、社内のITリテラシーが向上していくことが期待できます。

すると他の業務でも、業務改革が行いやすくなりDXの土壌を作っていくことが出来ます。

ペーパーレス化の3つのデメリット

では一方でペーパーレス化するデメリットはあるのでしょうか。

1. コストがかかる
2. 社内に浸透させる必要がある
3. 不具合やメンテナンス等で使えない時もある

順番に解説していきます。

1．コストがかかる

ペーパーレス化を行うと、ツールの導入のためにコストがかかります。

また、製品によっては月額や年額で費用が発生するものもあります。さまざまなツールがあるため、自社にはどんなツールが必要なのか検討しておきましょう。

2．社内に浸透させる必要がある

ツールを導入したら社内に浸透させなければいけません。社員がそのツールに慣れて、スムーズに作業を行えるようにする必要があります。

たとえば社内でツールに関する勉強会を行ったり、E-ラーニングを活用するという方法で社員の学習を促すこともできます。

3．不具合やメンテナンス等で使えない時もある

ツールは便利ですが、なかには不具合が生じたり、急なメンテナンス等で利用が制限されることもあります。

定期メンテナンスは実施する曜日や時間が決まっていることがあるので、事前に確認しておきましょう。

ペーパーレス化におすすめのツール

ではペーパーレスにはどんなツールを導入したら良いのでしょうか。

何かに特化したツールを使いたいという場合は、専門ツールを使うと良いでしょう。

しかしそうでない場合は、汎用的に社内のデータを一元化できる、Webデータベースがおすすめです。

Webデータベースとは、インターネット上でデータ管理するシステムです。

スマホやタブレット端末からもアクセスできるので、業務の効率化に役立ちます。

また「データベース」というだけあって、データを管理することが得意なツールです。社内にあるさまざまなデータを管理できるので、あらゆる業務に活用することができます。

この記事ではそんなWebデータベースのなかから、おすすめのツールを一つ紹介します。

【保存版】Webデータベースについて徹底解説！データベースソフトとの違いや、8つのメリット・デメリットについて解説

「Webデータベースってどういう意味？」「Webデータベースのメリットや選び方を知りたい」「効率的にデータ管理ができるシステムを見つけたい」こ...

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するWebデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツール（※）で、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

（※）ノーコードとは、プログラミングを一切行わずにサービスやソフトウェアを開発することを言います。ドラッグアンドドロップで操作可能なので、専門知識やスキルがなくても短期間でシステム構築を行うことが出来ます。

公式サイト：PigeonCloud

まとめ

この記事ではペーパーレスについて解説してきました。

ペーパーレス化が叫ばれている現代ですが、未だに紙管理している企業も多いと思います。

業種や企業の規模によって、ペーパーレスの進み具合に大きな差があり、企業間で足並みをそろえることは難しい問題ではあります。

しかし先ほど紹介した製品のように、低価格で利用できるツールもあります。

デジタルツールを使うときは、トライ＆エラーの精神が大切です。

自社に合わなければ、やめれば良いのです。初期費用が多くかからない製品は、手軽に試せるので良いですよね。

PigeonCloudについて気になった方は公式サイトから、資料請求や無料トライアルを試してみてくださいね。

関連記事

【無料あり！】Webデータベースおすすめ3つ！データベースソフトとの違いや、6つのメリット・デメリットを解説

「Webデータベースってどういう意味？」「無料で使えるWebデータベースを知りたい」「Webデータベースのおすすめを知りたい」このような気持ちを抱...

【必見】Excelの代わりに使えるツール3選！Excel利用のデメリットや代替案を分かりやすく解説

「Excelの代替ツールってどんなものがあるだろう」「Excelを使っているけれど、別の製品に切り替えたい」「Excelが使いにくい」このような気持ちを...

【初心者必見】データ管理システムの選び方を分かりやすく解説！データ管理の現状やおすすめのシステムを紹介

「データ管理を行いたいと思っている」「データ管理にどのようなシステムを使えばいいのか分からない」「初心者でも分かるよう、データ管理システ...

DXにはクラウドサービス（SaaS）が必要？普及率は？クラウド化の4つのメリットやデメリットを解説

「DXをしていきたいけど、どんなツールを使えばいいのだろう」「DXで業務効率化を実現したい」「DXにはなぜクラウド化が必要なの？」このような気...

【わかりやすく解説】DX導入の必要性とは？5つのメリット、2つの導入事例を解説！

「DX導入を検討している」「DXの必要性について知りたい」「DXの導入事例を知りたい」このような気持ちを抱えていませんか。DXという言葉、流行り...

【必見】DXの進め方7つのステップ！DXを進める際に気を付けたいこと3つや、企業の取組状況についても解説

「これからDXを行おうと思っている」「DXってなんだか難しそう」「どうやってDXを進めたらいいのか分からない」このような気持ちを抱いていません...