【保存版】kintoneでルックアップを自動取得する方法まとめ

「kintoneを自動でルックアップするにはどうしたらいいの？」

「今まで手動でルックアップしていたけど、自動で行えるようにしたい！」

「手動のルックアップでは効率が悪い！」

このような思いを抱えていませんか？

ルックアップはミスを防いだり、効率よく仕事を行うのに重要な機能です。ルックアップを活用しないと、情報の変更に気づきにくく、作業するのに時間がかかってしまいます。

この記事ではkintone利用者に向けて、自動でルックアップできる方法をまとめました。現在、ルックアップを手動で行っている方や、ルックアップの自動化に関心のある方は、ぜひご一読ください！

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kintoneのルックアップとは？

ルックアップとは、他のアプリに登録されているデータを参照して、別のアプリにデータをコピーできる機能です。

これまで手作業で入力していたところを、ルックアップを設定すると、コピーして登録することができるので、ミスをなくしたり、よりスピーディーに入力できるなどのメリットがあります。

たとえば取引先の情報は、「顧客管理」や「案件管理」、「商談管理」などさまざまなアプリに連携されていると思います。

ある取引先から、「連絡先が変更になった」と連絡があった場合、まずはkintoneの「顧客情報」にて連絡先の変更を行うと思います。

このときルックアップを設定していないと、「変更後の連絡先」は他のアプリには反映されません。「案件管理」や「商談管理」など、一つ一つアプリを開いて情報を修正していかなければいけないのです。

ルックアップを設定していれば、連携している他のアプリにも「変更後の連絡先」が反映されます。なので、他のアプリを修正する手間を省くことができるのです。

※「顧客情報」に【連絡先】の項目があり、「案件情報」に【顧客】と、ルックアップで持ってきた【顧客連絡先】を表示していることを仮定としています。

次の図では、今の説明を簡単にまとめてみました。

kintoneのルックアップの現状

このように便利なルックアップは、kintoneの基本機能にも装備されています。
ですがkintoneに装備されているのは「自動」ではなく、「手動」ルックアップ機能となります。

どちらも「手動」の作業が必要なので、作業を忘れてしまうと「変更前のまま」という状態になってしまいます。

例えば一人の担当者が、一人の顧客に対して全て対応するという場合なら、ルックアップを忘れていても情報を間違えることは少ないでしょう。

ですが一人の顧客に複数人で対応する場合は、顧客情報をチームに共有しなければならないため、注意が必要です。

安全に、効率よくデータ管理をするなら、ルックアップの自動取得をオススメします。

kintoneのルックアップを自動取得する3つの方法

「手動」のルックアップは、業務ミスを引き起こすきっかけになります。ですので、ここからは、kintoneのルックアップを自動取得する方法をお伝えしていきます。

1. JavaScriptを使って自力で開発をする
2. 機能拡張プラグインを使う
3. kintoneから他社へ乗り換える

順番に見ていきましょう。

kintoneのルックアップを自動取得する方法1.【JavaScriptを使って自力で開発をする】

kintoneは、JavaScriptにて自身で機能を追加したり、ページ構成を変えたりすることができます。プログラミング経験がある方は、こちらの機能を使って実装することも可能です。

kintoneのルックアップを自動取得する方法2.【機能拡張プラグインを使う】

kintoneの機能拡張プラグインを使えば、自動でルックアップを取得することができます。

ルックアップを自動取得するプラグインはいくつかありますが、ここでは株式会社トヨクモの「DataCollect（データコレクト）」を紹介します。

こちらのプラグインを使用すれば、これまで「手動」でルックアップをしていたところが完全に「自動取得」できるので、効率よくデータ管理を行うことができます。

公式サイト：株式会社トヨクモ「DataCollect」

kintoneのルックアップを自動取得する方法3.【kintoneから他社へ乗り換える】

これは、そもそもkintoneの活用ではないのですが、他社にはkintoneと同じ機能を持ちつつ、基本機能の中にルックアップの自動取得が組み込まれているサービスがあります。

例えば、PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、kintoneに類似した機能を持ちつつ、kintoneよりもお安くデータ管理ができるクラウドサービスです。

PigeonCloudの基本機能には、ルックアップの自動取得がもともと組み込まれています。そのためプラグインをする必要がなく、基本料金に追加して費用がかかることはありません。

では、ここでkintoneとPigeonCloudの機能を比較してみましょう。

どちらも同じような機能であることが分かります。

機能の比較表

※△別料金というのは、プラグインなどで別途費用が掛かるものを表しています。

その他の細かな機能については公式HPをご参照ください。

公式サイト：kintone

公式サイト：PigeonCloud

また価格は、それぞれ次のようになっています。

kintoneのスタンダードコースと比べると、PigeonCloudはより安価であることが分かります。

次の表は利用者数ごとに、月額利用料がどのくらいかかるか計算してまとめたものです。

kintoneのスタンダードコースに加え、ルックアップのプラグインを利用したときの価格と、PigeonCloudの価格を比べてみました。

すると利用者数が増えるごとに、金額に開きが出る結果となりました。

利用者数別　月額利用料まとめ

※プラグインは、株式会社トヨクモの「DataCollect」スタンダード（18,000円/月額）を想定。

「kintone＋プラグイン」を使い続ける場合と、「PigeonCloud」へ乗り換える場合を比較すると、後々のコストに大きく差が出てしまうことが分かります。

ですが、やっと定着してきたkintoneから他社へ乗り換えることは、決して簡単な決断ではありませんよね。

正直、予算的に余裕のある企業であれば、「kintone＋プラグイン」を選択した方が良いと思います。新たなシステムに切り替えると、社員に学習期間が必要な点など、考慮すべきことがあるからです。

しかし潤沢な予算がない企業であれば、後々のコストのことを考え、早めに他社へ移行した方が良いです。利用者数が多い企業であれば尚更です。

こちらの記事でも、kintoneについて紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください。

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おわりに

この記事では、kintoneのルックアップを自動取得する方法を紹介してきました。

最後に紹介したのは、kintone以外のサービスでした。kintoneからの切り替えについてですが、いきなり全てを移行するのはハードルが高いと思います。

まずはスモールスタートで他社製品を少人数から使ってみたり、kintoneを使いながらプラグインを取り入れることが一番手堅い考えかと思います。

「予算的にプラグインを継続していくのは大変・・・」
「kintoneと同じようなことが出来て、より安価なサービスを使いたい！」

そんな風に思っていただきましたら、ぜひ弊社へお問い合わせください。kintoneからの移行支援も無料で行っております。

皆様からのご連絡やご相談を、心よりお待ちしております。

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