【必見】点検業務におけるデジタル化の課題とは？デジタル化とDXの違いや、効率化におすすめのツールを解説

「紙やExcelで業務管理を行っている」

「点検業務をデジタル化したい」

このような気持ちを抱えていませんか。

近年、多くの企業でデジタル化が課題となっています。

しかし現場主体の点検業務では未だにデジタル化が進んでいない企業も多いようです。

この記事では点検業務におけるデジタル化への課題や、おすすめツールなどを解説していきます。

点検業務のデジタル化に関心のある方はぜひご一読ください！

点検業務とは

点検業務とは、機器や設備の状態をチェックすることを言います。悪いところや異常がないかをひとつひとつ確認していく作業です。

点検を定期的に行うことで、予期せぬ故障や状態の悪化を防ぐことができます。

また、点検を行うことで機器や設備の寿命を延ばすことにも繋がります。

デジタル化とは

ではデジタル化とはどういう意味なのでしょうか。

デジタル化とは、デジタル技術を活用して従来のアナログ業務を効率化することを言います。

具体的な例を挙げると、従来は紙で管理していたデータをクラウド上に一元化することや、回覧やワークフローなど押印が必要な文書を電子化すること、Web会議システムを導入してオンライン会議を行うといったことが挙げられます。

DXとデジタル化の違い

近年はDXという言葉を耳にする機会も増えました。

ではDXとデジタル化は、どんな違いがあるのでしょうか。

DXとは、デジタル・トランスフォーメーションの略語です。

日本語に訳すと、「デジタル」＝「IT技術」、「トランスフォーメーション」＝「変革」となります。

DXとは、デジタル技術を使って業務を効率化すること。そしてゆくゆくは、企業のビジネススタイルを変革していくことを表します。

一方のデジタル化は、アナログの業務管理からデジタル技術を使った管理方法へ変更することを言います。

簡単に言うと、DXはIT技術で企業を変革していくこと、デジタル化はアナログからデジタルに変えることを表します。そもそも取組の大きさが違うことが分かりますよね。

DXの過程のなかにデジタル化も含まれています。デジタル化に取り組むことが、ゆくゆくは業務改革＝DXへつながっていくのです。

【必見】日本企業のDXの課題とは？DXの現状や解決策2つを分かりやすく解説！

「日本のDXの課題ってどんなことがあるだろう？」「自社のDXの課題を解決したい」「業務効率化のヒントを知りたい」このような気持ちを抱えていま...

【必見】中小企業にとってのDXとは？DXを行う必要性2つや、成功のコツ5つをわかりやすく解説

「DXを始めるためにはどうすればいいんだろう」「DXのコツや注意点を知りたい」「DXにおすすめの製品を知りたい」このような気持ちを抱えていませ...

点検業務においてデジタル化は進んでいるのか

では点検業務においてデジタル化は進んでいるのでしょうか。

こちらのデータをご覧ください。

（出典）株式会社ソラコム　「2023年版　見回り・点検業務のDXに関する実態調査」

こちらは2023年に点検業務を行う方を対象に実施された、見回り・点検業務に関する調査結果です。

これによると、点検業務を紙で管理していると回答した方が46.1％という結果でした。（複数回答可）

4割以上が未だに紙での管理を行っており、業界全体でデジタルツール導入への遅れがあることが分かります。

また、Excelやスプレッドシートでの管理も多くなっています。Excel管理の場合、リアルタイムの情報共有や一元化が難しく、データが属人化する傾向にあります。

Excelは個人で簡易的なデータを管理するには適した手段ですが、チームでデータ共有するには適していませんので、別ツールを使った方が良いでしょう。

また、Excelもスプレッドシートも大量のデータ管理には適していません。業務で多くのデータを管理する場合には、専用ツールの方が適しています。

点検業務の課題とは？

点検業界では紙管理をしている企業もまだまだ多く、業界全体でデジタル化への遅れがあることがわかりました。

では、点検業界にはどんな課題があるのでしょうか。点検業界で働く人の悩みを見ていきましょう。

こちらのデータをご覧ください。

（出典）株式会社ソラコム　「2023年版　見回り・点検業務のDXに関する実態調査」

こちらは見回り・点検業務における課題を、同業務を行う方に調査した結果を表しています。

調査結果を見ると、「現地まで行かなければならないこと」、「リアルタイムで情報チェックができないこと」などに課題を感じている人が多くなっています。

機器や設備が遠方にある場合は、移動時間がかかってしまい、迅速な対応が難しいという課題があります。

また、リアルタイムで機器や設備の状況を把握できないためレスポンスが遅れてしまうことも課題としてあるようです。

また、「点検後のレポートを書くのが面倒」であったり、「紙の書類やExcelファイルの管理が煩雑」といった意見もあります。

書類の作成や管理が煩雑だと社員の負担が増え、ミスも増えかねません。

やはり社員の負担を減らし業務を効率化するためにも、出来るところからデジタル化を進め業務効率化へと進めていく必要があるのではないでしょうか。

点検業務を効率化するには

点検業務を効率化するには、やはり課題を解消していくことが大切です。

たとえば、情報がリアルタイムで分かるような「クラウドツール」を活用するとか、データの入力や確認が手軽にできる「スマホ対応型のツール」を使うといったことがあります。

点検後には一度社内へ戻ってパソコンでレポートを記入することが多いと思いますが、これもスマホから入力できるものだと、わざわざ社内に戻らなくても良くなります。

スマホ対応しているものだと、外出時や出張時にもデータの確認・編集作業が手軽にできるので、外出が多い点検業務にはおすすめです。

また紙やExcel管理が煩雑で困っている場合は、さまざまなデータをまとめて移行、管理できるような一元化ツールを導入することをおすすめします。

一元化できるツールなら、業務で管理したい事項をまとめて管理することができます。検索や比較、分析作業ができるものならより業務効率が上がります。

ここからは、クラウドツール・スマホ対応・データの移行や一元化ができる、おすすめツールを紹介していきます。

ノーコードツールのPigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するWebデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツール（※）で、汎用的なデータ管理が可能です。

データの共有・一元管理が可能で、画像添付も可能になっています。またAIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

また他社では別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

（※）ノーコードとは、プログラミングを一切行わずにサービスやソフトウェアを開発することを言います。ドラッグアンドドロップで操作可能なので、専門知識やスキルがなくても短期間でシステム構築を行うことが出来ます。

公式サイト：PigeonCloud

まとめ

この記事では点検業務のデジタル化について解説してきました。

点検業務は現場作業の多い仕事であるため、未だにアナログでの管理が残っている企業も多いでしょう。

ですが、アナログ管理では社員の負担が増えていく一方です。ミスを減らしたり、業務の効率性をアップさせるにはアナログからデジタルへ変えていく必要があります。

今はさまざまなツールがあって、どんな製品を選んだら良いのか迷われる方も多いと思います。

そんな方は、この記事で紹介したPigeonCloudを試してみてはいかがでしょうか。

気になった方は、公式サイトから資料請求や無料トライアルを試してみてくださいね。

関連記事

【必見】Excelの代わりに使えるツール3選！Excel利用のデメリットや代替案を分かりやすく解説

「Excelの代替ツールってどんなものがあるだろう」「Excelを使っているけれど、別の製品に切り替えたい」「Excelが使いにくい」このような気持ちを...

【初心者必見】データ管理システムの選び方を分かりやすく解説！データ管理の現状やおすすめのシステムを紹介

「データ管理を行いたいと思っている」「データ管理にどのようなシステムを使えばいいのか分からない」「初心者でも分かるよう、データ管理システ...

点検業務を効率化するには？点検業界のDXの現状や移行ツールについて解説

「点検業務を効率化したい」「アナログな管理方法から脱却したい」このような気持ちを抱えていませんか。近年、ビジネス界においてDX化が課題とな...

保守点検におすすめのシステムとは？保守点検をシステム化するメリット・デメリットを解説

「紙やExcel管理で業務を行っている」「保守にかかる業務をシステム化したい」このような気持ちを抱いていませんか。近年、ビジネス界においてDX化...

【保存版】Webデータベースについて徹底解説！データベースソフトとの違いや、8つのメリット・デメリットについて解説

「Webデータベースってどういう意味？」「Webデータベースのメリットや選び方を知りたい」「効率的にデータ管理ができるシステムを見つけたい」こ...

DXにはクラウドサービス（SaaS）が必要？普及率は？クラウド化の4つのメリットやデメリットを解説

「DXをしていきたいけど、どんなツールを使えばいいのだろう」「DXで業務効率化を実現したい」「DXにはなぜクラウド化が必要なの？」このような気...