【2026年】顧客管理の方法4つを比較｜選び方と管理項目も解説
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「顧客管理ってどうやればいいの？」
「エクセルで続けるべきか、システムを入れるべきか迷っている」
Excelファイルの版管理や担当者間の引き継ぎに限界を感じて、次の管理方法を探している方は少なくありません。
顧客管理の方法は、大きく「Excel」「Googleスプレッドシート」「データベースソフト」「CRM/SFA」の4つに分けられます。この記事では4つの方法を費用・共有のしやすさ・属人化対策の観点で比較し、管理すべき項目、自社に合った選び方、始め方の5ステップまでまとめて解説します。
これから顧客管理を始める方や、今の管理方法に限界を感じている方は、ぜひ参考にしてください。
- 顧客管理の4つの方法と、費用・属人化対策の比較
- 管理すべき項目と、始め方の5ステップ
- 自社に合った方法の選び方と、費用の目安
シンプルな操作で始めやすい！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」
顧客管理とは？目的と方法の全体像
顧客管理とは、顧客の名前・連絡先・取引履歴・問い合わせ内容などの情報を一か所に整理し、営業活動や顧客対応に活用できる状態を保つことです。
目的は、情報をきれいに並べることではありません。「どの顧客に、いつ、誰が、何をしたか」を社内の誰でも把握できるようにして、対応漏れを防ぎ、売上につながる行動を増やすことにあります。
多くの会社では、顧客情報が担当者ごとのExcelファイル・名刺・メールに分散しています。この状態では、担当者が不在になると対応が止まり、退職すれば取引の経緯ごと失われてしまいます。こうした「属人化」を解消できるかどうかが、顧客管理の方法を選ぶうえで最も重要な分かれ目になります。
- 担当者が休むと、顧客からの問い合わせに誰も答えられない
- 同じ顧客に別の担当者が重複してアプローチしてしまう
- ファイルの持ち出しや誤送信など、情報漏えいの管理ができない
- 過去の取引履歴が人の記憶に依存し、引き継ぎで失われる
顧客管理で管理すべき項目
管理すべき項目は、「顧客の基本情報」「取引・対応の履歴」「売上・契約の情報」の3つの階層で考えると整理しやすいです。
| 階層 | 主な項目の例 |
|---|---|
| 基本情報 | 会社名・担当者名・役職・連絡先・所在地（BtoCの場合は氏名・年齢層・居住エリアなど） |
| 取引・対応履歴 | 商談・問い合わせ・クレームの日時と内容、対応した担当者、獲得経路、商談ステージや確度、次のアクション予定 |
| 売上・契約情報 | 受注金額・契約期間・更新時期・請求条件 |
項目を決めるときのポイントは3つあります。
- 項目を欲張らない：入力されない項目は、無いのと同じです。まずは本当に使う項目だけに絞りましょう
- 誰が見ても分かる入力形式にする：日付や会社名の表記ルールを決め、選択式にできる項目はプルダウンにします
- 更新ルールを決める：「商談のあった当日中に入力する」など、情報を最新に保つ運用をセットで決めます
顧客管理の4つの方法を比較
顧客管理の方法は、「どの器にデータを入れ、どう共有するか」で分けると、表計算ソフト2つ（Excel・Googleスプレッドシート）と専用システム2つ（データベースソフト・CRM/SFA）の計4つに整理できます。
まずは4つの方法を、中小企業（20〜100名規模）の視点で比較します。
| 方法 | 費用の目安（20名） | 複数人での共有 | 属人化対策 | 向いている会社 |
|---|---|---|---|---|
| Excel | 追加費用なし（既存ライセンス） | △ ファイル共有が前提 | × 権限・変更履歴の管理が弱い | 顧客数が数百件までで、管理する人が1〜2人の会社 |
| スプレッドシート | 無料（Googleアカウント） | ○ 同時編集できる | △ 権限設定は簡易的 | 費用をかけずに小規模チームで始めたい会社 |
| データベースソフト | 月2万〜3.6万円程度（1人あたり1,000〜1,800円） | ◎ クラウドで一元管理 | ◎ 権限設定・変更履歴あり | Excel管理に限界を感じ始めた20〜100名規模の会社 |
| CRM/SFA | 月6万円前後〜（1人あたり3,000円〜） | ◎ クラウドで一元管理 | ◎ 権限設定・変更履歴あり | 営業プロセス全体を本格的に強化したい会社 |
※費用は本記事で紹介する製品の公式料金（税抜）をもとにした目安です。◎○△×は本記事の比較観点による相対評価です。
このほか、スマホからの入力や検索・集計のしやすさ、外部システムとの連携も、専用システム（データベースソフト・CRM/SFA）が優位な項目です。
それぞれの特徴を順番に見ていきましょう。
1Excelで管理する
Excelは表計算ソフトですが、顧客リストを作って管理すること自体は可能です。社内のPCにすでに入っていることが多く、追加費用をかけずに今日から始められるのが最大のメリットです。
共有フォルダでファイルを回す運用では、コピーが乱立して「どれが最新か分からない」状態になりがちです。Microsoft 365環境なら共同編集や版の履歴管理もできますが、項目単位の閲覧権限やレコード単位の管理には限界があり、版の乱立や更新漏れが続くと、担当者しか中身が分からない状態を解消しにくくなります。
- ○ 追加費用がかからない
- ○ 操作に慣れている人が多く、導入時の学習負担を抑えやすい
- ○ ネット環境がなくても使える
- × 共有フォルダ運用では最新版の管理が難しい（共同編集にはMicrosoft 365環境が必要）
- × 項目ごとの権限設定や変更履歴の管理が弱い
- × 顧客数やシート数が増えると動作が重くなる
- × 顧客管理のために作られたソフトではない
具体的な顧客管理表の作り方は、こちらの記事で7ステップで解説しています。
Excel顧客管理の作り方7ステップ｜無料テンプレ・限界【2026年版】
2Googleスプレッドシートで管理する
Googleスプレッドシートは、Googleが提供する表計算ソフトです。Googleアカウントがあれば無料で使え、操作感もExcelに近いため、移行のハードルが低い方法です。
ただし権限設定はシートや範囲単位の簡易的なもので、データ量が増えると動作が重くなりやすい点、本格的な連携・自動化にはGoogle Apps Scriptなどの知識が必要な点には注意が必要です。
- ○ 無料で使える
- ○ Excelに近い操作感
- ○ どの端末からでもアクセスでき、同時編集が可能
- × データ量が増えると動作が重くなりやすい
- × 範囲単位の編集制限はできるが、項目単位の細かな閲覧権限には向かない
- × 連携や自動化のカスタマイズにはプログラミング知識が必要
具体的な手順はこちらの記事で解説しています。
【2026年版】スプレッドシートで顧客管理する5ステップ｜無料テンプレ・限界・代替ツール3選
3データベースソフトで管理する
データベースソフトは、データの一元管理を目的とした専用システムです。国内ではサイボウズ株式会社の「kintone」や、株式会社ロフタルの「PigeonCloud」などがあり、多くはクラウド型で提供されています。
顧客管理のほかにも案件管理・在庫管理など幅広い業務に使える汎用性があります。デメリットは、月額費用がかかることと、最初にテーブル（データの入れ物）の設計が必要なことです。
- ○ 権限設定・変更履歴など、複数人運用の土台が整っている
- ○ 顧客管理以外の業務にも使える汎用性
- ○ クラウド型ならスマホ・タブレットからもアクセス可能
- ○ CSV取り込みでExcelからの移行がしやすい
- × 月額費用がかかる
- × 初期のテーブル設計と操作の習熟が必要
データベースでの顧客管理の設計方法は、こちらの記事で詳しく解説しています。
顧客管理データベースの作り方は？設計方法や効率的な管理方法を解説
4CRM/SFAで管理する
CRM（Customer Relationship Management）は「顧客関係管理」、SFA（Sales Force Automation）は「営業支援システム」を指します。
「営業組織全体のやり方を変えたい」「商談の進捗をデータで管理したい」という会社に向いています。
一方で価格帯は高めで、定着には項目設計や運用ルールづくりの体制が必要です。私たちが顧客管理システムの移行相談を受けるなかでも、「以前入れたツールの入力が続かなかった」という声は珍しくありません。
- ○ 商談進捗・売上予測など営業に特化した機能
- ○ 権限設定・変更履歴など複数人運用の土台が整っている
- ○ クラウド型ならスマホ・タブレットからもアクセス可能
- × 価格帯が高め
- × 機能が多く、定着には運用体制が必要
顧客管理の方法を選ぶ4つのポイント
方法を選ぶときは、「総額の費用」「標準機能の範囲」「現場が使い続けられるか」「サポート体制」の4点で比較すると、選定の失敗を減らせます。
料金は「1ユーザーあたり月額」で表示されることが多いため、必ず利用人数を掛けた総額で試算しましょう。「最低10ユーザーから」のような最低契約数にも注意が必要です。
基本料金内でできることは製品差が大きく、欲しい機能がオプションばかりだと総額が想定の倍になることもあります。帳票出力・権限設定・操作ログ・バックアップなど、必要な機能やセキュリティ要件が基本料金内に含まれるかを確認しましょう。
顧客管理は入力されて初めて意味を持ちます。移行のしやすさや画面の分かりやすさを、無料トライアルで実際に入力する人に触ってもらうと、導入後のミスマッチを減らせます。
導入時の設定支援や、運用開始後に質問できる窓口があるかどうかで、定着までのスピードが変わります。
クラウド型の顧客管理ツールの選び方と費用相場は、こちらの記事でさらに詳しく比較しています。
【2026年】クラウド型CRMツール4選比較！費用相場と選び方
顧客管理の始め方5ステップ
どの方法を選ぶ場合でも、顧客管理は「目的を決める → 項目を絞る → データを集める → ルールを決める → 小さく始める」の5ステップで進めると失敗しにくいです。
「対応漏れを無くしたい」「引き継ぎを楽にしたい」など、何を実現したいかを先に決めます。目的が曖昧だと、項目もツール選びもぶれてしまいます。
目的に必要な項目だけに絞ります。前述の「基本情報・取引履歴・売上情報」の3階層から、実際に使うものだけを選びましょう。
担当者ごとのExcel・名刺・メールに散らばった顧客情報を1つのリストに集め、表記ゆれによる重複がないか（名寄せ）を確認します。
誰が・いつ・何を入力するか、そして運用の責任者を決めます。「商談当日中に入力する」「会社名は正式名称で統一する」といった最低限のルールを文章にし、退職・異動時のアカウント停止も含めておきます。
最初から全部署に展開せず、1チームで試して項目の過不足を確認します。データ移行時は件数の照合と重複の確認を行い、四半期に一度の見直しで形骸化を防ぎます。
おすすめの顧客管理システム3選
ここからは、顧客管理に適した専用システム（データベースソフト・CRM/SFA）のなかから、おすすめの3製品を紹介します。データベースソフトから2つ、CRM/SFAから1つを厳選しました。
- PigeonCloud（ピジョンクラウド）【データベースソフト】
- kintone（キントーン）【データベースソフト】
- Salesforce（セールスフォース）【CRM/SFA】
選定基準は、①中小企業が月額数千円〜数万円の総額で始められること、②権限設定・変更履歴・帳票出力など組織で顧客管理を運用するための機能がそろっていること、③無料トライアルで導入前に試せること、の3点です。なお、PigeonCloudは当サイトを運営する株式会社ロフタルの製品です。その前提のうえで、3製品を同じ条件で比較しています。
| 製品 | 分類 | 月額（税抜） | 無料トライアル | 向いている会社 |
|---|---|---|---|---|
| PigeonCloud | データベースソフト | 1,100円/人（最低5ユーザー・5,500円〜） | 30日間・カード不要 | 標準機能とコストのバランスを重視する中小企業 |
| kintone | データベースソフト | 1,000〜1,800円/人（最低10ユーザー） | 30日間 | 連携・プラグインで柔軟に拡張したい会社 |
| Salesforce | CRM/SFA | 3,000円/人〜 | 30日間 | 営業プロセス全体を本格的に管理したい会社 |
1PigeonCloud（ピジョンクラウド）【データベースソフト】
PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。顧客管理のほか、案件管理・問い合わせ管理など社内のさまざまなデータを一元管理できます。魅力は「価格」と「標準機能の充実度」です。
機能面では、他社ではオプション扱いになることもある「帳票出力」「ルックアップ」「公開フォーム作成」「ワークフロー」などが標準搭載されています。既存のExcel顧客リストはCSVアップロードで取り込めるため、移行もスムーズです。
- ユーザー数プラン：1,100円/人（最低5ユーザー・月額5,500円〜）
- 同時ログインプラン：2,200円/人（登録ユーザー数は無制限・月額11,000円〜）
- 脱Excel・脱スプレッドシートの移行先に向いた設計
- 帳票出力・ルックアップ・公開フォームなど標準機能が充実
- 同時ログインプランで費用を抑えられる
- データ容量100GB
- スマホ・タブレット対応、ノーコードで構築可能
- AIレコード検索・集計機能を搭載
- 提供元の株式会社ロフタルはISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証を取得
Excelでの顧客管理に限界を感じている方へ
PigeonCloudなら月額5,500円〜（5ユーザー・税抜）で、権限設定・変更履歴・帳票出力まで標準搭載。30日間の無料トライアルは有料版と同機能で、クレジットカード登録も不要です。
PigeonCloudの機能や事例は、こちらの記事でも詳しく紹介しています。
【徹底解説】PigeonCloud（ピジョンクラウド）とは？PigeonCloudでできる7つのことや、価格、導入時の注意点など総まとめ
2kintone（キントーン）【データベースソフト】
kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。知名度が高く、業務アプリを自分で組み立てられる柔軟さが特徴です。
- ライトコース：1,000円/人（10ユーザー以上）
- スタンダードコース：1,800円/人（10ユーザー以上）
- ワイドコース：3,000円/人（1,000ユーザー以上）
- レコード単位のコメントなどコミュニケーション機能が豊富
- 連携サービス・プラグインによる拡張性
- ノーコードで業務アプリを作成できる
- 認知度が高く、情報やノウハウが豊富
公式サイト：kintone
kintoneと類似製品の比較は、こちらの記事で解説しています。
【徹底比較】kintoneと類似している3製品を比較！それぞれの特徴や選び方を解説
3Salesforce（セールスフォース）【CRM/SFA】
Salesforce（セールスフォース）は、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供する世界的に利用されているCRM/SFAです。
- Starter Suite：3,000円（月払い・年払いが選べる）
- Pro Suite：12,000円
- 上位にはAgentforce搭載エディション（23,400円〜）もあり
- 商談管理・売上予測・AI支援など機能が圧倒的に豊富
- 世界的な導入実績
- 小規模向けのStarter Suiteから段階的に拡張できる
公式サイト：Salesforce
Salesforceと国産ツールの比較は、こちらの記事で解説しています。
【2026年版】Salesforceの競合・類似製品・代替7選｜料金と機能で比較
顧客管理の方法に関するよくある質問
Q．顧客管理の方法にはどんな種類がありますか？
Q．無料で顧客管理を始める方法はありますか？
Q．顧客管理システムの費用相場はどのくらいですか？
Q．エクセルでの顧客管理はいつまで使えますか？
まとめ：顧客管理の方法は「規模」と「目的」で選ぶ
この記事では、顧客管理の4つの方法と選び方を紹介してきました。
- 管理する人が1〜2人 → Excel・Googleスプレッドシート
- 複数人で共有・20〜100名規模 → データベースソフト
- 営業プロセス全体を強化 → CRM/SFA
そのうえで、次の4点で比較すると選定時のミスマッチを減らしやすくなります。
- 総額の費用（人数×単価と最低契約数）
- 標準機能の範囲（必要な機能が基本料金内か）
- 現場が使い続けられるか（トライアルで確認）
- サポート体制
気になる製品があれば、まず無料トライアルで「実際に入力する人」に触ってもらうところから始めてみてください。
シンプルな操作で始めやすい！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」
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