【必見】顧客管理の方法4つ！選び方のポイントや、おすすめのシステムを紹介

「顧客管理ってどうやればいいの？」

「顧客管理にはどんな種類があるのだろう」

「自社に合った顧客管理の方法を知りたい」

このような思いを抱えていませんか。

どんな企業であっても顧客管理は大切な作業です。
適切な方法で顧客データを管理していくと、業務が効率化し結果的に社内の売上アップに繋がってきます。

この記事では、顧客管理の種類や方法、その選び方やおすすめツールについて紹介していきます。

これから顧客管理を始める方、またはこれまでの管理方法に疑問を感じている方は、必見です。
ぜひご一読ください！

シンプル操作で誰でも使える！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」

顧客管理とは？

顧客管理とは、顧客の情報を整理し管理していくことを表します。

顧客の名前や住所、連絡先や過去の取引履歴、問合せ内容や売上なども併せて管理していきます。

顧客管理の目的は、顧客の情報を蓄積・分析することで顧客との関係をより良く保っていくこと、そして顧客情報を最大限活用して自社の売上を高めていくことにあります。

また従来の顧客管理は紙管理が多く、データの活用まで至っていないケースがよくありました。

しかし近年はシステム上で顧客管理を行う方法が増えてきたことから、業務を効率的に行えるようになってきました。

顧客管理の重要性 

近年は顧客の行動が変わってきています。そのため、これまでと比べて新規の顧客を獲得することが難しくなってきているようです。 

その1番の要因はインターネットが普及したことでしょう。

インターネットが普及したことにより、顧客自身が購買活動を積極的に行えるようになりました。

 これまでの電話営業や飛込営業で顧客を獲得するのは難しくなっているのです。

そのため従来の紙管理ではなく、顧客のデータを最大限活用できる顧客管理のシステムを使った顧客管理が求められているのです。 

顧客管理を行うメリット

ではシステムを使って、顧客管理を行うメリットとはどんなことがあるのでしょうか。 

まずは業務が効率化することが挙げられます。

検索をかければ大量の顧客情報のなかからでも、一瞬で該当の顧客情報を見つけることが出来ます。集計や分析作業もできるため、業務が効率化し作業時間の短縮にもつながるでしょう。

 また顧客管理を行うと、顧客満足度を高めることにもつながります。

顧客の情報を整理し、まとめていくことで、顧客への理解が深まっていきます。すると、顧客のニーズに沿った提案ができるようになり、顧客の満足度の向上につながります。

顧客管理で押さえておきたい4つの方法

近年の顧客管理では、次のような方法が主流です。

• Excel
• Googleスプレッドシート
• データベースソフト
• CRM/SFA

順番に紹介していきます。

1．Excel管理のメリット・デメリット

Excelは「表計算ソフト」ですが、顧客管理を行うことは可能です。

Excelは社内のPCにインストールされていることが多いので、費用をかけずに利用できることが大きなメリットです。

しかしExcelは、大量のデータを保存することができません。

データの数が少量の場合は問題ありませんが、顧客数が増える見込みがある場合や事業規模が大きくなる場合はやめておきましょう。

また、Excelは「そのPC」でしか管理できないという点がデメリットです。
「クラウド化」されていないので、違うPCやスマホからアクセスすることができず、使い勝手が悪いと感じてしまうことも。

2．Googleスプレッドシートのメリット・デメリット

Googleスプレッドシートは、Googleが提供している「表計算ソフト」です。
Googleアカウントがあれば、無料で利用することができます。

スプレッドシートは、Excelとよく似た操作性をしています。

しかしExcelと大きく違うところは「クラウドサービス」であるということ。
クラウド化しているので、ネット環境があればどのPC、スマホであってもアクセスすることができます。

またスプレッドシートは、別のツールと外部連携することができます。
Google関連アプリやメッセージツールとデータ連携ができるので、効率的な業務に繋がります。

しかし、これにはプログラミングスキルが不可欠です。
効率よく業務を進めるにはある程度のスキルが求められます。

3．データベースソフトのメリット・デメリット

データベースソフトは、データ管理を目的とした汎用的なソフトです。
国内ではサイボウズ株式会社が提供している「kintone」が有名ですね。

企業で扱うさまざまなデータを「クラウド上」に一元管理していきます。

データベースソフトはExcelやスプレッドシートと違い、大量のデータを保存することができます。
そのため社内のあらゆる業務を、データベースソフト上に保存することができるのです。

顧客管理や営業支援、タスク管理、議事録管理、勤怠管理、スケジュール管理、在庫管理など幅広い業務に活用することができます。

一方、デメリットは費用がかかってしまうことが挙げられます。

Excelやスプレッドシートと違って費用面ではマイナスですが、本格的にコスパ良く顧客管理を行いたい人には、ぜひ試していただきたいツールです。

4．CRM/SFAのメリット・デメリット

顧客管理システムのことをCRM（Customer Relationship Management）と言います。
直訳すると、「顧客関係管理」となり、顧客との関係を良好に保つことを目的とするソフトです。

またSFA （Sales Force Automation）は、「営業支援システム」と言います。
営業に効果的な機能を詰め合わせたソフトです。

CRM/SFAはデータベースソフトよりも営業に特化しており、多機能なものが多いです。

営業を強化するさまざまな機能が付いているので、本格的に顧客管理を行っていきたいという方におすすめ。
ですが高価なものも多いので、予算に余裕のある場合に選択するようにしましょう。

顧客管理の方法を選ぶ際のポイント

顧客管理の方法を決める際は、紹介した4つのツールから決めていきましょう。

自社はどのツールが適しているのか、下表であらためて確認してみてください。

※データベースソフトとCRM/SFAの「価格」は、製品によって異なります。比較表では目安の価格を記載しています。

データベースソフトとCRM/SFAについては、各社からさまざまな製品が出ています。
これらのなかから、自社に合うものを選ぶときは「価格」と「機能性」で考えていくと良いです。

「価格」については、製品の公式サイトから確認することができますので、予算の範囲内で利用できる製品を選びましょう。

「機能性」については、まず自社で行いたいことを列挙しておきます。

そして、各社の「標準機能」をチェックします。
なかには標準で利用できる機能が少なく、欲しい機能がオプションばかりであったということもあります。

ですので、「基本料金内でどんなことができるのか」といったことは必ず確認するようにしましょう。

こちらの記事では、より詳しい選び方や、クラウド型の顧客管理ツール（データベースソフトやCRM/SFA）について記載しています。ぜひご一読ください。

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おすすめの顧客管理システム3選

これまで「Excel」、「スプレッドシート」、「データベースソフト」、「CRM/SFA」と顧客管理の方法を4つ紹介してきました。

顧客管理に適したソフトは「データベースソフト」と「CRM/SFA」ですが、そのなかからおすすめのツールを3つ紹介していきます。

データベースソフトから2つ、CRM/SFAから1つを厳選しました。

• PigeonCloud（ピジョンクラウド）【データベースソフト】
• kintone（キントーン）【データベースソフト】
• Salesforce（セールスフォース）【CRM/SFA】

順番に紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）【データベースソフト】

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。
データベースソフトなので、顧客管理以外にもさまざまな用途に利用することができます。

PigeonCloudの魅力は「低価格」と「標準機能の充実」と「サポート力」にあります。

標準機能については、他社ではオプションであるような「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番」、アンケートフォームなどで使う「フォーム機能」などが標準装備しています。

シンプルな画面設計で、直感的に操作することが可能です。
ITに不慣れな方でも問題なく操作することができるでしょう。

知名度はまだまだですが、ぜひ試していただきたいソフトです。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）【データベースソフト】

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。
こちらもデータベースソフトなので、顧客管理以外の用途にも利用することができます。

kintoneの魅力は、「コミュニケーション機能の充実」と「豊富な拡張機能」にあります。

「コミュニケーション機能」については、kintone上で簡単にチームメンバーと連絡をとることができます。
チャットやSNSのような機能も付いていますので、在宅勤務や外出先でも多くのコミュニケーションをとることが可能。

そして「拡張機能」というのは、kintoneの標準機能ではできないことでも、他のサービスと連携することでできるようになることを言います。

これは、他のサービスを別途契約しなければならず費用がかさんでしまうというデメリットがあるのですが、拡張すれば大抵のことはできるようになるので、kintoneの魅力と言えるでしょう。

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneとPigeonCloudの違いについて、詳しくまとめています。ぜひご一読ください。

【徹底比較】kintoneと類似製品の違いを価格など4つの項目から比較！それぞれの特徴や選び方を解説

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3．Salesforce（セールスフォース）

Salesforce（セールスフォース）のSalesCloudは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するクラウド型営業支援ツールです。

Salesforceは外国産のツールで、世界的に利用されているCRMです。

Salesforceの魅力は「高機能」であることが挙げられます。

「営業を抜本的に変えていきたい」、「営業部隊を強化させていきたい」という志のある方にオススメのソフトです。
最新のAI機能や、豊富なプラグインで営業活動を効率化します。

一方、Salesforceを使いこなすのは至難の業であるという意見も多いというのが現状。

「Salesforceエンジニア」という言葉があるくらい、Salesforceを運用に乗せていくには大変です。

エンジニアまたは、運用チームを組む必要があると言われています。

そのようなリソースを払ってでも、営業を本格的に強くしたいという方には、これ以上ないソフトになります。

公式サイト：Salesforce

こちらの記事でも、Salesforceを解説しています。ぜひご一読ください！

【必見】Salesforceと類似製品を3つの項目から徹底比較！価格や7つのメリット・デメリットを解説

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まとめ：顧客管理の方法について

この記事では、顧客管理の方法について紹介してきました。

小規模で顧客管理を行う場合や、個人で少量のデータを管理する場合は、「Excel」や「スプレッドシート」を選択すると費用がかからないのでオススメです。

一方、これから本格的に顧客管理を行う場合は、「データベースソフト」または「CRM/SFA」を選択するようにしましょう。
どちらも顧客管理を専門的に扱うことができるツールです。

製品ごとに機能や価格に違いがあるので、気になった製品があれば、公式サイトから「資料ダウンロード」や「無料トライアル」を試してみましょう。

また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。

そんなときは、お気軽に問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。

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