業務効率・品質を改善！現場で役立つ案件管理の方法とおすすめツール

「社内で案件情報を一元的に管理したい」
「営業だけでなく、現場のチームも含めて案件情報を管理したい」
「スマートな案件管理の方法を知りたい」

営業活動やサービス業、プロジェクト管理が必要なWeb制作などの現場で必ず必要なのが、「案件管理」です。

クライアントワークの現場などで導入しているケースが多く、売上や粗利益といった営業情報を一目で判断できるようになったり、現場レベルでの進捗状況・ステータスが確認できるなど、チームや組織内の情報共有に役立てることができます。

この記事では、「案件管理を通じてプロジェクトの生産性や品質を上げていきたい」という方のために、スマートな案件管理の方法とおすすめツールを解説していきます。

案件管理のメリットや、案件管理表の作成ポイントなども解説していますので、これから営業活動や現場の生産性向上を目指している方は、ぜひ参考にしてみてください。

シンプル操作で誰でも使える！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」

【基本】案件管理とは？

「案件管理」とは、案件ごとに進捗状況やステータス、金額情報などを管理することです。

具体的な管理方法としては、エクセルなどの表計算ソフトを使って「案件管理表」を作成し、組織内で管理することが多いです。

「案件管理」は営業活動の場や、個々のプロジェクト管理が必要とされるようなWeb制作など、主にクライアントワークで導入されているケースが多いです。

自社で請け負っている案件に関するさまざまな情報が見やすく整理されるので、売上や粗利益といった営業情報を一目で判断できるようになったり、現場レベルでの進捗状況・ステータスなどを大まかに入力することで、営業と現場をつなげるツールとして役立てるなど、さまざまな使い方が挙げられます。

案件管理表を作成するメリット

案件管理表の作成には、大きく以下の3つのメリットがあります。

• 業務効率・生産性が向上する

• 経営判断に活かせる

• 品質改善・案件トラブル防止につながる

それぞれを具体的に解説していきます。

業務効率・生産性が向上する

案件に関する情報を一元的に集約することで、チームを超えて組織的に案件管理ができるので、業務効率・生産性が向上します。

売上や粗利益といった営業情報だけでなく、実際の現場の「進捗状況」「ステータス」などの情報も、部署を超えて同じ目線で情報管理できるので、クライアントワークなどの業務で社内のコミュニケーションがスムーズになり、業務効率化・生産性の向上が期待できます。

クラウド型のシステムやデータベースソフトで案件情報を管理する体制を構築すれば、同じ情報をどこでも同時に確認できるようになるので、営業活動や顧客訪問などの場でもスムーズに確認ができ、生産性が高まるでしょう。

経営判断に活かせる

案件に関する情報を中長期的に集約することで、ビッグデータとして活用することができます。

例えば、営業職では失注した案件の詳細や経緯を記録しておくことでクロージング活動に活用できたり、現場では、過去の案件の進捗状況やステータスを今後の案件進行の指針に活かすことができます。

この「案件の受注状況」「過去の案件の進捗レベル」といったデータが集まっていくと、

• 過去に受注した案件の粗利益を基に今後の売上目標を立てる

• 過去の受注金額と稼働率を考慮し、適正な工数や単価を検討する

といった使い方ができるようになり、予実管理や見積もりの管理の改善に役立ちます。

品質改善・案件トラブル防止につながる

案件管理表で管理している「進捗状況」「ステータス」を軸に社内で案件状況を共有することで、プロジェクトの品質向上や、案件トラブルの防止につながります。

案件管理表を見れば、「案件の遅延」「案件のトラブル」といった情報を一目で把握できるので、問題があった場合も組織内でスムーズに共有ができるようになります。

もし現状で「品質管理」「案件トラブル」などに悩みを抱えている場合は、定期的に組織内で案件状況の確認や振り返りを実施するだけでも、改善につながるかもしれません。

業務効率を上げるための案件管理表の作成方法

これから一元管理を目的とした案件管理表を作成する方のために、案件管理表の作成のコツを解説します。

案件管理表を正しく設計する

正しく案件管理をするためには、運用しやすいデータベース設計が大切です。あくまで一例ですが、以下のような項目を用意しましょう。

• No

• 顧客名

• 案件名

• プロジェクト担当者

• 受注日

• 納品日

• 売上高（税抜）

• 売上高（税込）

• 単価

• 粗利益

• 粗利益率

• ステータス

このほか、必要に応じて

などの情報を紐づけて管理しておくと、より精度の高いデータを蓄積することができます。

運用ルールを決めておく

案件管理表は、営業や現場のスタッフを含めると大人数で運用することが想定されるため、データの不備や不一致などのエラーが発生しないように、入力ルールを決めましょう。

例えば、選択肢としてある程度まとめられる内容はプルダウン化したり、英数字は入力方法を半角に統一するなど工夫することで、スタッフごとの入力内容に違いが生じにくくなり、入力の負担を軽減することができます。

• 案件管理表に入力するタイミング

• 案件管理表のステータスを更新するタイミング

• どのような役割のスタッフが更新するか

なども、ルールとして決めておくのがおすすめです。

案件情報を社内でモニタリングする

先述したように、案件情報はチームや社内などの組織内で、定例的に共有するのが大切です。

具体的には、

• 現場のチームやPMを交えて定例ミーティングを実施する

• 案件管理表を確認しながら1on1を実施する

といった使い方が想定されます。

「案件の進捗状況に問題がないか」「案件の進行管理で何か問題が起きていないか」を組織内で逐一確認しましょう。

案件管理表を作成するツールの選定ポイント

案件管理は、「エクセル」「Googleスプレッドシート」などの表計算ソフトでも作成できますが、ある程度の規模を超える組織内で使用する場合や、長期的に管理していく場合には「データベースソフト」などのツールを使用して作成した方が、業務コストを削減できます。

案件管理表を作成するためにデータベースソフトを導入をする際の選定ポイントを紹介します。

スマホからでも使えるか

案件情報は外出中などでも確認するケースが想定されるので、スマホからでも簡単に確認できるようにしましょう。

クラウド型のシステムやデータベースソフトを使って設計すれば、場所や時間にとらわれず情報を共有できるようになるので、営業活動などで外出している場合でも、スマホからスムーズにアクセスできます。

また、案件管理表は管理する項目が多くなりがちです。データベースの構造が複雑化すると、「スマホからの動作が重い」「画面の小さいスマホからは確認しづらい」といったケースがあるため、スマホからでも使いやすい・見やすいツールを使って設計しましょう。

誰でも使いやすいか

案件管理表を社内に導入する際、「わかりにくい」「動作が重い」「使いづらい」という意見が多いと、結局社内で浸透しないケースがあります。

客観的な目線で、

• 見やすいレイアウトか

• 誰でも使いやすいか

• 動作が軽く手軽に扱えるか

という点はよく確認するようにしましょう。

特に、社内独自の運用ルールや業務内容などが存在する場合は、事前に解消できそうか確認しておきましょう。

外部のツールと連携ができるか

意外と見落としがちな機能ですが、「メール」「チャットツール」「クラウド」などの外部ツールと連携ができると、情報の入力や共有がスムーズになり、より便利になります。

例えば、案件管理表が更新されると、特定のチームメンバーやスタッフに「メール」「チャットツール（Slackなど）」を経由して自動で通知が飛ぶようにする仕組みを構築すると、社内でのコミュニケーションがさらに円滑になります。

「エクセル」「Googleスプレッドシート」などの表計算ソフトでゼロから仕組みを構築するのはハードルが高いため、機能連携などの利便性を重視している場合は、外部連携機能が充実したデータベースソフトなどを導入するのがよいでしょう。

案件管理表の作成におすすめなツール3選

案件管理表を作成する際に便利なツールを3つ紹介していきます。

• PigeonCloud（ピジョンクラウド）

• kintone（キントーン）

• JUST.DB（ジャストDB）

順番に紹介していきます。

１．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）の大きなポイントは、

• 標準装備で使える豊富な機能

• 構築のスピード感と手軽さ

• 安心の手厚いサポート

です。

他社では有料オプションとなってしまうような機能も標準装備で利用できるほか、既に運用している既存システムやエクセルからの移行サポートが充実しており、実現したい仕様のヒアリングやサンプル環境でのトライアルなどを経て正式移行ができるので、失敗しにくく満足度が高いです。

データベースソフトなので、案件管理以外にも「問い合わせ管理」「進捗管理」「タスク・案件管理」「在庫管理」「ワークフロー構築」などもまるごと構築ができ、各機能との連携も柔軟に対応できます。

価格（月額利用料）

おすすめポイント

公式サイト：PigeonCloud

２．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

kintone（キントーン）のポイントは、

• コミュニケーションの取りやすさ

• 機能設計の自由度の高さ

です。

kintone（キントーン）もデータベースソフトなので、在庫管理以外の用途でも、社内の課題に合わせてさまざまな機能を実現できます。

kintone（キントーン）では各ツールにスレッド形式のコミュニケーション機能が設けられるため、関連するメンバーや情報を紐づけてkintone（キントーン）内でコミュニケーションを取ったり、課題や目的に合わせてサンプルのアプリから構築ができるので、より思いを形にしやすいのがポイントです。

価格（月額利用料）

おすすめポイント

公式サイト：kintone

３．JUST.DB（ジャストDB）

JUST.DB（ジャストDB）は、株式会社ジャストシステムが提供するデータベースソフトです。

JUST.DB（ジャストDB）の大きなポイントは、

• マウス操作の簡単カスタマイズ

• 柔軟性の高い画面レイアウト

• 直感的に処理の設計ができる

です。

JUST.DB（ジャストDB）はノーコードでの直感的なデータベース設計に注力しているため、部品リスト（処理をパッケージ化したもの）から必要な処理を選択して、ドラッグ&ドロップするだけで簡単にシステムを構築できます。

複雑でカタチにしにくい処理も直感的に描きながら構築でき、処理を実行しながらひとつずつ設計できるので、設計ミスも起こりにくいです。

また、画面レイアウトの柔軟性が非常に高く、「表示する情報量が多い」「一画面で複数の異なる情報を表示したい」という場合でも、見やすく配置することができるのもポイントです。

価格（月額利用料）

おすすめポイント

公式サイト：JUST.DB

まとめ

案件管理の方法まとめ

案件管理表を作成することで、業務効率・生産性が向上したり、品質改善・案件トラブルが防止できるようになります。

案件管理は管理する情報量も多くなり、データベースの構造が複雑化しがちです。

「スマホでの使いやすさ」「外部連携」などの機能を重視しながら設計できると、より便利になります。

今回紹介したPigeonCloud（ピジョンクラウド）について気になっていただきましたら、公式サイトから資料ダウンロードや無料トライアルを申し込んでみてください。

また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。そんなときは、お気軽に問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。

シンプル操作で誰でも使える！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」

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