顧客管理データベースの作り方は？設計方法や効率的な管理方法を解説

「顧客情報の管理がバラバラなので一元化して効率的に顧客管理をしたい」

「顧客の情報を管理するためのデータベースの作り方が分からない」

「顧客管理に適したデータベースソフトを知りたい」

顧客データベースとは、営業や商談に役立てるために、企業やECサイトなどの顧客情報を管理するデータベースです。 

顧客情報をデータベースで管理することで、顧客に関するさまざまな情報が見やすく整理されるので、営業活動がスムーズになったり、部署を超えて同じ情報を共有でき、同じ目線からアプローチができるようになります。 

とはいえ、効率的に顧客管理ができる顧客データベースをゼロから設計するのは難しいです。

この記事では、「顧客情報を適切に管理し営業活動に役立てたい」という方のために、顧客データベースの作り方・設計方法などを解説していきます。

顧客データベースの構築方法の違いや、運用のコツなども解説していますので、顧客情報の管理方法を検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

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顧客データベースとは？

顧客データベースとは、企業やECサイトなどの顧客情報を一元的に管理するデータベースのことです。

 顧客情報をデータベースで管理することで、過去の問い合わせや取引実績に基づいて整理できるので、データの管理や検索がしやすくなったり、グラフなどでデータを可視化することができます。

 顧客情報がデータベースとして整理されることで、営業活動時にアプローチしやすくなったり、経営判断やマーケティングに役立てることができます。

顧客データベースを構築する3つのメリット

「顧客情報をわざわざデータベースにするの大変そうだけれど、メリットはあるの？」という方のために、顧客管理をデータベースで行うメリットを解説していきます。

顧客情報をデータベースとして整理することで、以下のようなメリットがあります。 

• 営業活動の精度が上がる
• 顧客情報が整理され、業務効率が上がる
• 経営判断やマーケティングへ役立つ

 それぞれ具体的に解説していきます。

1．営業活動の精度が上がる

データベース上で、 

• 打ち合わせで交換した名刺やファイル
• 顧客の属性
• 取引実績
• 商談の情報

 などをすべて記録することで、顧客の情報が理解しやすくなります。

これまでの利用実績や購入履歴、反響などのデータと連動して管理すると、営業活動においてより的確なアプローチができるようになります。

2．顧客情報が整理され、業務効率が上がる

顧客情報をデータベースとして一元的に管理することで、情報を直感的に見つけやすくなり、結果として業務効率が上がります。

また、整理された情報は営業担当のみならず、マーケティングチームや広報担当など、部署を超えて情報を共有できるようになるため、コミュニケーションコストを大きく削減することができるでしょう。

3．経営判断やマーケティングへ役立つ

顧客情報は長期的に収集・蓄積していくことで、経営判断やマーケティングへ役立てることができます。 

• 「どのようなユーザーから利用実績があるのか」
• 「過去どのような理由で失注してしまったのか」

などのデータをすべて把握できるため、企業戦略や経営判断を考える上での重要なデータとして役立てたり、マーケティングへ活かすことができます。

顧客データベースの作り方や構築方法の違い

具体的に顧客データベースを構築する方法には、以下の3つのツールがあります。

• 表計算ツール（エクセル・Googleスプレッドシート）
• CRMシステム（顧客管理システム）
• データベースソフト

結論から紹介すると、顧客データベースを構築する方法として最もおすすめな方法は「データベースソフト」です。

それぞれの特徴・違いやメリット・デメリットを見ていきましょう。

表計算ツール（エクセル・Googleスプレッドシート）

顧客データベースを構築する方法として最も手軽なのが、表計算ソフト（エクセル・Googleスプレッドシート）を活用する方法です。

表計算ソフト（エクセル・Googleスプレッドシート）は、

• 初期コストが低い（ライセンス手数料が発生する場合あり）
• 誰でも使いやすい
• 基本的な情報管理であれば充分に管理できる

というメリットがあります。

エクセルやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトは、企業側で初期からPC内にインストールされている場合が多く、低コストで管理・運用を始められます。また、使い慣れた操作で構築できるので、誰でも簡単にデータベースを設計できるのがポイントです。

一方で、エクセルの場合は複数人での同時編集ができなかったり、管理する情報量が多くなると動作が重くなり作業効率が下がるデメリットがあります。

また、マクロや難易度の高い関数を駆使して情報を管理しようとすると、どうしても社内で属人化してしまう部分があり、多くの情報や複数のデータと紐付けて顧客情報を管理する場合には向いていません。

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CRMシステム（顧客管理システム）

CRMシステム（Customer Relationship Management）とは、顧客情報を中心に、問い合わせ情報やメルマガ配信、請求書管理など、営業活動に必要なあらゆるデータを管理できる顧客管理システムのことです。

CRMシステム（顧客管理システム）のメリットは、

• 顧客管理に特化している
• 必要な機能がすべて揃っているので始めやすい
• 情報共有がしやすくなる

という点です。

顧客管理に必要なデータベース機能はもちろん、過去の問い合わせ実績を履歴として確認ができたり、メルマガ配信や請求書データの管理など、営業活動に必要なあらゆる機能が盛り込まれており、導入からスムーズに運用できるメリットがあります。

顧客管理に特化している反面、自社独自で管理したいデータなどとの連携がしにくかったり、機能のカスタマイズをするために開発技術を要する場合もあります。また、「機能が豊富すぎて企業やサービスの規模によっては手に余り、使いこなすのが難しい」という声も。

顧客管理システムを利用するには月額や年額での費用が発生するため、ある程度の規模を持ったサービスを管理する場合や、「管理するデータが膨大にある」という場合に向いています。

データベースソフト

データベースソフトとは、あらゆるデータを一元的に管理するためのデータベース構築ツールです。

データベースソフトのメリットは以下の通りです。

• データの分析がしやすい
• 柔軟性が高く、さまざまなデータと繋げて管理できる
• 情報共有がしやすくなる

その名の通りデータベース構築に特化しているため、情報の整理や検索、追加変更がスムーズなだけでなく、膨大な情報でもラクラクにクラウド上で保存できる点がメリットです。

データベースソフトによっては収集したデータをグラフ表示してデータ分析をサポートしたり、購買データやワークフローなどと連携するなど、欲しい機能や項目をすぐ形にできるためカスタマイズ性に優れています。

エクセルなどの表計算ツールでは難しかったリアルタイムでの同時編集はもちろん、「営業で外回り中に、次の打ち合わせの顧客情報をスマホやタブレットで確認する」などのような使い方ができます。

CRM（顧客管理システム）同様にランニングコストが発生するデメリットがありますが、あらゆる課題や目的に合わせてデータベースを構築できるので、ゼロから社内のシステムを構築していく場合や、ゆくゆくは全てのデータをクラウド管理したい場合には特におすすめです。

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顧客データベースの設計に必要な項目

「どんな項目で顧客情報を管理すればいいのか分からない」という方のために、顧客データベースを設計する際に必要な項目を紹介します。

顧客データベースをゼロから設計する場合は、以下の項目を用意しましょう。

• ナンバリング（顧客No.）
• 企業名
• 担当者名
• 部署／役職
• 電話番号
• メールアドレス
• 問い合わせ履歴（問い合わせ日、問い合わせ内容）
• 商談履歴
• 受注履歴

さらに、toC向けの場合には顧客属性やクレームなどの細かい情報を、toB向けの場合には企業に関する情報（URLや資本金など）の情報もあわせて管理すると、さらに細分化して管理ができます。

顧客データベースを使いこなすポイント

顧客データベースを構築する際は、やみくもに構築を進めるのではなく、実際の運用方法やデータの持ち方を工夫することで、より情報が整理された状態を保つことができます。

ここでは、顧客データベースを使いこなすポイントを解説していきます。

管理する項目数を増やしすぎない

顧客データベースを構築する際は、管理する項目数を増やしすぎないことが重要です。

ここでの「管理する項目」とは、データベース上での「列」に相当する部分ですが、やみくもに項目を設けすぎると、その分入力不備やデータの不一致が発生してしまいがちです。

管理する項目は事前に洗い出し、本当にデータを保持する必要があるかどうかを見極めるようにしましょう。

入力のルールを決める

顧客データベースを運用する際は、データの不備や不一致などのエラーが発生しないように、入力ルールを決めるのがよいでしょう。

例えば、選択肢としてある程度まとめられる内容はプルダウン化したり、英数字は入力方法を半角に統一するなど工夫することで、担当者ごとの入力内容に違いが生じにくくなります。

運用ルールを決めておく

顧客データベースを運用する際は、入力ルールに加えて運用ルールも決めておきましょう。

具体的には、

• 誰が顧客データベースを更新するのかを決める
• どのようなタイミングで入力するのかを決める
• 定期的にデータメンテナンスを行う
• 設定できる場合は入力漏れを検知するアラートを設ける

などのルール決めや取り組みを行うと、誰がいつ見ても整理された状態のデータベースを保つことができます。

顧客データベースの構築におすすめなツール3選

顧客データベースを作る方法として「表計算ソフト」「CRMシステム（顧客管理システム）」「データベースソフト」を紹介しましたが、具体的におすすめなツールを3つ紹介していきます。

1. PigeonCloud（ピジョンクラウド）
2. kintone（キントーン）
3. Salesforce SalesCloud（セールスフォース　セールスクラウド）

順番に紹介していきます。

１．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）の大きなポイントは、

• 標準装備で使える豊富な機能
• 構築のスピード感と手軽さ
• 安心の手厚いサポート

です。

他社では有料オプションとなってしまうような機能も標準装備で利用できるほか、既に運用している既存システムやエクセルからの移行サポートが充実しており、実現したい仕様のヒアリングやサンプル環境でのトライアルなどを経て正式移行ができるので、失敗しにくく満足度が高いです。

データベースソフトなので、顧客管理以外にも「問い合わせ管理」「進捗管理」「タスク・案件管理」「在庫管理」「ワークフロー構築」などもまるごと構築ができ、各機能との連携も柔軟に対応できます。

価格（月額利用料）

おすすめポイント

公式サイト：PigeonCloud

２．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

kintone（キントーン）のポイントは、

• コミュニケーションの取りやすさ
• 機能設計の自由度の高さ

です。

kintone（キントーン）もデータベースソフトなので、顧客管理以外の用途でも、社内の課題に合わせてさまざまな機能を実現できます。

kintone（キントーン）では各ツールにスレッド形式のコミュニケーション機能が設けられるため、関連するメンバーや情報を紐づけてkintone（キントーン）内でコミュニケーションを取ったり、課題や目的に合わせてサンプルのアプリから構築ができるので、より思いを形にしやすいのがポイントです。

価格

おすすめポイント

 公式サイト：kintone

３．Salesforce SalesCloud（セールスフォース　セールスクラウド）

Salesforce（セールスフォース）のSalesCloudは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するクラウド型営業支援ツールです。

SalesCloud（セールスクラウド）は、先に紹介したデータベースソフトとは違い、顧客管理に特化したCRMシステム（顧客管理システム）です。

とにかく営業支援に特化したツールであるため、

• 顧客管理機能
• アプローチ機能
• 自動分析機能

など、商談からリード顧客の管理まで、一貫して営業活動をカバーできるのがポイントです。

営業支援ツールとして充実している反面、使い方によっては「高機能すぎて使いこなせない」という声があったり、運用に社内で専用のチームを確保する必要があるなどの側面もあります。

「抜本的に社内の営業を変えていきたい」というニーズに強いのが特徴です。

価格（月額利用料）

おすすめポイント

公式サイト：SalesCloud

まとめ

顧客管理データベースの作り方・設計方法まとめ

• 顧客データベースとは、顧客情報を一元的に管理するデータベースのこと
• 営業活動の精度が上がったり、業務効率が上がる
• データベースソフトなら情報の整理やリアルタイムでの運用がしやすい
• 管理する項目数と運用ルールを決めるとデータを整理しやすい

顧客情報をデータベースで管理することで、過去の問い合わせや取引実績に基づいて顧客情報を整理できるので、データの管理や検索がしやすくなったり、営業活動を効率化できます。

社内のあらゆるデータを一元的に管理できるデータベースソフトなら、顧客情報の整理や検索、追加変更がスムーズなだけでなく、クラウド上で管理できるので、営業先や出張先からでもスマホやタブレットですぐに情報にアクセスができます。

営業活動の精度を上げたり、社内の業務を効率化するための一歩として、顧客データベースの構築をぜひ検討してみてください。

今回紹介したPigeonCloud（ピジョンクラウド）について気になっていただきましたら、公式サイトから資料ダウンロードや無料トライアルを申し込んでみてください。

また、製品の公式サイトを見ていても具体的にイメージできないことがあるかもしれません。そんなときは、お気軽に問い合わせフォームから提供会社へ相談をしてみてくださいね。

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