部署に新しいシステムを導入するには？選定時の確認ポイントと進め方

「部署で管理しているExcelが増え、必要な情報を探すのに時間がかかる」「業務を効率化したいが、どのようなシステムを選べばよいのか分からない」

こうした課題を解決するためにシステム導入を検討しても、製品選びだけでなく、予算の確保や社内申請、情報セキュリティの確認など、事前に対応すべきことは少なくありません。

また、導入を担当する部署だけでは判断できず、上司や情報システム部門などへの説明が必要になる場合もあります。候補となる製品を先に決めてしまうと、必要な機能が不足していたり、社の利用条件を満たせなかったりすることもあるため、順序立てて進めることが大切です。

この記事では、自部署の業務からシステム化を検討している方に向けて、導入までの全体の進め方、事前に整理しておきたいポイント、社内調整のコツ、製品を選ぶ際の確認事項を解説します。

部署へのシステム導入を進める5つのステップ

部署単位でシステムを導入する場合、いきなり製品探しから始めるのではなく、全体の流れを把握してから順を追って進めることがスムーズな進行につながります。基本的には次の5つのステップで進めていきます。

まずは対象業務の現在の手順や課題を書き出し、候補システムを比較・選定します（STEP1〜2）。その後、上司や情報システム部門へ相談・申請を進めますが（STEP3）、最初から部署全体で本格稼働させるのではなく、対象業務や期間を限定して試す「スモールスタート」を取り入れることが重要です（STEP4）。実際に試した結果をもとに効果を検証し、本格導入を判断する（STEP5）ことで、選定のミスマッチや社内申請のやり直しを防ぎやすくなります。

導入前に整理・明確にしておくべき4つのこと（STEP1）

システム導入を検討する際、最初に取り組みたいのは製品探しではありません。現在の業務で何に困っていて、導入によって何を変えたいのかを明らかにすることです。この部分が曖昧なままでは、製品を比較する基準が定まらず、社内での説明や検討もスムーズに進みません。

2-1 解決したい業務上の課題を明確にする（現状の不満）

まずは、現在の業務で時間や手間がかかっている作業を書き出してみましょう。

例えば、営業部門で顧客情報を管理している場合、次のような課題が考えられます。

• 顧客情報が複数のExcelファイルに分かれている
• 担当者によって入力方法や管理項目が異なる
• 最新の情報がどのファイルにあるのか分からない
• 同じ情報を複数のファイルに入力している
• 担当者が不在だと、必要な情報をすぐに確認できない

単に「Excel管理をやめたい」と考えるのではなく、Excel管理の何が問題なのかまで掘り下げることがポイントです。課題が具体的になるほど、システムに求める条件も明確になります。

2-2 システム化する業務の範囲を決める

次に、どの業務をシステム化するのかを決めます。

部署内に複数の課題があっても、すべてを一度に解決しようとすると、必要な機能やデータの整理に時間がかかり、導入のハードルが高くなります。

対象を絞ることで、必要な機能を見極めやすくなり、初期の導入ハードルを大幅に下げることができます。

2-3 利用者と利用人数を決める

システムを誰が、何人で利用するのかも事前に考えておきましょう。利用人数は料金に影響するだけでなく、必要な権限設定や操作性にも関係します。

• 利用者の役割：一般担当者がデータを入力し、管理職は一覧で進捗を確認するなど
• 運用の関係者：実際に操作する人だけでなく、データの管理者や承認者も把握する

導入時点で正確な人数を決められない場合は、まず利用予定人数を見積もり、将来的に増えた場合の条件も確認しておくと安心です。

2-4 導入目標と効果の評価基準を設定する（ゴール設定）

システム導入によって目指す状態を具体的にします。ここで大切なのは、単に「業務効率化」とするのではなく、導入後に効果を数値や客観的な基準で比較・評価できるようにしておくことです。

• 作業時間の短縮：顧客情報を探す時間を月間〇時間削減する
• 入力手間の削減：二重入力の回数をゼロにする
• 情報共有の迅速化：担当者以外でも案件の進捗を即座に確認できるようにする

現状の作業時間やミスの発生頻度をあらかじめ把握しておくことで、後述する試用（スモールスタート）の段階で「本当に導入効果があったか」を客観的に判断できるようになります。また、上司へ導入の必要性を説明する際にも明確な根拠となります。

導入前に確認しておきたい6つの選定ポイント（STEP2）

導入目的と対象業務が決まったら、候補となるシステムを比較します。知名度だけで決めるのではなく、自部署の業務や自社の利用ルールに合っているかを見極めましょう。

3-1 必要な業務を実現できるか確認する

顧客データの登録・検索・更新など、自部署の課題解決に必要な基本機能が揃っているか確認します。現在使用しているExcelの管理表を参考に、必要な項目や操作（「〇〇の条件で検索したい」「CSVで一覧を出力したい」など）を具体的にしてから比較するのがおすすめです。

3-2 利用者ごとのアクセス権限を設定できるか確認する

部署内で複数の人が同じシステムを利用する場合、閲覧・編集の範囲を制御できるかが重要です。特に顧客情報や取引情報を扱う場合、一般担当者と管理職で表示する範囲を分ける運用が必要になります。

3-3 自社のセキュリティ基準を満たしているか確認する

会社で利用するシステムは、自社のセキュリティ規定に沿って利用できるかが必須条件となります。主な確認項目は以下の通りです。

• ログイン時の認証方法（二要素認証、シングルサインオンなど）
• IPアドレス制限などのアクセス制御
• 通信やデータの暗号化
• 操作履歴（ログ）の取得機能
• 提供事業者のセキュリティ対策や認証取得状況（ISO/IEC 27001等）

これらは情報システム部門やセキュリティ部門の審査で確認される項目です。事前に確認しておくことで、選定後の手戻りを防げます。

3-4 既存システムやデータとの兼ね合いを確認する

新しいシステムを導入しても、すべてを置き換えるわけではありません。

• 現在のExcelデータをCSVなどでスムーズに移行できるか
• 他の基幹システムと二重管理にならないか
• 業務手順をどこまで変更する必要があるか

特にExcelからの移行では、データの取り込み形式や事前整理の手間を確認しておきましょう。

3-5 費用や契約条件が自部署の規模に合っているか確認する

月額料金だけで比較せず、自部署の利用規模や予算枠に合っているかを確認します。

• 初期費用と月額費用（基本料金＋ユーザーライセンス料など）
• 料金体系の違い：「登録ユーザー数」で課金されるか、「同時ログイン数」で課金されるか
• 必要な機能が追加オプション料金になっていないか

登録人数が多い部署の場合、料金モデルによって大幅にコストが変わることがあるため注意が必要です。

3-6 導入前に実際の操作や使用感を確認できるか（無料トライアルの有無）

資料や仕様書だけでは、現場の担当者が迷わず操作できるかまでは分かりません。無料トライアルやデモを利用し、実際の業務に近い操作（データの登録・検索・更新）を試せるかどうかは、導入後の定着を左右する要素となります。

社内調整と審査をスムーズに通すコツ（STEP3）

導入したいシステムが見つかっても、担当部署だけで契約を決めることはできません。上司や関係部門へ適切な説明を行い、社内調整を進める必要があります。

4-1 上司への説明：課題・目的・投資対効果を明確にする

上司へ相談する際は、細かな機能の説明よりも「なぜ必要なのか」「いくらかかって、どのような効果が出るのか」を中心に伝えます。

• 現在の課題：どの業務で、どのような手間やロスが発生しているか
• 導入目的と効果：システム導入により作業時間がどれくらい減るか（第2章で設定した指標）
• 費用と運用体制：部署予算で収まるか、誰が管理者になるか

まずは小さな範囲で試し、効果を確認してから本格導入を判断する「段階的導入」を提案すると、上司の承認を得やすくなります。

4-2 情報システム・セキュリティ部門への確認：早めの相談と情報提供

情報システム部門や情報セキュリティ部門には、製品を1つに絞り込む前の段階から「自部署でこうした課題があり、クラウドサービス検討を考えている」旨を相談しておきましょう。

情シスへ事前に提供・確認すべき事項：

• クラウドサービス（SaaS）の利用可否と申請ルール
• 取り扱うデータの種類（個人情報、社内秘データなど）と保存場所
• 提供事業者のセキュリティ認証状況（ISO/IEC 27001等）
• 利用開始までに必要な社内審査フローや提出資料

契約直前に相談すると審査で遅れが生じやすいため、早期のコミュニケーションが有効です。

4-3 管理部門（経理・購買・総務）への確認

• 予算枠の確認（自部署の経費で処理できるか）
• 契約書や利用規約の確認手続き
• 支払い方法（請求書払い対応の可否など）

社内の発注フローを事前に確認しておくことで、契約時のスムーズな手続きが可能になります。

4-4 社内説明用サマリーの作成

説明や申請の際は、情報を1枚のシートにまとめておくとスムーズです。

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PigeonCloudを活用したスモールスタートの5ステップ（STEP4〜5）

実際にお試し運用（無料トライアル）を進める際の手順を解説します。

まとめ｜まずは自部署の業務からシステム導入を始めよう

部署に新しいシステムを導入する際は、製品を探す前に、現在の課題や導入目的、評価基準を明確にすることが大切です。

全体の進め方を把握し、適切な社内調整や確認ポイントを押さえることで、手戻りを減らし、手続きを進めやすくなります。

いきなり全社や部署全体へ大規模に導入するのではなく、まずは対象業務を絞って「小さく試す（スモールスタート）」ことが、導入効果を見極める方法です。

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