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2023.09.11 データベース

【在庫管理を見える化】業務を効率化するには?改善方法やツールを解説

「管理する商品数や取引量が増えてきて、在庫管理に課題がある」

「在庫管理が行き届いていないので、改善する方法を知りたい」

「在庫管理に適したツールを知りたい」


「在庫管理の見える化」とは、在庫数や状況・場所を誰が見ても一目で分かるように整理・可視化することです。


データとして在庫管理を見える化すると、組織全体で在庫の状況を把握できるようになるので、購買プロセス全体の業務が効率化され、サービス品質の向上やコスト削減にもつながります。


この記事では、「在庫管理の課題を解決したい」という方のために、在庫管理を見える化し、業務を効率化する方法を解説していきます。


在庫管理を可視化することのメリットや、具体的なおすすめのツールなども解説していますので、これから在庫管理の適正化を目指している方は、ぜひ参考にしてみてください。


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在庫管理の見える化とは?

「在庫管理の見える化」とは、在庫数や状況・場所を誰が見ても一目で分かるように整理・可視化することです。


製造業やEC事業で必ず必要になる在庫管理ですが、


  • 「業務が特定の担当者に属人化してしまっている」

  • 「在庫管理が行き届いていないあまり、商品の在庫切れ・過剰在庫が起きている」

  • 「在庫管理で手間取り、出荷プロセスに影響している」


というケースがあります。



このようなケースを打開するためには、自社スタッフの誰が見てもデータ上で在庫状況を理解でき、現場でスムーズにピッキング(商品仕分け)ができるような体制の構築(=在庫の見える化)が必要になってきます。


データとして「在庫管理を見える化」すると、組織全体で在庫状況や場所を把握するようになるので、在庫管理の属人化を防げたり、購買プロセス全体の業務が効率化され、サービス品質の向上やコスト削減にもつながります。


なお、在庫管理の可視化に取り組む際は、データベース化などで情報の見える化に取り組むだけでなく、倉庫内で商品を整理・整頓するなど、「現品の見える化」の観点からも施策を行うと効果的です。


在庫管理を見える化するメリット

在庫管理を見える化することで、以下のようなメリットがあります。


  • 在庫管理の属人化を防げる

  • 業務効率・生産性が向上する

  • 過剰在庫・在庫切れを防げる

  • 経営判断やマーケティングへ役立つ


それぞれ具体的に解説していきます。


在庫管理の属人化を防げる

在庫管理を見える化することで、自社スタッフの誰が見ても在庫数やロケーションを把握できるようになるので、在庫管理の属人化を防ぐことができます。


例えば、在庫状況を特定の担当者が中心に手元で管理している場合は、担当者が休んだり、退職・異動した場合に在庫管理や関連する業務(出荷業務など)に支障が出てしまいます。


在庫の管理状況をデータ上で可視化することで、組織全体が常に同じ目線から確認ができるようになり、属人化のリスクを減らすことができます。


業務効率・生産性が向上する

在庫の管理状況やロケーションを可視化することで、ピッキングの際に商品を探し回る必要がなくなったり、在庫のステータス(在庫数・発注済みなど)が一目で分かるようになるので、業務効率が改善します。


さらに、クラウド型のシステムやデータベースソフトで在庫を管理する体制を構築すれば、


  • 複数名のスタッフで同じ情報を同時に共有できるようになる

  • ファイルの紛失・破損によるリスクを減らせる


というメリットもあるので、現場の業務コストを大幅に減らすことができるでしょう。


過剰在庫・在庫切れを防げる

在庫管理の可視化は、リアルタイムな在庫管理が実現できるので、過剰在庫や在庫切れという状況を無くし、在庫管理を適正化することができます。


アナログな在庫管理でミスや漏れが発生している場合、後続のピッキングや発送などの出荷業務へ影響するだけでなく、サービス品質の低下や機会損失へとつながるため、早急な改善が必要です。


経営判断の指標になる

在庫管理を整理・可視化することで、これまでピンポイントでしか見ていなかったデータを繋げて確認できるようになります。

在庫の変動データを一元的に管理できるようになると、時期やニーズにあわせて常に最適な在庫量を維持するなど、経営判断の指標に活用できます。


データとして在庫管理を見える化する方法


具体的に在庫管理を見える化するには、以下の3つのツールを活用する方法があります。


  • 表計算ツール(エクセル・Googleスプレッドシート)

  • 在庫管理システム

  • データベースソフト


それぞれの特徴・違いやメリット・デメリットを見ていきましょう。


表計算ツール(エクセル・Googleスプレッドシート)

在庫管理データベースを構築する方法として最も手軽なのが、表計算ソフト(エクセル・Googleスプレッドシート)です。


表計算ソフト(エクセル・Googleスプレッドシート)は、


  • 初期コストが低い(ライセンス手数料が発生する場合あり)

  • 誰でも使いやすい

  • 基本的な情報管理であれば充分に管理できる


というメリットがあります。


使い慣れた操作でデータベースを構築できるので、数時間あれば誰でも簡単に在庫管理シートを設計できるのがポイントです。


一方で、エクセルの場合は複数人での同時編集ができなかったり、管理する情報量が多くなると動作が重くなってしまい、作業効率が下がるデメリットがあります。

特に在庫状況は、取り扱う商品数が増えたり、規模が大きくなればなるほどファイル容量を圧迫するため、毎日更新が必要となる在庫管理にはやや不向きといえます。


関数やマクロなどの計算式を扱える人材に依存してしまうというデメリットもあるため、長期的な管理方法としてよりも、商品数が少ない場合や、開業当初の運用に向いているでしょう。


在庫管理システム

在庫管理システムとは、在庫管理に必要なデータ管理や、出荷までの業務を支援するシステムのことです。


在庫管理システムは在庫管理に特化しているので、


  • 必要な機能がすべて揃っているので始めやすい

  • 情報共有がしやすくなる


というメリットが大きいです。



データベース上での在庫管理機能はもちろん、


  • セット品管理機能

  • 発注・入荷の仕入れ管理機能

  • 見積もり・請求関連などの販売管理機能



などの機能が盛り込まれており、システム次第では入荷時やピッキング時にハンディでバーコードやQRコードを読み取って管理できる場合もあるなど、とことん在庫管理に特化しているのが特徴です。



在庫管理に特化している反面、カスタマイズは難しく柔軟性は低い場合が多いです。たとえば、通常の販売形態とは異なる自社特有の業務(レンタル業務など)がある場合には、システムの機能のカスタマイズは難しく、柔軟性が低いと感じるかもしれません。


在庫管理システムは機能数も豊富なため、大規模な製造業・EC事業者などに向いています。



データベースソフト

データベースソフトとは、あらゆるデータを一元的に管理するためのデータベース構築ツールです。


データベースソフトのメリットは以下の通りです。


  • データの分析がしやすい

  • 柔軟性が高く、さまざまなデータと繋げて管理できる

  • 情報共有がしやすくなる



クラウド型のためエクセルなどの表計算ツールでは難しかったリアルタイムでの同時編集ができるので、


  • 「商品を発注したらステータスを更新」

  • 「入荷を確認したら、担当者が保管場所を入力」

  • 「ピッキング後、担当者が在庫状況を更新する」


というような業務フローを構築できるようになり、より適正な在庫管理が実現できます。



また、データベース構築に特化しているため、他の購買データや販売管理機能と連携するなど、自社特有のフローや業務がある場合でも欲しい機能や項目をすぐに形にできるのがポイントです。


月額または年額でのランニングコストが発生するデメリットがありますが、在庫管理のみならず、あらゆる目的に合わせてデータベースを構築できるので、「全体を通して購買管理のシステムを構築したい」などの場合でもおすすめです。


在庫管理の見える化で意識するポイント

最適化された在庫管理を実現するために、在庫管理の見える化で意識すべきポイントを解説していきます。


5Sを徹底する

5Sとは、「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」からなる5つの要素を指し、効率的な職場環境や生産環境を実現するための指標のことです。


在庫管理の見える化を実現するためには、やみくもにデータの整理・整頓に取り組むのではなく、現場レベルでも5Sが実現できるような仕組みづくりを目指すことが重要です。


ロケーション管理を徹底する

在庫の見える化を徹底するためにも、ロケーション管理を徹底するようにしましょう。


具体的には、倉庫内の保管場所に番号を割り当て、「アドレス」として商品の管理場所を定めることで、ピッキング時に「どこに商品があるか分からない」という状況を減らせるほか、在庫管理時に情報共有がしやすくなるので、業務の効率化につながるでしょう。


運用ルールを決めておく

在庫管理の仕組みを運用する際は、あらゆる運用ルールも決め、在庫管理の不備を減らしましょう。


具体的には、


  • 誰が在庫ステータスを更新するのかを決める

  • どのようなタイミングで更新するのかを決める

  • 定期的にデータメンテナンスを行う


などのルール決めや取り組みを行うと、誰がいつ見ても整理された状態のデータベースを保つことができます。


【データで在庫を見える化】在庫管理におすすめなツール3選

データとして在庫管理を見える化する方法として「表計算ソフト」「在庫管理システム」「データベースソフト」を紹介しましたが、具体的におすすめなツールを3つ紹介していきます。


  1. PigeonCloud(ピジョンクラウド)

  2. kintone(キントーン)

  3. zaico(ザイコ)


順番に紹介していきます。


1.PigeonCloud(ピジョンクラウド)

PigeonCloud(ピジョンクラウド)は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。


PigeonCloud(ピジョンクラウド)の大きなポイントは、


  • 標準装備で使える豊富な機能

  • 構築のスピード感と手軽さ

  • 安心の手厚いサポート


です。


他社では有料オプションとなってしまうような機能も標準装備で利用できるほか、既に運用している既存システムやエクセルからの移行サポートが充実しており、実現したい仕様のヒアリングやサンプル環境でのトライアルなどを経て正式移行ができるので、失敗しにくく満足度が高いです。


データベースソフトなので、在庫管理以外にも「問い合わせ管理」「進捗管理」「タスク・案件管理」「顧客管理」「ワークフロー構築」などもまるごと構築ができ、各機能との連携も柔軟に対応できます。


価格(月額利用料)

  • ユーザー数プラン 800円~1,000円/一人あたり

  • 同時ログインプラン(利用者数は多いけれど同時に接続する人は少ない場合、お得に利用できる)



おすすめポイント

  • 社内のデータを一元管理

  • 低価格

  • サポートが手厚い

  • スマホ、タブレットOK

  • 自動集計・計算機能

  • グラフ化

  • 同時ログインプラン

  • メッセージツールとの連携

  • 直感的な操作性

  • 帳票出力やルックアップ自動取得など、高度な機能が標準装備

  • ノーコード



公式サイト:PigeonCloud


2.kintone(キントーン)

 

kintone(キントーン)は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。


kintone(キントーン)のポイントは、


  • コミュニケーションの取りやすさ

  • 機能設計の自由度の高さ


です。


kintone(キントーン)もデータベースソフトなので、在庫管理以外の用途でも、社内の課題に合わせてさまざまな機能を実現できます。


kintone(キントーン)では各ツールにスレッド形式のコミュニケーション機能が設けられるため、関連するメンバーや情報を紐づけてkintone(キントーン)内でコミュニケーションを取ったり、課題や目的に合わせてサンプルのアプリから構築ができるので、より思いを形にしやすいのがポイントです。


価格(月額利用料)

  • ライトコース 780円/一人あたり(拡張機能なし)

  • スタンダードコース 1,500円/一人あたり(拡張機能あり)



おすすめポイント

  • 社内のデータを一元管理

  • コミュニケーション機能が豊富

  • 拡張機能が豊富

  • スマホ、タブレットOK

  • 自動集計・計算機能

  • グラフ化

  • 直感的な操作性

  • データごとに自分でアプリを作成

  • ノーコード

  • 認知度の高い製品



公式サイト:kintone


3.zaico(ザイコ)

zaico(ザイコ)は、株式会社ZAICOが提供するクラウド型在庫管理システムです。 


zaico(ザイコ)は、在庫管理に特化したシステムのため、


  • セット品管理機能

  • 将来的な在庫数算出・アラート通知機能

  • 発注点アラート


などの在庫管理に便利な機能が盛り込まれており、導入後でもスムーズに運用開始できるのが特徴です。


「カンタンな操作」にこだわっているので、画面も見やすく余計な機能やボタンも削減されており、「とにかく社内の在庫管理を変えていきたい」という場合にはストレスなく導入できるでしょう。


価格(月額利用料)

  • ミニマム 1,327円/月(3ユーザー分をパック)

  • ライト 3,267円/月(一人あたり)

  • フル 3,980円/月(一人あたり)

  • エンタープライズ 100,000円〜/月(見積もり)



おすすめポイント

  • 高機能

  • カンタン操作

  • 一目で分かる画面構成・ダッシュボード機能

  • QRコード・バーコード機能

  • POSレジなどの外部サービス連携

  • 基本的なセキュリティ対策



公式サイト:zaico


まとめ

在庫管理の見える化まとめ


  • 在庫管理の見える化とは、在庫状況を一目で分かるように整理・可視化すること

  • 業務の属人化を防げたり、業務効率化、適正な在庫管理につながる

  • データベースソフトなら情報の整理やリアルタイムでの運用がしやすい

  • 5Sの徹底やロケーション管理など、仕組みづくりが大切


在庫管理の見える化を通して、業務の属人化を防げたり、在庫管理を適正化できる効果があります。


特に在庫管理は、取り扱う商品数が増えたり、規模が大きくなればなるほど業務コストが膨らんでしまう特徴があります。「管理する商品数や取引量が増えてきて、在庫管理に課題がある」と感じている場合は、在庫管理の可視化を意識してみましょう。



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