不動産の契約管理を効率化！更新漏れやトラブルを防ぐ方法

「建物管理の契約情報がバラバラで把握しきれない…」

「契約更新の漏れや責任の所在が曖昧になって困っている…」

このようなお悩みをお持ちではないでしょうか？

建物管理（ビルメンテナンス）は、清掃・設備点検・警備など多様な業務があります。

中でも管理会社やオーナーと交わす「契約管理」は、とくに重要な業務です。

しかしながら、いまだに紙の契約書や個人の記憶に依存した運用が多く、更新漏れやトラブルにつながるケースが後を絶ちません。

こうした背景から、建物管理における契約情報の「見える化」と「仕組み化」が急務となっています。

契約内容を整備し、すぐに確認できる状態にしておくことは、ミスの削減、顧客との信頼関係の強化、業務の属人化防止にもつながるでしょう。

この記事では、契約管理で発生しやすい課題とその解決策、すぐに取り入れられる仕組み化の方法を詳しく解説します。ぜひ、日々の業務改善にお役立てください。

なぜ今、建物管理業務に契約管理の仕組み化が求められるのか？

点検・清掃などの建物管理現場では、契約書の内容確認や更新管理が後回しにされやすく、更新漏れや契約不備によるトラブルが起きがちです。

属人的な運用が多い中、責任の所在が曖昧になる空き家案件などでは、より一層の“仕組み化”が求められています。

契約更新漏れや内容不備が起きる背景とは

建物管理業務における契約は、1年〜数年単位での定期契約が多く、日々の業務に追われる現場では、契約の「見直しタイミング」を忘れてしまうことが少なくありません。

とくに紙ベースの契約書やメールのやりとりだけで管理されている場合、更新日や重要事項が担当者の頭の中や、PCのローカル環境に留まり、チームで共有されていないことが大きな要因となります。

また、契約内容に不備がある状態で業務を進めてしまうと、「契約では含まれていないはずの作業を依頼される」「作業範囲があいまい」といった問題が発生します。

これらは、後からトラブルになる“見えないリスク”として現場を悩ませます。

建物管理は“属人的”運用になりがちだからこそ危ない

建物管理の現場では、担当者ごとの経験や裁量に任せた運用が一般的で、「〇〇さんが把握しているから大丈夫」という暗黙の了解が横行しています。

しかし、この“属人化”こそが、契約管理のリスクを高める原因のひとつです。

たとえば、担当者が異動や退職をした際、契約情報の引き継ぎが不十分で、顧客との認識にズレが生じることも少なくありません。

さらに、緊急対応時に誰も契約内容を把握していないため、対応が遅れたり誤った判断をしてしまうケースもあります。

このように、特定の人にしか分からない状態＝ブラックボックス化した契約管理は、顧客との信頼関係を損なうリスクがあり、組織全体としての対応力や透明性の低下にもつながる要因といえるでしょう。

空き家管理に特有のリスク

空き家管理は、一般的なビルやマンションの管理と比べて業務頻度が少なく、現場での確認も限定的です。

そのため、契約内容があいまいなまま業務が始まってしまうということも珍しくありません。

例えば、「庭木の剪定は含まれていたか？」「郵便物の処理は誰の責任か？」といった細かな業務範囲が文書化されておらず、後になって「言った・言わない」のトラブルに発展することがあります。

これは、業務委託契約の曖昧さに加え、関係者の情報共有不足が拍車をかける結果です。

また、空き家管理業務の一部が外部委託されている場合、元請けと実働部隊の間で情報の齟齬が起こりやすいため、契約管理による“責任の明確化”が非常に重要な要素となります。

契約管理が整っていないと現場と会社にどんなリスクがあるのか？

契約書の内容や更新状況が整理されていない状態では、現場の対応に支障が出るだけでなく、顧客からの信頼を損ねるリスクも高まります。

属人化や情報の分断が続けば、最終的には業務全体の生産性や品質に影響する深刻な問題に発展しかねません。

「契約書を探せない」ことで現場が混乱する

「契約書がどこに保管されているのか分からない。」「担当者に聞かないと内容が確認できない。」こうした状況は、現場での意思決定を著しく遅らせ、誤った判断を生みやすくします。

たとえば、点検作業中に顧客から「この対応も契約に含まれているのか？」と確認された際、即座に答えられなければ、「契約内容すら把握していないのか。」と不信感を与えてしまいます。

また、現場対応中に契約条件を確認するために事務所へ電話したり、過去のメールを掘り返したりすることになれば、本来の作業に集中できず非効率な運用が常態化してしまいかねません。

顧客（管理会社）からの信頼を損ねるきっかけになる

契約内容に関する確認や対応が曖昧なまま進められてしまうと、「この会社に任せて大丈夫か？」という顧客の疑念を招くことになります。

特に管理会社は複数の協力業者を抱えているため、対応の正確さ・信頼性は選定基準の大きな要素です。

たとえば、契約に含まれていない作業を「指示されたと思った。」として実施してしまった場合、費用負担や報告の整合性でトラブルになりやすく、その結果「管理体制が甘い会社だ。」というレッテルを貼られかねません。

一度失った信頼は簡単には取り戻せません。契約情報の不備や対応ミスが、“契約打ち切り”や“入札除外”といった実害につながることも十分にあり得ます。

社内引き継ぎミスによる業務停滞と再工数の発生

契約管理が担当者任せになっていると、異動や退職などによって情報の引き継ぎが不十分になるリスクが高まります。

「過去にどんな内容で契約していたのか？」「前任者はどのように対応していたのか？」が分からなければ、対応の遅れや確認作業のやり直しが必要になり、再工数が発生します。

また、担当変更のたびに顧客に対し、初歩的な質問を繰り返すような状況では、「組織としての記録がないのか？」という不信感にもつながります。

これは現場だけでなく、営業・管理部門全体の評価にも影響を及ぼしかねません。

契約情報を“見える化”するためにまず整えるべき3つの項目

契約書を保管しているだけでは、トラブルを防ぐことはできません。

契約の情報を誰でも見られるように整理し、必要なときにすぐ確認できる状態にすることが、契約管理の「仕組み化」の第一歩です。

ここでは、最低限整備しておくべき3つの項目についてご紹介します。

1.契約開始日・更新日・終了日の一覧化

最初に整えておきたいのが、契約の時系列に関する情報です。

いつ契約が始まり、いつまで有効で、更新が必要なタイミングがいつなのかを明確にしておくことで、「うっかり更新を忘れた。」「期限が切れていた。」といった初歩的なミスを防げます。

たとえば、Excelなどの台帳には案件ごとに以下の項目をまとめると良いでしょう。

• 契約開始日
• 契約満了日
• 自動更新の有無
• 更新期限

これらを一元管理し、定期的に見直す仕組みを作ると安心です。

加えて、更新期限の1カ月前や1週間前に自動でリマインド通知が届くような設定を取り入れると、確認漏れを防ぐことができます。

2.契約ごとの担当者・責任者の明記

契約書には、発注元・受注側の担当者や連絡先が記載されていることが多いですが、日々の管理台帳や実務ではこの情報が抜け落ちがちです。

その結果、現場でトラブルが起きた際に「誰に確認すればよいのか分からない」という事態が発生します。

そのため、各契約については、社内外問わず、契約の主担当者・現場責任者・緊急連絡先などを一覧にしておくことが重要です。

加えて、「誰が次の更新手続きに責任を持つのか？」を明記しておくことで、属人化を防ぎつつ、業務の引き継ぎもスムーズになります。

3.点検・清掃など契約内容の作業範囲を記録

契約で定められている業務の範囲（作業内容・頻度・場所など）を簡潔に記録しておくことも大切です。

これを怠ると、「それは契約に含まれていたのか？」「作業報告の対象外だったのか？」といった現場と顧客の間での認識ズレが起こりやすくなります。

たとえば、以下のように作業範囲を記録すると良いでしょう。

• 毎月◯回の清掃
• 半年ごとの点検
• 作業時間は9時〜17時

このように、契約条件の要点を箇条書きでまとめておく台帳を用意しましょう。

さらに、管理会社ごとの仕様書の違いや特記事項（例：空き家案件での立ち会い不要など）も併記することで、誰が見てもすぐに判断できる環境が整います。

「紙と記憶」から脱却するための現実的な管理方法とは？

契約管理の「仕組み化」と聞くと、専門的なシステムや高額なツールを思い浮かべる方も多いかもしれません。

しかし、実際には既存のExcelや社内ルールだけでも、十分にリスクを減らす管理体制を整えることが可能です。

ここでは、明日から取り入れられる、現場目線の管理方法をご紹介します。

まずはExcelで十分！最小限の台帳整備から始めよう

管理業務の情報をすべてアナログで抱え込むのではなく、まずはExcelで契約台帳を作成しましょう。

契約ごとの「案件名」「契約期間」「更新日」「担当者」「内容要約」などを、ひとつのシート内に一覧化するだけで、情報の検索性と社内共有性が格段に上がります。

特別なテンプレートを用意する必要はなく、社内で使い慣れている形式で構いません。個人の頭の中にある情報を、誰でもアクセス可能な状態に棚卸しすることから始めましょう。

更新時期をリマインドする習慣を仕組みにする

契約管理で最も多いトラブルのひとつが「更新忘れ」です。これを防ぐには、更新日の1〜2カ月前にリマインド通知が届く“仕組み”を組み込むことが効果的です。

たとえば、Excelの関数（DATEDIFやIF）を使って「残り30日でセルが赤くなる」仕組みを作ったり、GoogleカレンダーやOutlookと連動させてリマインダー通知を設定したりすると良いでしょう。

大切なのは、個人の記憶に頼るのではなく、「自動的に思い出す仕組み」を作ることです。ツールを使って自動化することで、誰が担当でも安定した運用が可能になります。

社内共有ルールを作り、引き継ぎトラブルを未然に防ぐ

Excel台帳を整備しても、それをどう使い、どう引き継ぐかという“ルール”がなければ定着しません。

たとえば、「月初に台帳を更新する」「更新が近い契約は◯日前にチームで共有する」といった運用ルールを文書化しておくことで、属人化を防ぐことができます。

また、担当変更時には引き継ぎ項目チェックリストを用意し、契約台帳とともに確認・引き継ぐ運用が効果的です。

これにより、現場対応の精度が保たれるだけでなく、業務の「見える化」による教育・監査体制の強化にもつながります。

契約情報の「見える化」にはツールの活用も効果的

Excelや既存の社内ルールでの台帳整備は手軽な一歩ですが、より高い精度と効率を求めるなら、専用の管理ツールの導入も検討すべき選択肢です。

そこでおすすめのツールを2つ紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド） 

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型Webデータベースツールです。

ノーコードで操作できるPigeonCloudなら、専門知識がなくても直感的に扱え、建物管理業務をよりスマートに進めることができます。

Googleマップ連携機能

「脱Excel」や「契約管理の効率化」を考える方にとって、PigeonCloudは今すぐ使える、コスパの高い一手となるでしょう。

▶ 公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型Webデータベースツールです。

ノーコードで簡単にカスタマイズでき、建物管理をはじめとした幅広い業務の効率化をサポートします。

▶ 公式サイト：kintone

【わかりやすく解説】kintone（キントーン）とは？できること・できないこと、導入のメリット・デメリット、向き不向きを解説！

「kintoneってどういうツールなんだろう」「kintoneについてわかりやすく教えて欲しい」このような気持ちを抱えていませんか。kintoneはサイボウズ...

まとめ｜契約管理を整えることが、建物管理の“品質”を守る第一歩

この記事では、建物管理における契約管理の重要性と、属人的な運用から脱却するための具体的な方法についてご紹介しました。

契約情報を「見える化」し、更新時期や責任範囲を整理することは、現場の混乱やトラブルを未然に防ぎ、業務品質の安定化につながります。

とくにExcelなど身近なツールから始められる仕組み化は、すぐにでも取り入れやすく、継続的な業務改善に直結します。

また、契約管理の整備は、顧客である管理会社との信頼関係を築くうえでも不可欠です。小さな情報の整理が、将来的な契約継続や新規受注にもつながる大きな要素となるでしょう。

契約管理は単なる事務作業ではなく、現場力を支える「経営資産」です。今日から始められる一歩を、ぜひ貴社の業務改善に役立ててください。

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