不動産管理のサービス会社が悩む売上アップにつながる業務効率化のコツとは？

不動産管理業界における業務効率化は、長年の課題となっています。

特に、管理会社へメンテナンスサービスを提供する会社では、売上アップを目指しながらも日々の作業管理や情報共有に多くの時間が費やされています。

この記事では、売上アップにつながる業務効率化のコツについてわかりやすく解説します。

不動産管理会社の主な業務内容

不動産管理会社の業務は多岐にわたり、大きく以下の5つに分類できます。

これらの業務を円滑に進めていくためには、不動産管理会社とメンテナンスサービス会社との密な連携が不可欠です。

メンテナンスサービス会社が抱える課題

不動産業界は長らくIT化が遅れており、業務範囲が広く業務量が多いにもかかわらず、アナログ対応が根強く残っています。

紙やExcelへの手入力で行う顧客情報管理や、取引先業者とのやり取りを電話とFAXなどで行っている管理会社もまだ多く存在しています。

メンテナンスサービス会社では、以下のような課題を抱えています。

こうした課題を解決するためには、情報のデータベース化による一元管理が必須となります。

課題解決のカギはデータベース化

以下のような状況に陥ったら、業務のデータベース化を検討すべきタイミングです。

Webデータベースソフト導入のメリット・デメリット

業務の効率化を進めていく中で、最も適しているのがWebデータベースソフトの導入です。

メリット・デメリットは以下の様になります。

導入のメリット

①業務の効率化

• 場所を選ばず情報にアクセスが可能
• 常に最新のデータを表示
• 大量のデータを保存できる
• 複数人での同時作業が可能

業務時間や手間の大幅な短縮が期待できるため、空いた時間を他の業務に回すことができます。

②コストの削減

• ペーパーレス化によって紙を管理するためのスペースを削減することが可能
• データとして保存できるため、インク代やコピー代などの経費コストを削減

業務を効率化出来ることによって消耗品費や人件費などのコスト削減にも繋がります。

③顧客満足度の向上

時間や場所問わず顧客にスピーディーな対応ができるため、顧客満足度の向上に繋がります。

導入のデメリット

①初期導入コストが発生

一般的には、導入をする際には、大きな初期導入コストがかかります。

②スタッフの教育が必要

ソフトを導入する際のスタッフ教育を行える人材が必要となります。

③データ移行に時間がかかる

既存のアナログなデータをデータベースソフトに移行するための手間と時間がかかります。

業務効率化におすすめのツール

ここでは、業務を効率化するためにおすすめのツールを２つご紹介します。

• kintone（キントーン）
• PigeonCloud（ピジョンクラウド）

kintone（キントーン）

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するWebデータベースソフトで、専門知識が無くてもノーコードで業務システムを作成することができ、データの一元管理を行えるクラウドツールです。

kintoneが選ばれる理由

kintoneが選ばれる理由としては、主に以下の3つが挙げられます。

使い方に応じた料金体系

「ライトコース」と「スタンダードコース」の違い

「ライトコース」は、kintoneの基本機能のみを使用する形になります。外部サービスとの連携や機能拡張を行うことができません。

たとえば「ライトコース」では、kintoneの基本機能に装備されていない、「ルックアップ自動取得」・「自動採番機能」といった機能を使うことができません。

一方、「スタンダードコース」は、外部サービスとの連携により利用することが可能である（ただし、別途費用が発生する場合もある）という点が異なります。

その他にも、アプリ数やスペース数がコースによって異なります。詳細はkintone公式サイトをご確認ください。

公式サイト：kintone

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

メンテナンスサービス会社が業務を効率化するためのツールとして、PigeonCloudがおすすめです。

PigeonCloudは、株式会社ロフタルが提供するWebデータベースソフトで、社内のあらゆる情報を管理しているデータベースを、専門知識が不要なノーコードで構築し、ブラウザ上で一元管理できるクラウドツールとなっています。

バラバラな情報をWEBデータベース化し、チーム全員でリアルタイムな集計データを表示・共有することが可能です。

PigeonCloudが選ばれる理由

PigeonCloudが選ばれる理由としては、主に以下の3つが挙げられます。

リーズナブルな料金体系

利用料は月額制となっていて、利用人数に応じた以下の料金プランとなっています。

kintoneとの違い

PigeonCloudでは、「帳票出力」・「ルックアップ自動取得」・「自動採番機能」などの機能が標準装備されていますので、別途費用はかかりません。

また、最低契約ユーザー数が5名となっているため、「まだ少人数体制なので費用を安価に抑えたい」というメンテナンスサービス会社などの企業には導入しやすいサービスとなっています。

PigeonCloudの導入によって活躍が期待できる現場の具体例

PigeonCloudの導入によって、現場では以下のケースが期待できます。

公式サイト：PigeonCloud

まとめ：業務効率化で売上アップを目指そう

不動産管理会社やメンテナンスサービス会社では、人手不足や業務効率化が大きな課題となっています。

情報をデータベース化して業務を効率化することにより、作業効率の向上や人手不足問題の解消が期待できます。

業務効率化によって生まれた時間を新規顧客の開拓や既存顧客へのサービス向上に充てることで、売上アップにつなげることができます。

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