建物管理にデジタル化が求められる理由とは？システム導入のメリットや選び方を解説

「建物管理業務を効率化するためにシステムを導入したい」

「建物管理業務におすすめのシステム（アプリ）を知りたい」

このような悩みを抱えていませんか。

建物管理（ビルメンテナンス）は、清掃や設備点検、警備など多岐にわたります。

しかし、現場ではいまだに紙の書類や電話連絡などアナログな対応が主流であり、人手不足による一人当たりの業務量増大も相まって、担当者の負担が増え続けている状況です。

これらの課題解決に向けて、建物管理のデジタル化が強く求められています。

デジタルツールを活用することで、点検業務の効率化やデータのリアルタイム共有が可能となり、結果としてコスト削減やクライアントとの関係強化につながるでしょう。

この記事では、建物管理業務のデジタル化が求められる理由や、システム導入のメリット、選び方について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

建物管理業界が直面する課題とは？

建物管理業界は、大きな2つの課題を抱えています。

1. アナログ業務が主流の現場が多い
2. 人手不足による業務負担の増加

ここでは、それぞれの課題についてみていきましょう。

1.アナログ業務が主流の現場が多い

建物管理の現場では、紙の書類やFAX、電話によるやり取りが当たり前のように行われています。

このため、報告書の作成や情報共有に多くの時間がかかり、業務の煩雑化を招いているのです。

例えば、エレベーター点検会社の場合は、点検終了後に報告書を紙で作成しているケースも少なくありません。

管理会社へ郵送またはFAXで送る手間が発生し、修正が必要な場合はさらに時間がかかってしまうでしょう。

また、管理会社とのコミュニケーションも電話やメールが中心で、迅速な情報共有が難しい状況です。

このように、アナログ業務が主流の現場では、効率の悪さが大きな課題となっています。

2.人手不足による業務負担の増加

少子高齢化の影響により、人手不足が深刻化していることも建物管理業界が直面する課題の一つです。

なかでも、清掃業、警備業、設備管理業では人手不足が著しくなりつつあります。

人手不足が進行すると、一人あたりの業務量が増え、作業の質が低下するリスクが高まります。

また、現場作業員の高齢化が進み、体力的な負担も増加しています。

とくに夜間や早朝の作業は負担が大きく、働き手の確保がますます困難な状況です。

さらに、若手スタッフの定着率が低く、教育に手間とコストがかかるため、人手不足の問題は解決しにくい状況が続いているといえるでしょう。

建物管理業務のデジタル化が求められる理由

建物管理業務の効率化や品質向上を実現するためには、デジタル化が不可欠です。その理由には、大きく2つ挙げられます。

1. クライアントとの関係強化につながるため
2. コンプライアンス違反を防ぐため

それぞれ順番に解説します。

1.クライアントとの関係強化につながるため

近年、建物管理会社でもデジタル化の流れが進んでおり、下請け企業（例：エレベーター点検会社・清掃会社など）にも対応が求められています。

例えば、設備点検の報告書を手書きで提出するのではなく、システム上でリアルタイムに共有できれば、管理会社とのやり取りがスムーズになるでしょう。

また、点検結果のデータが一元管理されることで、必要な情報をすぐに確認でき、業務の透明性が向上します。

デジタル化に対応できる企業は、新規契約を獲得しやすくなり、競争力の強化にもつながるでしょう。

2.コンプライアンス違反を防ぐため

建物管理業務では、点検や保守の記録を適切に管理することが求められています。

しかし、紙ベースの管理では記録の紛失や記入ミスのリスクが高まり、コンプライアンス違反を犯してしまうかもしれません。

また近年では、企業のデータ管理の厳格化が求められています。電子帳簿保存法の改正などにより、一部書類のデジタル保存が義務化されており、今後もその範囲が増えていくと予想されるでしょう。

万が一、事故やトラブルが発生した際には迅速な対応が必要となるため、紙の書類では対応しきれない場面が増えています。

システムを導入することで、こうしたリスクを低減することはもちろん、法令遵守した正しい運用ができるので、安心ですね。

建物管理業務におけるシステムの活用シーン

建物管理システムやアプリを導入することで、業務の効率化や作業の正確性向上が期待できます。

特に、スケジュール管理、作業報告のデジタル化、クライアントとのデータ共有などの場面で、デジタルツールの活用が有効です。

建物管理業務でシステムを導入するメリット

建物管理業務にシステムを導入するメリットは主に3つです。

1. 作業の抜け漏れ防止
2. 業務負担の軽減
3. コミュニケーションの効率化

まず、作業の抜け漏れ防止の観点としては、点検や清掃のスケジュールをシステム上で一元管理し、作業員ごとの担当や進捗を可視化できます。これにより、計画的な業務遂行が可能となり、対応漏れのリスクを低減できるでしょう。

次に、業務負担の軽減では、作業報告のデジタル化によって、手書き報告やFAX送信の手間を削減できます。スマートフォンやタブレットを活用すれば、現場で簡単に報告を完了でき、事務作業の負担が大幅に軽減されますね。

最後に、コミュニケーションの効率化では、クライアントや社内関係者とデータ共有がリアルタイムに可能になります。その結果、情報のやり取りがスムーズになり、信頼関係の強化にもつながるでしょう。

このように、建物管理業務でシステムを活用することで、業務全体の生産性を向上させ、より効率的な建物管理が実現できます。

建物管理業務システムを選ぶ際のポイント

建物管理業務のシステムを選ぶ際は、現場の負担を軽減し、効率的な運用ができるかが重要です。とくに注意すべきポイントは3つあります。

1. 操作性
2. データ連携機能
3. コストとサポート体制

まず、操作性がシンプルで現場スタッフが使いやすいことが大切です。

現場ではスマートフォンやタブレットで作業を行うことが多いため、直感的に操作できるシステムを選ぶと、スムーズな導入が可能になります。

次に、建物管理会社とのデータ連携機能があるかを確認しましょう。

点検や清掃の報告をシステム上で即時共有できると、業務の効率化やクライアントとの信頼関係の強化につながります。

最後に、コストと導入支援のサポート体制も重要です。

初期費用や月額コストだけでなく、導入時の研修や運用サポートが充実しているかをチェックし、長期的に活用できるシステムを選びましょう。

建物管理業務の効率化におすすめのシステム

建物管理業務の効率化におすすめのシステムを2つ紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド） 

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のWebデータベースソフトです。

専門知識が一切不要なノーコードツールとして、建物管理業務の効率化に大きく貢献します。

PigeonCloudは、低コストで充実した機能を備えており、予算を抑えつつ高性能なシステムを導入したい方に最適なソフトです。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintone（キントーン）は、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型Webデータベースソフトです。

建物管理の業務効率化に役立つノーコードツールです。

公式サイト：kintone

おわりに

この記事では、建物管理業務のデジタル化について解説してきました。

建物管理業務のデジタル化を進めることで、業務の効率化や負担軽減、関係者との円滑なコミュニケーションに大きく貢献します。

特に、点検・清掃作業のスケジュール管理や、報告業務の自動化、リアルタイムデータ共有などのシステム活用は、作業の正確性向上やコスト削減が期待できるでしょう。

また、建物管理業務のシステムを選定する際は、使いやすさ、建物管理会社とのデータ連携、コストとサポート体制を重視することが重要です。現場で無理なく活用できるシステムを導入することで、業務のスムーズな運用が可能になります。

デジタル化を取り入れることで、作業効率を向上させ、企業の競争力を高めることができます。適切なツールを導入し、業務の最適化を進めていきましょう。

この記事が、皆様の会社のDXを進めるきっかけとなりましたら幸いです。