【必見】kintoneをCRM（顧客管理）として使う10個のメリット・デメリットとは？便利な機能や成功事例・失敗事例などを解説

「kintoneってCRMとして使えるの？」

「業務データを管理できるツールを探している」

「CRMツールを検討している」

このような気持ちを抱いていませんか。

kintoneは社内のさまざまなデータを管理し、チームでデータ活用を行っていくことが出来るクラウドツールです。

この記事では、kintoneをCRMとして使うメリット・デメリットや便利機能、事例などを解説していきます。

kintoneについて関心のある方は、ぜひご一読ください！

kintoneとは

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のグループウェアです。

kintoneはさまざまな業務で活用することができるため、部門や部署を問わずに利用できるのが特徴。

また、ノンプログラミングで使っていけるツールですので、専門知識のない人でも問題なく操作していくことができます。

またkintoneは個人利用というより、チームでの活用を前提とした製品です。

利用者数は最低でも10名以上となっており（ワイドコースを除く）、kintoneを導入することで、チームのデータ共有や作業がスムーズになるでしょう。

kintoneはCRM（顧客管理）として使えるのか？

CRMとは、「Customer Relationship Management」の略で、日本語にすると「顧客関係管理」になります。

CRMは、顧客との関わりを良好に保っていくため、顧客の情報やコミュニケーションを一元的に管理していくことを目的としたツールです。

ではkintoneはCRMとして使っていけるのでしょうか。

kintoneは、社内にある顧客情報や案件情報などを保管できるツールです。

業務効率化ツールでもあるので、顧客に関するさまざまな情報を一元的かつ効率的に管理できます。

また顧客管理だけでなく、それに付随する業務管理として利用しているユーザーも多くいます。

kintoneはCRMという限定的な使い方だけでなく、もっと幅広く利用できるツールと言えるでしょう。

kintoneをCRM（顧客管理）として使う7つのメリット

では、kintoneをCRMとして活用するメリットとはどんなことがあるでしょうか。

1. データの共有ができる
2. 場所を問わずに仕事ができる
3. データの一元管理ができる
4. データ連携機能がある
5. 専門知識不要なので、敷居が低い
6. データの紐づけが出来る
7. データのグラフ化が行いやすい

順番に解説していきます。

1．データの共有ができる

kintoneはチームで使うと便利なツールです。

データの共有およびリアルタイムのデータ共有が可能になっています。

データは常に最新の状態で表示されているため、取引先の情報などを正確に把握することができます。

2．場所を問わずに仕事ができる

kintoneはクラウド型のツールです。

クラウド型ツールの多くは、様々なデバイスからアクセスが可能といったメリットがあります。

kintoneも例外ではなく、スマホやタブレット端末、自宅のパソコンからでもアクセスすることができるので、テレワークとしても活用できます。

3．データの一元管理ができる

kintoneでは、顧客情報や案件、対応履歴、問い合わせ情報など、バラバラに管理されがちな業務データをまとめて管理することができます。

Excelやメール、紙の台帳や部門ごとのシステムに散らばっていた情報を、kintoneのアプリに一元管理することができます。

4．データ連携機能がある

kintoneに標準装備されている機能に満足できない場合、外部のサービスやプラグインを連携することで、機能の拡張を行うことが出来ます。

外部のサービスやプラグインは多くの種類があるので、どんな部署・業務にもフィットするものが見つかるでしょう。

5．専門知識不要なので、敷居が低い

kintoneは専門知識が不要なツールです。

プログラミングやコーディングのスキルは基本的に必要ありませんので、技術者を雇ったり委託せずとも運用していくことができます。

また、操作性も良く直感的に動かせるので、ITに不慣れな現場でも使いやすいという特徴があります。

6．データの紐付けが出来る

kintoneは、データ同士を紐付けることが出来ます。

紐付けると、その顧客に関する案件や商談、対応履歴などが一覧で表示されます。

顧客の全ての情報を瞬時に把握することができ、業務のスピードアップに繋がります。

7．データのグラフ化が行いやすい

kintoneは、データのグラフ化が簡単に行えます。

kintoneのレコード一覧画面からワンクリックで棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなどを作成できます。

データが更新されるとグラフも自動で最新状態になるため、Excelのように手動で再集計する必要がありません。

また担当者別や売上別などにデータを表示することで、営業状況や業務のデータを可視化することができます。

kintoneをCRM（顧客管理）として使う3つのデメリット

ではkintoneをCRMとして使うデメリットはどんなことがあるでしょうか。

1. CRM専門ツールではない
2. 機能の拡張には費用が発生することもある
3. 10名以上の利用に限られる

順番に解説していきます。

1．CRM専門ツールではない

kintoneは顧客管理を目的としたツールではありません。あくまでも括りとしてはグループウェアなのです。

kintoneはチーム作業をスムーズにすることを目的とした製品で、あらゆる業務に対応することができます。

そのためCRMに特化し、専門的に作られているようなツールと比べると、不足している機能や使いづらい点もでてくるでしょう。

2．機能の拡張には費用が発生することもある

kintoneで標準機能以上のことをしようと思ったら、外部サービスやプラグインを使ってkintoneを拡張させる必要があります。

しかし、外部サービスやプラグインには無料のものもありますが、高機能のものほど有料が多いです。

機能の拡張は便利ですが、基本料金とは別で費用が発生する場合もあるので、気を付けましょう。

3．10名以上の利用に限られる

kintoneは10ユーザー以上から利用ができるツールです。（ワイドコースを除く）

そのため9ユーザー以下で利用したい場合は、別ツールの選択も視野に入れておきましょう。

後述しますが、kintoneと類似した製品のなかには5ユーザー以上から利用できる製品もありますので、少人数で使いたい場合はそのようなツールも合わせて検討しましょう。

kintoneを活用したCRM（顧客管理）の成功事例

ここからはkintoneを活用したCRMの成功事例と失敗事例を紹介していきます。まずは成功事例から解説します。

1．顧客情報の一元化に成功

Excelやメールに顧客情報がバラバラに保存されていたA社は、顧客情報の統一や対応の遅れを問題視していました。

そこでkintoneを導入し、顧客情報をkintone上に集約しました。すると、誰でも最新情報をリアルタイムで確認できるようになり、データの共有や確認作業が大幅に効率化しました。

また引継ぎの漏れや案件の抜け漏れがなくなり、対応スピードも向上。結果として成約率や顧客満足度の向上に繋がりました。

2．営業報告の効率化

以前までは紙やメールで日報を提出していたB社は、日報の集約や管理作業の改善を図るため、kintoneを導入。

kintoneだとスマホから日報の提出や閲覧が可能になりました。管理職は部下の進捗をリアルタイムで把握できるため、管理作業が効率化しました。

提出作業も簡単に行えるので、こまめに日報を書く社員も多くなり、部下の業務状況の把握に役立っています。

kintoneを活用したCRM（顧客管理）の失敗事例

ではkintoneを導入して失敗した事例を2つ紹介していきます。

1．導入時の設計不足

kintoneの設計や、導入後のイメージをあまり考えずに導入したC社のケースです。

現場のヒアリングや業務フローの整理を十分に行わなかったため、結果として現場の使いづらさに繋がってしまいました。

せっかくkintoneを導入してもきちんと設計されていなければ、現場は従来使っていたExcel管理に戻ってしまいます。

導入時には、現場の声を聞いて使いやすい設計にするなど、工夫が必要です。

2．kintoneの標準機能を理解していなかった

複雑な設定や高度な分析などを、kintone単体で行おうとしたD社。

しかし、行いたいことがkintoneの標準機能では出来ないことが発覚し、追加で機能を拡張することとなりました。

しかし追加のプラグインや連携サービスが思いのほか高額となってしまい、予算オーバーに。

導入前に、kintoneの標準機能でできること・できないことを確認しておくことが大切です。

kintoneをCRM（顧客管理）として使うためにおすすめのプラグイン・外部連携サービス

kintoneでは標準機能内で顧客管理を行っていくことができます。

しかし、プラグインや外部連携サービスで機能を拡張させると、より使いやすいシステムへとステップアップさせることができます。

ここからは、kintoneをCRMとして使うためにおすすめのプラグインや外部連携サービスを紹介します。

1．自動採番プラグイン

自動採番プラグインは、kintoneでレコードを作成するとき、顧客IDや案件番号などを自動で連番付与することができる拡張機能です。

重複や入力漏れを防ぎ、番号ルールを統一することで管理がしやすくなります。

見積書や請求書など、独自のルールで通し番号を振る必要がある場合にオススメです。

2．AI-OCRプラグイン

AI-OCRプラグインとは、紙の書類やPDFから文字情報を読み取り、自動でkintone上にデータを登録できるプラグインです。

請求書や申込書、名刺などの情報を読み取れば、手入力の手間やミスを大幅に削減することができます。

読み取ったデータはそのまま検索や集計に利用することができるので、業務のスピードアップに繋がります。

3．メールワイズ

メールワイズは、チームでのメール対応を一元管理して効率化できるサイボウズのメール共有システムです。

メールワイズは、一般のメール機能に加えて「お客様情報」や「対応履歴」、「コメント機能」、「返答文テンプレート」など、メール対応業務を簡略化する機能を取り揃えています。

kintoneと連携することで、顧客対応や営業活動の透明性を高めることができます。

4．krewDashboard

krewDashboardは、メシウス株式会社が開発・提供しているプラグインです。

krewDashboardは、グラフやピボットテーブルを簡単に作成できるので、kintoneのデータを可視化することができます。

複数のアプリの情報をまとめてリアルタイム表示ができるので、顧客情報の分析や予算達成率などを表示することができます。また、予実管理や日次売上管理や案件管理にも活用することができます。

kintoneの類似製品を紹介

kintoneにはさまざまな便利機能が備わっています。

しかし、10ユーザー以上からでなければ利用できないことや、機能を拡張することで費用の増加が気になる方もいると思います。そこで、ここからはkintoneの類似製品を紹介していきます。

こちらは5ユーザー以上から利用できて、標準機能も充実しているツールとなっています。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。PigeonCloudは、kintoneと同様にさまざまなデータを一元管理できるソフトです。

AIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

またkintoneでは別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。機能や価格など詳しく比較していますので、ぜひご一読ください！

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kintoneをCRM（顧客管理）として使う際に便利な5つの機能

最後にCRMとしてkintoneを使う際の便利な機能について、まとめていきます。

1. コメント機能
2. グラフ・レポート機能
3. アプリ同士の連携
4. スマホ対応
5. アクセス権限

順番に解説していきます。

1．コメント機能

kintoneは、一つ一つのデータに対してコメントを書くことができます。

コメント機能があると、上司や部下、チームメイトとの意思疎通がスピーディーになります。

2．グラフ・レポート機能

kintone内に記録しているデータを集計し、グラフ化することができます。

またリアルタイムにグラフ表示させることもでき、資料作成の負担を減らすことができます。

3．アプリ同士の連携

kintoneはアプリごとに業務を管理しており、そのアプリ同士を連携することができます。

連携すると情報がシームレスに繋がるだけでなく、入力や作業の手間もなくなります。

4．スマホ対応

kintoneはスマホからでもアクセスすることができます。

外出や出張が多い社員であっても、時間や場所を選ばずとも作業することができて便利です。

5．アクセス権限

kintoneは細かくアクセス権限を設定することができます。

利用者数が増えてくると、利用者全員には公開できないようなデータも出てきます。たとえば社員の住所や給与データなどです。

このようなデータにアクセス制御をかけることで、利用者の閲覧や操作の制限をすることができます。

まとめ

この記事ではkintoneをCRMとして使うメリットやデメリット、便利な機能などについて解説してきました。

kintoneは汎用的に使えるクラウドツールです。CRMとしても活用できますが、それ以外の業務管理としても使っていくことが出来ます。

この記事ではkintoneの類似製品である、PigeonCloud（ピジョンクラウド）も紹介しました。kintoneをご検討の方は、あわせて比較・検討してみてはいかがでしょうか。

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