【必見】kintoneをCRMとして使う10個のメリット・デメリットとは？

「kintoneってCRMとして使えるの？」

「業務データを管理できるツールを探している」

「CRMツールを検討している」

このような気持ちを抱いていませんか。

kintoneは社内のさまざまなデータを管理し、チームでデータ活用を行っていくことが出来るクラウドツールです。

この記事では、kintoneをCRMとして使うメリットやデメリットを解説していきます。

kintoneについて関心のある方は、ぜひご一読ください！

kintoneとは

kintoneは、サイボウズ株式会社が提供するクラウド型のグループウェアです。

kintoneはさまざまな業務で活用することができるため、部門や部署を問わずに利用できるのが特徴。

また、ノンプログラミングで使っていけるツールですので、専門知識のない人でも問題なく操作していくことができます。

またkintoneは個人利用というより、チームでの活用を前提とした製品です。

利用者数は最低でも10名以上となっており（ワイドコースを除く）、kintoneを導入することで、チームのデータ共有や作業がスムーズになるでしょう。

kintoneはCRMとして使えるのか？

kintoneはCRMとして使えるのでしょうか。

その前に、CRMの意味について説明しておきましょう。

CRMとは、「Customer Relationship Management」の略で、日本語にすると「顧客関係管理」になります。

CRMは、顧客との関わりを良好に保っていくため、顧客の情報やコミュニケーションを一元的に管理していくことを目的としたツールです。

ではkintoneはCRMとして使っていけるのでしょうか。

kintoneは、社内にある顧客情報や案件情報などを保管できるツールです。

業務効率化ツールでもあるので、顧客に関するさまざまな情報を一元的かつ効率的に管理できます。

また顧客管理だけでなく、それに付随する業務管理として利用しているユーザーも多くいます。

kintoneは、CRMという限定的な使い方だけでなく、さらに幅広い業務管理が出来るツールと言えるでしょう。

kintoneをCRMとして使う7つのメリット

では、kintoneをCRMとして活用するメリットとはどんなことがあるでしょうか。

1. データの共有ができる
2. 場所を問わずに仕事ができる
3. データの一元管理ができる
4. データ連携機能がある
5. 専門知識不要なので、敷居が低い
6. データの紐づけが出来る
7. データのグラフ化が行いやすい

順番に解説していきます。

1．データの共有ができる

kintoneはチームで使うと便利なツールです。

データの共有およびリアルタイムのデータ共有が可能になっています。

データは常に最新の状態で表示されているため、取引先の情報などを正確に把握することができます。

2．場所を問わずに仕事ができる

kintoneはクラウド型のツールです。

クラウド型ツールの多くは、様々なデバイスからアクセスが可能といったメリットがあります。

kintoneも例外ではなく、スマホやタブレット端末、自宅のパソコンからでもアクセスすることができるので、テレワークとしても活用できます。

3．データの一元管理ができる

kintoneは顧客情報や案件情報など、顧客に関することをまとめて管理していくことができます。

また顧客関係だけでなく、会社や業務で必要なあらゆるデータも管理していくことができます。

kintoneは良くも悪くも専門業務に特化したツールではありませんので、汎用的に使っていくことができるのです。

4．データ連携機能がある

kintoneに標準装備されている機能に満足できない場合、外部のサービスやプラグインを連携することで、機能の拡張を行うことが出来ます。

外部のサービスやプラグインは数多くの種類があるので、自社に合ったものが見つかると思います。

5．専門知識不要なので、敷居が低い

kintoneは専門知識が不要なツールです。

プログラミングやコーディングしていくスキルは必要ありませんので、技術者を雇ったり委託せずとも運用していくことができます。

6．データの紐付けが出来る

kintoneで顧客管理を行う場合、顧客の情報は各案件や、各やりとりとも紐づけて管理することができます。

紐付けすると情報が分かりやすいため、業務のスピードアップに繋がります。

7．データのグラフ化が行いやすい

kintoneは、データのグラフ化が簡単に行えます。

担当者別や売上別などにデータを表示することで、営業状況や業務のデータを可視化することができます。

kintoneをCRMとして使う3つのデメリット

ではkintoneをCRMとして使うデメリットはどんなことがあるでしょうか。

1. CRM専門ツールではない
2. 機能の拡張には費用が発生することもある
3. 10名以上の利用に限られる

順番に解説していきます。

1．CRM専門ツールではない

kintoneは顧客管理を目的としたツールではありません。あくまでも括りとしてはグループウェアなのです。

kintoneはチーム作業をスムーズにすることを目的とした製品ですので、さまざまな部門や部署で、幅広い業務に活用することができます。

そのためCRMに特化し、専門的に作られているようなツールと比べると、不足している機能や使いづらい点もでてくるでしょう。

2．機能の拡張には費用が発生することもある

kintoneで標準機能以上のことをしようと思ったら、外部サービスやプラグインを使ってkintoneを拡張させる必要があります。

しかし、外部サービスやプラグインには無料のものもありますが、高機能のものほど有料が多いです。

機能の拡張は便利ですが、基本料金とは別で費用が発生する場合もあるので、気を付けましょう。

3．10名以上の利用に限られる

kintoneは10ユーザー以上から利用ができるツールです。（ワイドコースを除く）

そのため9ユーザー以下で利用したい場合は、別ツールの選択も視野に入れておきましょう。

後述しますが、kintoneと類似した製品のなかには5ユーザー以上から利用できる製品もありますので、少人数で使いたい場合はそのようなツールも合わせて検討しましょう。

kintoneをCRMとして使う際に便利な5つの機能

ではCRMとしてkintoneを使う際に便利な機能とは、どんなものがあるでしょうか。

1. コメント機能
2. グラフ・レポート機能
3. アプリ同士の連携
4. スマホ対応
5. アクセス権限

順番に解説していきます。

1．コメント機能

kintoneは、一つ一つのデータに対してコメントを書くことができます。

コメント機能があると、上司や部下、チームメイトとの意思疎通がスピーディーになります。

2．グラフ・レポート機能

kintone内に記録しているデータを集計し、グラフ化することができます。

またリアルタイムにグラフ表示させることもでき、資料作成の負担を減らすことができます。

3．アプリ同士の連携

kintoneはアプリごとに業務を管理しており、そのアプリ同士を連携することができます。

連携すると情報がシームレスに繋がるだけでなく、入力や作業の手間もなくなります。

4．スマホ対応

kintoneはスマホからでもアクセスすることができます。

外出や出張が多い社員であっても、時間や場所を選ばずとも作業することができて便利です。

5．アクセス権限

kintoneは細かくアクセス権限を設定することができます。

利用者数が増えてくると、利用者全員には公開できないようなデータも出てきます。たとえば社員の住所や給与データなどです。

このようなデータにアクセス制御をかけることで、利用者の閲覧や操作の制限をすることができます。

kintoneの類似製品を紹介

kintoneにはさまざまな便利機能が備わっています。

しかし、10ユーザー以上からでなければ利用できないことや、機能を拡張することで費用の増加が気になる方もいると思います。そこで、ここからはkintoneの類似製品を紹介していきます。

こちらは5ユーザー以上から利用できて、標準機能も充実しているツールとなっています。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。PigeonCloudは、kintoneと同様にさまざまなデータを一元管理できるソフトです。

AIを使って自動でシステム構築ができたり、RPAのように業務を自動実行できる機能も搭載されています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

またkintoneでは別途費用がかかるような、「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」、「自動採番機能」など高度な機能が標準装備しています。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。機能や価格など詳しく比較していますので、ぜひご一読ください！

【徹底比較】kintoneと類似製品の違いを価格など4つの項目から比較！それぞれの特徴や選び方を解説

「kintoneに似ている製品って何があるだろう」「kintoneと同じくらいのクオリティで、もっと安価なサービスってないかな？」「自社に合ったWebデー...

まとめ

この記事ではkintoneをCRMとして使うメリットやデメリット、便利な機能などについて解説してきました。

kintoneは汎用的に使えるクラウドツールです。CRMとしても活用できますが、それ以外の業務管理としても使っていくことが出来ます。

この記事ではkintoneの類似製品である、PigeonCloud（ピジョンクラウド）も紹介しました。

両者は似ている機能を持っていますので、kintoneをご検討の方は、あわせて比較してみてはいかがでしょうか。

関連記事

【必見】kintone（キントーン）とは？ 4つの特徴や人気の理由、メリット・デメリットなど分かりやすく解説！

「kintoneってどういうツールなんだろう」「kintoneについてわかりやすく教えて欲しい」このような気持ちを抱えていませんか。kintoneはサイボウズ...

【必見】JUST.DBとkintoneとPigeonCloudの違いを比較！3製品の特徴や共通点について解説

「JUST.DB（ジャストディービー）とkintone（キントーン）、PigeonCloud（ピジョンクラウド）の違いについて知りたい」「データ管理システムの導入...

【必見】日本企業のDXの課題とは？DXの現状や解決策2つを分かりやすく解説！

「日本のDXの課題ってどんなことがあるだろう？」「自社のDXの課題を解決したい」「業務効率化のヒントを知りたい」このような気持ちを抱えていま...

【2024年版】最新のkintoneの評判を総ざらいしてみた。口コミを3つの項目から徹底調査！

「kintoneの導入を検討しているけど、使っている人の評判や口コミが気になる」「kintoneってどんな企業に向いているんだろう」「自社に合ったデー...

【初心者必見】データ管理システムの選び方を分かりやすく解説！データ管理の現状やおすすめのシステムを紹介

「データ管理を行いたいと思っている」「データ管理にどのようなシステムを使えばいいのか分からない」「初心者でも分かるよう、データ管理システ...