業務効率化は生成AIで劇的改善！6つの活用法や導入メリット・注意点を解説

「AIで社内の業務を効率化したい」

「AIツールを使ってみたい」

このような気持ちを抱いていませんか。

AIの研究や開発は近年急成長しています。AIを上手に取り入れると、日々の業務が効率化していくでしょう。

しかし、どのように取り入れたらいいのか、気を付けるべきことはあるのか等、気になる方も多いのではないでしょうか。

この記事ではAIを使った業務効率化について解説していきます。ぜひご一読ください！

AI（人工知能）とは

AIとは人間のように考えたり、学んだりするコンピューターの仕組みのことを表します。

たとえば、スマホやパソコンの顔認証は人の顔を見分けるAIですし、YouTubeのおすすめ動画や、amazonで買い物をする際の関連商品の紹介にもAIが使われています。

AIは人間が教えたことを覚えて、実行していきます。

AIは「見分けること」、「判断すること」、「予測する」といったことが得意で、それを機械化することができるのです。

生成AIとは

では、最近よく聞く「生成AI」とはどのようなものなのでしょうか。生成AIとは、何かを作り出すことに特化したAIのことを言います。

生成AIは、たくさんの情報を自分で学び、学んだことを活かして、新しいものを作り出します。

たとえば、「ChatGPT」は、文章を作成しますし、「Midjourney（ミッドジャーニー）」は、絵や画像を作る生成AIです。音楽を作曲する生成AIも出てきています。

つまり生成AIは、新しいものを創造するといったことが得意なAIなのです。

業務効率化のための生成AIの活用法6つ

では生成AIは、業務でどんなことに活用できるのでしょうか。

1. 文章の作成
2. アイデア出し
3. 画像生成
4. 動画生成
5. 音声生成
6. コードの作成

順番に解説していきます。

1．文章の作成

生成AIは、文章の作成を行うことができます。小説やブログ記事の作成や、要約や翻訳作業も行うことができます。

たとえば、「会議の議事録を作成して」や、「この文章を分かりやすく解説して」といった具合で、指示をすれば自動で文章を作成してくれます。

2．アイデア出し

生成AIはアイデア出しにも有用です。たとえば新商品のキャッチコピーを考えたり、宣伝文の作成を行うことができます。

また、ブレインストーミングとしても活用することができます。

このように活用すると、思いもつかなかったアイデアや新しい発想が生まれます。

3．画像生成

生成AIは、画像生成も得意としています。文章やキーワードから画像を作り出したり、既存の画像を編集することもできます。

なお、著作物の再現や商用利用においては事前に確認をしてから利用した方が良いでしょう。

4．動画生成

生成AIは動画の作成も行うことができます。文章やキーワード、画像などから短編動画やアニメーションを自動で作成することができます。

企業の広告や製品のプロモーション動画、YouTubeなどのコンテンツに活用することができます。

5．音声生成

生成AIは、音声生成も可能です。簡単な指示文から、音声データを作り出すことができます。

たとえば文章の読み上げや、歌詞とメロディを入力して歌声を作成することもできます。

企業の広告や、紹介動画のナレーションとして活用することができます。

6．コードの作成

生成AIは、プログラミングなどで必要なコードを自動で作成することができます。

コードの補完や修正案を提案したり、バグの検出なども行うことができます。

生成AIを業務効率化に活用する3つのメリット

では業務で生成AIを使う場合のメリットとは、どんなことがあるでしょうか。

1. 作業効率が上がる
2. コスト削減
3. クリエイティブな作業の支援

順番に解説していきます。

1．作業効率が上がる

生成AIを使うと、作業効率がアップします。

たとえば文章の作成や要約、議事録の作成などを生成AIに任せることができるので、作業時間の短縮につながります。

2．コスト削減

従来は人間が行っていた作業をAIに任せることができるので、人件費の削減につながります。

3．クリエイティブな作業の支援

生成AIは、新しいアイデアの創造が得意です。

たとえばキャッチコピーの作成など、クリエイティブな作業を手助けしてくれます。

生成AIによる業務効率化で注意すべき3つのポイント

では生成AIを活用するうえで気を付けた方が良い点は、どんなことがあるでしょうか。

1. 誤った情報の可能性がある
2. 偏った情報になる可能性がある
3. 著作権の侵害に注意

順番に解説していきます。

1．誤った情報の可能性がある

生成AIは誤った内容を、さも事実のように生成することがあります。

生成された情報は必ず人間がチェックしてから利用するようにしましょう。

2．偏った情報になる可能性がある

AIはさまざまなデータを学習しデータを生成しますが、生成されるデータに偏りが生じる可能性があります。

差別的や攻撃的や偏った表現が含まれていないか、確認する必要があります。

3．著作権の侵害に注意

生成AIで作られた画像や音楽などは、元の学習データに含まれる著作物の影響を受けている可能性があります。

業務で利用する際は、著作権の侵害に注意するようにしましょう。

業種別の生成AI活用方法について解説

生成AIはさまざまな用途で使うことができます。

ここからは、業種・業界別で具体的な活用方法について解説します。

1. 事務職
2. 営業職
3. マーケティング
4. カスタマーサポート
5. 開発業務
6. 調査・分析業務

順番に解説していきます。

1．事務職

事務職では定型業務を効率化させたり、文章の自動作成を行うといったことで生成AIを活用することができます。

たとえば、報告書の作成や社内通知、定型メールの作成や、議事録の作成といったことで、生成AIを活用することができます。

2．営業職

営業職は、営業メールの作成や、資料の作成支援において生成AIを活用することができます。

また、商談の準備にも活用することができます。たとえばこれまでの商談の内容をまとめたり、よくある質問やそれに応じた答えを提示することができます。

3．マーケティング

マーケティング分野でも生成AIを活用することができます。

ブログ記事やタイトル案の作成、製品のキャッチコピーやリード文の生成を行うことができます。

また、SEO対策やアイデア出し、分析業務でも活用することができます。

4．カスタマーサポート

生成AIは、カスタマーサポートでも活用することができます。

過去のデータから、FAQの自動作成を行ったり、チャットボットとしても利用することができます。

また、顧客からのクレームに対するメール文を作成することもできます。

5．開発業務

エンジニアなどの開発業務も、生成AIを活用することができます。

たとえばコードの自動生成や、補完作業を支援することができます。

6．調査・分析業務

生成AIは、調査や分析業務においても活用することができます。

生成AIは情報を収集することが得意なので、必要な情報を素早く簡潔にまとめてくれます。

また、表やグラフの作成や、それに伴う説明も行うことができるので、レポート作成がはかどります。

生成AI機能のついたデータベースソフトを紹介

ここまで、生成AIでできる業務について解説してきました。

生成AIは色々なことができますが、業務に取り入れる一つの選択肢として、データベースソフトを提案します。

データベースソフトはさまざまな業務に活用できるツールで、データの蓄積やリアルタイムの情報共有、チーム作業の効率化や脱Excelなどができるツールとなっています。

ノーコードタイプのものであれば、ITの専門知識は不要で使っていくことができます。

そんなデータベースソフトのなかに、生成AI機能が取り入れられているツールがあるので、紹介していきます。

こちらは生成AIだけに特化しているツールではありませんが、汎用性が高く多くの業務にマッチしますので、ぜひご検討ください。

PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は株式会社ロフタルが提供する、国産のデータベースソフトです。

PigeonCloudは専門知識が一切不要なノーコードツールで、汎用的なデータ管理が可能です。

AI機能については、ASPICクラウドアワード 2023のAI部門においても入賞しています。

具体的には、自然言語でデータ検索やデータ集計、チャート表示ができるようになっている他、テーブルの自動作成も可能になっています。

そんなPigeonCloudの魅力は、「価格」・「標準機能の充実度」・「サポート力」です。

PigeonCloudは他社と比べても低価格なツールです。

またPigeonCloudは通常プランの他に「同時ログインプラン」があります。

こちらは同時に接続するユーザー数で費用を計算するため、利用頻度が低い社員が多くいる場合でも費用負担が少なく、お得に使っていくことができるプランです。

そしてデータベースの初期構築を無料で行っているほか、導入後も無料で電話やチャット等から相談をすることができます。

PigeonCloudはコスパが高く機能も充実しているため、「なるべく予算は抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいソフトとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

まとめ

この記事では、生成AIの業務効率化について解説してきました。

生成AIは、一般的に利用できるようになってからまだ日が浅いツールです。日々、技術革新が行われており、これからより多様化していくでしょう。

まだ使ったことがないという方は、まずは身近なところから生成AIを取り入れてみてはいかがでしょうか。

この記事ではデータベースソフトに生成AI機能が搭載されている、PigeonCloud（ピジョンクラウド）を紹介しました。

興味をお持ちの方は、資料請求や無料トライアルを試してみてくださいね。

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