【必見】案件管理システムについて解説！おすすめシステム3選や、選び方のコツを紹介

「効率的に案件管理を行いたい」

「案件管理に使えるシステムを探している」

「コストを抑えながらも、ある程度の機能性がある製品を知りたい」

このような気持ちを抱いていませんか。

社内にはたくさんの案件情報や顧客情報がありますが、Excelや紙管理では「どのくらいの案件があるのか」、「進捗はどのくらい進んでいるのか」といったことが見えにくいことがあります。

この記事ではExcelや紙管理から一歩踏み出して、「案件管理システム」について解説していきます。
高いコストパフォーマンスを誇る製品も紹介していくので、ぜひご一読ください！

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そもそも案件管理システムとは？

案件管理システムとは、「データベースソフト」や「CRM/SFA」というソフトをまとめて表した名称で、企業の営業情報や顧客情報を案件ごとに管理することを言います。

案件管理システムは、Excelや紙管理とは違って、「クラウドサービス」を採用しているものが多いです。
クラウドサービスは、オンライン上のサーバで提供されるシステムを、インターネットを介して利用する形態を表します。

私たちの身近なクラウドサービスは、「Twitter」や「Facebook」といったSNSです。
これらも、インターネットを介してシステムを利用していますよね。

案件管理システムもクラウドサービスなので、SNSのように「データの共有」がスムーズにできたり、「スマホやタブレットからもアクセスが可能」であったり、「データのリアルタイム性」を兼ね備えているという特長があります。

クラウドについては、この記事で詳しく解説しています。

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案件管理の目的、必要性

案件管理は、「利便性を高め、結果として社内の売上を向上させる」という目的があります。

案件管理を行っていない場合、社内の営業案件が各個人でバラバラに管理されています。

このような状況だと、管理職が進捗を把握することが難しくなってしまいます。

案件管理を行うことによって、各営業マンがそれぞれ管理していた情報が一個所にまとまります。
データの更新、修正も容易になります。

管理職の方は、全体の進捗具合を簡単に把握することができ、営業マンに助言や指導を行うことも可能。

案件管理システムを導入することによって、個人の裁量で行っていた営業が、チーム全体で行えるようになります。

このように利便性が高まるため、結果として社内の売上向上にも繋がってくるのです。

案件管理の管理項目

次に、案件管理する際に必要な「項目」について解説していきます。

案件管理は、自分やチームメンバー、上司が一目見て状況や課題が分かるように書いておく必要があります。

ダラダラと長文を記載するのではなく、「項目ごと」に明確に記載することが望ましいでしょう。

案件管理システム導入の4つのメリット

案件管理システムを導入すると、さまざまなメリットがあります。

1. 業務効率化につながる
2. チーム全体で業務を把握し連携できる
3. 知識やノウハウをチーム全体に共有できる
4. 引継ぎがスムーズ

順番に紹介していきます。

1．業務効率化につながる

案件管理システムは全ての案件情報が一元管理されているので、必要な情報をすぐに見つけることができます。

たとえば「顧客の確度はどのくらいか」、「緊急性があるかどうか」といったことを一目で確認することが可能。

業務の効率化に繋がります。

2．チーム全体で業務を把握、連携できる

案件管理システムを使えば、すべての案件データが一覧表示されるので、チーム全体の進捗状況を把握することができます。

また、担当者が不在のときに顧客から問い合わせがあったとしても、対応履歴の確認ができるので、適切に対応することができます。

3．知識やノウハウをチーム全体に共有できる

営業という仕事は、新人からベテランまで幅広い方が任される仕事です。
新入社員であっても、ベテラン社員と同じように業務をこなさなければいけません。

そんなときに案件管理システムを導入していると、社内全体で個人のノウハウを共有することができるのです。
案件管理システムはクラウド上で管理されているので、新入社員でもベテラン社員の案件情報を閲覧することができます。

個人の知識やノウハウを全体に共有することで、チーム全体の力が向上します。

4．引継ぎがスムーズ

各担当者がクラウド上に顧客への対応履歴を残しているので、担当者が変更になったとしてもスムーズに引継ぎすることができます。

案件管理システム導入の2つのデメリット

案件管理システムのメリットをお伝えしてきましたが、反対にデメリットはどんなことがあるのでしょうか。

• 費用がかかる
• 操作方法を覚える必要がある

順番に紹介していきます。

1．費用がかかる

案件管理システムは有料のものが多いです。

費用を捻出できない場合は、機能は劣りますが「Excel」や「Googleスプレッドシート」などで案件管理を行うようにしましょう。

2．操作方法を覚える必要がある

新しいシステムを導入すると、イチから操作方法を覚えなければいけません。

導入担当だけでなく、利用する社員にも覚えてもらう必要があります。

なるべく簡単に使えるシステムを選ぶようにしましょう。

案件管理システム選定の4つのポイント

案件管理システムは、さまざまな製品がありますが、自社にぴったり合う製品を見つけるにはコツがあります。

これから記載することに留意すれば、適切な製品に巡り合えるはずです。

1. 操作性
2. 標準機能の充実度
3. サポート体制
4. 価格

順番に紹介していきます。

1．操作性

自社の社員がITに疎いようであれば、操作性が簡単な製品を選びましょう。

なるべく「直感的な操作性」や「シンプルな画面設計」と謳っている製品を選ぶようにしましょう。

2．標準機能の充実度

多くの製品に「標準機能」と、オプションで利用できる「オプション機能」というものがあります。
自社で使いたい機能が標準機能でまかなえるのかどうかといったことは、事前に確認しておきましょう。

• 自社では、どんな機能を使いたいのか
• その機能は、検討している製品の標準機能に入っているのか

といったことを念頭に置いておきましょう。

3．サポート体制

製品を運用すると、さまざまな問題が出てきます。

「操作方法が分からなくなった」

「社内に製品が浸透しないのだけれど、どうしたらいいのか」

「こんなことを実現したいのだけれど、どうすればいいのか」

このような疑問は、社内のご担当者様だけで考えるのではなく、システムの提供会社に相談することも可能です。

ですので、なるべく親身に相談に乗ってくれるような提供会社を選ぶようにしましょう。

たとえば、製品導入後の相談形態は、「メールのみ」というものよりも、「電話、メール、オンライン相談」など幅広い選択肢がある方がより相談しやすいでしょう。

4．価格

先ほどもお伝えしましたが、価格は製品によって様々です。
多くの製品が、「一人あたり○○円」というように価格設定しています。

• 自社では、何名で利用するのか
• 予算はどのくらいか

といったことを事前に決めておき、製品を検討していくと良いでしょう。

コストパフォーマンスに優れている製品については、後述していきます。

おすすめの案件管理システム3選

これまで案件管理システムのメリット・デメリットを解説してきました。
ここからは、コストパフォーマンスに優れたおすすめの案件管理システムを3つ厳選して紹介していきます。

• PigeonCloud（ピジョンクラウド）
• kintone（キントーン）
• Salesforce（セールスフォース）

順番に紹介していきます。

1．PigeonCloud（ピジョンクラウド）

PigeonCloud（ピジョンクラウド）は、株式会社ロフタルが提供するクラウド型のデータベースソフトです。

データベースソフトなので、案件管理以外にも、顧客管理、営業支援、日報管理、勤怠管理、在庫管理、スケジュール管理など、汎用的に利用することができます。

そんなPigeonCloudの魅力は、「低価格」と「標準機能の充実度」と「サポート力」です。

標準機能については、他社ではオプションで付いているような「帳票出力」や「ルックアップ自動取得」や「フォーム機能」、「自動採番」などが標準装備しています。

PigeonCloudは、名前を聞いたことがないという方も多いと思います。
知名度は低いですが、コスパが高く機能も充実しているため、「予算はなるべく抑えながらも良いものを使いたい！」そんな方にぜひ使っていただきたいシステムとなっています。

公式サイト：PigeonCloud

2．kintone（キントーン）

kintoneはサイボウズ株式会社が提供するクラウド型のデータベースソフトです。

こちらもデータベースソフトですので、案件管理以外にも、顧客管理や在庫管理、日報管理、勤怠管理など幅広く利用することができます。

kintoneの魅力は、「コミュニケーション機能」と「豊富な外部連携サービス」です。

まず「コミュニケーション機能」についてですが、kintoneには、チームでのやり取りが活性化するような仕組みが散りばめられています。

SNSのような機能があったり、コメント機能などもあるため、在宅勤務や外出先でもメンバー間のコミュニケーションが円滑になります。

「豊富な外部連携サービス」については、kintoneの標準機能でできないことであっても、外部サービスを契約したらできるようになるというものです。

たとえば、名刺管理で有名な「Sansan」と外部連携すると、kintoneのデータをSansanでも利用することができます。
kintone単体では、名刺管理を行うことはできませんが、外部連携によってできるようになるということです。

ただし、例で挙げたSansanのように外部連携する他のサービスについては、別途費用が発生するので、気を付けるようにしましょう。

公式サイト：kintone

こちらの記事では、kintoneの類似製品としてPigeonCloudを紹介しています。参考になると思いますので、ぜひご一読ください！

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3．Salesforce（セールスフォース）

Salesforce（セールスフォース）のSalesCloudは、株式会社セールスフォース・ジャパンが提供するクラウド型営業支援ツールです。

Salesforceは全世界で利用されており、国内外でトップシェアを誇っています。

そんなSalesforceの魅力は「営業成績を向上させる機能性」にあります。

AIが次にとるべきアクションを提示してくれたり、見込み客を自動で営業担当に割り振るなど、スマートな機能がたくさんあります。

しかし、一つだけ注意点があります。

それは、運用するのが少し難しいということ。

「Salesforceエンジニア」という言葉があるように、Salesforceを軌道に乗せていくためには、エンジニアまたは社内に運用チームを作る必要があります。このようなリソースを割いてでも、営業を強化していきたいという志がある方には、これ以上ないシステムになります。

公式サイト：Salesforce

こちらの記事でも、Salesforceを解説しています。ぜひご一読ください！

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まとめ

この記事では、案件管理システムのメリット・デメリットや、選び方のコツについて解説してきました。

気になるシステムは見つかりましたか？

もし、気になる製品がありましたら、製品の公式サイトから資料請求や無料トライアルを申し込んでみてください。

また公式サイトを見ていても、具体的にイメージできないことがあるかもしれません。

そんなときは、「問い合わせフォーム」から提供会社へ気軽に相談してみてくださいね。

シンプル操作で誰でも使える！コスパの高いデータベースソフトは「PigeonCloud」

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